إجراء تدقيق على المصروفات على مستوى الشركة
في البداية، سيبدو هذا بمثابة عبء ثقيل، لكن التدقيق العميق للشركة يمكن أن يخدم وكالتك جيداً إذا كان ذلك يعني خفض التكاليف غير الضرورية.
تقول Harvard Business Review؛
يمكنك دائماً العثور على (15٪) إلى (20٪) من الإنفاق الذي لم تتم إدارته عن كثب.
للبدء، أعط نفسك أسبوعاً أو أكثر، في فحص السنوات الثلاث الماضية لنفقات وكالتك لتقييم مقدار ما تنفقه. اِستثمر وقتاً حقيقياً لإجراء تقييم مناسب، ثمَّ أجب على الأسئلة الثلاثة التالية:
- ماذا لاحظت؟
- كم عدد الخدمات أو الأدوات أو المستلزمات أو البرامج التي اِشتريتها ولكنك لم تستخدمها بالكامل؟
- هل هناك أي شيء يمكنك التوقف عن اِستخدامه في المستقبل؟
يساعد هذا التدقيق البسيط في تخليص وكالتك من الخدمات الشهرية غير الضرورية التي جمعتها كردّ فعل سريع.
نصيحة هامّة: أثناء إجراء التدقيق، اِنظر فقط إلى تكلفة الخدمات والأدوات التي تستخدمها شركتك قبل النظر في تكاليف التضمينات “الممتعة” على مستوى الشركة (على سبيل المثال، المزايا وحفلات العطلات، وأحداث الشركة، واِمتيازات الموظفين والحوافز). ضع في اِعتبارك الاحتفاظ بنفقات الوكالة هذه التي تعمل على تحسين عافية الموظف والمشاركة لإظهار أنّك تقدِّر موظفيّك وعملهم الشاقّ.
قُم بإجراء اِستطلاعات مع موظفيك
اسأل موظفيك عن الأدوات أو الخدمات الأكثر فائدة لهم حالياً.
تعرَّف على ما إذا كانوا قد اِكتشفوا بديلاً أقلّ تكلفة، أو أكثر تحفيزاً للإنتاجية، أو يظهر واعداً في دمج أدوات متعددة في أداة واحدة.
يمكن أن يؤدِّي إجراء اِستطلاعات لموظفيك حول اِستخدامهم الحالي للمنتجات إلى غرضين؛
- أنّهم يشعرون بأنّ آرائهم مسموعة وقيّمة.
- كذلك تكتشف الأدوات التي تؤثر إيجاباً أو سلباً على إنتاجيتهم.
من خلال هذا الاِستطلاع، قد تجد أنَّ بعض المنتجات التي تعتقد أنَّها تعمل بشكل جيّد لموظفيك لم تكن تعمل بشكل جيّد على الإطلاق.
قم بإعادة النظر في اِعتبارات سابقة من أجل التحسينات
في الماضي، ربَّما يكون فريق التسويق لديك قد توصَّل إلى حلول تُجهد القسم لم تكن ممكنة أو مجدية في ذلك الوقت. من المحتمل أنَّها كانت؛ باهظة الثمن، أو كان تنفيذها سيستغرق وقتاً طويلاً.
ضع في اِعتبارك تنفيذ هذه الاِقتراحات الآن إذا كان لديك الوقت والأموال والقدرة على القيام بذلك.
يمكن أن تشمل بعض هذه الأفكار:
- تبسيط عملية إنشاء الحملة من خلال منح فريقك مزيداً من الوقت للعمل على المشاريع.
- إنشاء حدود جديدة مع العملاء أو الأقسام الأخرى التي تجعل فريقك يشعر بالاندفاع أو الإرهاق.
تحقّق ممَّا إذا كان يمكنك إعادة النظر في هذه الأفكار وجعلها تعمل إذا كان الآن هو الوقت المناسب.
تدقيق إنتاجية فريقك
فيما يلي بعض الاِقتراحات لإجراء تغييرات على طرق عمل فريقك وبالتالي خفض التكاليف، وتحقيق أعمال بجودة عالية:
- تغيير طريقة إعطاء تقارير.
- التقليل من وقت الاِجتماعات.
- التحقيق في كيفيّة إدارة المشاريع (على سبيل المثال، المشاريع الساخنة التي تدفع العناصر الأخرى إلى الخلف بسبب سوء التخطيط).
- ترسيخ الأدوات والعمليات لإدارة الوقت بشكل أفضل.
- التركيز أكثر على الجودة من الكميّة.
- دعوة الموظفين لتتبُّع الوقت، حتّى تعرف ما الذي يركِّزون عليه أكثر.
قد تتسبّب مراجعة إنتاجيّة موظفيك في إجهادهم، ولكنّها قد تساعد أيضاً في:
- تزويدهم بطرق أفضل لإدارة وقتهم.
- يمكن أن يساعد أيضاً في بناء علاقة جيّدة والمساعدة في فهم نقاط القوة والضعف للفريق.
- وفي أسوأ الأحوال، قد تكتشف أنَّ موظفيك ليسوا منتجين بالقدر الذي توقَّعته منهم.
حل اِستباقي للمشكلة
قد لا يكون الحصول على الخدمات والأدوات لمساعدة وكالتك على العمل بكفاءة اِستباقيّة دائماً. في كثير من الحالات، يمكن اِعتبار هذا الإجراء رد فعل، عادةً في محاولة لحل مشكلة مؤقَّتة أو ملِّحة بسرعة.
الوكالة لديها العديد من أجزاء العمل، لذلك من السهل أن تنسى أنّك قمت بتحقيق حلّ ما اِتّخذته سريعاً عندما تأزّمت المشكلة فجأةً. لن يستغرق الأمر وقتاً طويلاً قبل أن تدفع المئات أو الآلاف مقابل خدمة لم تعد بحاجة إليها دون أن تدرك ذلك.
ما هو العلاج لتجنّب اِتخاذ قرارات ناجمة عن ردود أفعال؟ كن أكثر اِستباقيّةً في كيفيّة حل مشاكل الإنتاجية لوكالتك.
كيف تفعل هذا؟
أوَّلاً، اِسأل نفسك: هل هناك شيء تؤجلّه حاليّاً لأنَّه إمَّا مكلف (على الرغم من أنَّه ضروري)، أو سيحلّ المشكلات الرئيسيّة داخل وكالتك ولكنّه يستغرق وقتاً لإدراجه في روتينك؟
إذا أجبت بنعم، فاِعمل على إجراء تلك التغييرات الضروريّة مع العلم أنَّ التكلفة قد تكون ضخمة مقدَّماً ولكنَّها ستحقِّق فوائد إيجابيَّة في المستقبل.
إلغاء أو بيع أي شيء لا تستخدمه حاليّاً
لن يساعدك هذا فقط في تحقيق أقصى اِستفادة من مساحتك، بل إنَّ بيع أيّ شيء لا تستخدمه حاليّاً، يمكن أن يضيف بعض الأموال الإضافيّة إلى ميزانيّتك. يمكنك الاِستفادة من هذه الأموال في زوايا أخرى من أقسامك.
تشمل بعض العناصر التي يمكنك إلغاؤها أو بيعها ما يلي:
- أثاث قديم أو غير مستخدم.
- أجهزة الكمبيوتر التي عفا عليها الزمن أو المعطلَّة.
- مركبات الشركة.
- اِشتراكات شهرية في الأدوات أو الخدمات التي لا تستخدمها.
الطرق التي قد تتمكّن من خلالها اِستخدام الأموال الإضافيّة:
- شراء معدّات جديدة أو محدّثة لفريقك.
- إضافة شيء ممتع لقسمك من شأنه رفع الروح المعنوية (على سبيل المثال، طاولة بينج بونج أو كرسي التدليك أو إرسال بطاقة هدايا للعطلات).
- الاِستثمار في تدريب الموظفيّن للاِرتقاء بمهاراتهم.
- يمكن أن يمنحك التخلُّص من العناصر والخدمات التي لا تحتاجها بداية جديدة في كل من مساحة عملك الماديّة والماليّة.
تحصيل الذمم المالية من العملاء
عادةً، عند العمل مع العملاء، يكون لديك نظام اِمتياز لا يتطلَّب منهم الدفع مقابل منتجاتك أو خدماتك على الفور. حاول ألَّا تؤخِّر هذه العمليَّة لفترة طويلة.
- إذا كان لديك أي مدفوعات مستحقَّة يَدين لك عملاؤك أو الأقسام الأخرى بها مقابل العمل القيم الذي أنجزته، فسيكون الآن أفضل وقت لتحصيلها. تأكَّد من تحصيل ما عليهم في أسرع وقت ممكن.
بصراحة، نعلم أنَّ مطالبة العملاء بدفع مستحقّاتهم ليست المهمّة المفضلة لدى الجميع. ومع ذلك، يمكن أن يساعدك التحصيل على حسابات القبض في العودة إلى ميزانيّة جيّدة أو الحفاظ عليها. - قد يتخلَّف بعض العملاء أيضاً عن سداد مدفوعاتهم. إذا لم تتلق أجراً لفترات طويلة، فاِعرف متى تتوقف عن العمل معهم. سيسمح لك هذا أيضاً أنت وفريقك بتركيز وقتك وجهودك على عملاء آخرين مخلصين ودائمين.
- إذا كان تحصيل المدفوعات من العملاء يعدّ إنجازاً صعباً، ففكِّر في تحصيل الفواتير، والتي تتيح لك بيع فواتيرك بخصم لطرف ثالث. من خلال هذه العمليّة، تدفع لك شركة التخصيم المبلغ الذي تمَّ تحرير فاتورة به، المستحقّ على العميل وتواصل تحصيل الدفعة من العميل حتى لا تضطر إلى ذلك.
ضع في اِعتبارك العمل عن بُعد
يُعدّ نقل قسمك من المكتب إلى العمل عن بُعد تغييراً كبيراً قد يبدو مخيفاً للشركات. على الرغم من أنَّ تكاليف التكنولوجيا الاِفتراضية سترتفع، فإنَّ المبلغ الذي يتمّ توفيره عن طريق التبديل إلى العمل عن بُعد يزيد بشكل كبير.
وفقًا لـ Forbes؛
“نعم، ربما تنفق المزيد على السحابة، لكنَّك توفر المال في مكان آخر. قبل كورونا، وفَّر أرباب العمل ما متوسطه (11.000) دولار لكلّ موظف يعمل عن بعد بنصف دوام. باِستقراء ذلك لمدة عام كامل، كل عامل عن بعد يقلِّل من تكاليف الشركة بمقدار (22.000) دولار”.
لن توفِّر الشركات المال فحسب، بل سيوفِّر الموظفون أيضاً.
أيضاً وفقاً لـ Forbes؛
يُمكن للموظفين توفير ما يُقدَّر بنحو (4.000) دولار سنوياً من خلال العمل من المنزل. يعني القيام بذلك أنَّهم ينفقون أقلّ من خلال توفير: القهوة، ووجبات الغداء، والملابس المناسبة للعمل.
لن يستمتع الجميع بالعمل عن بُعد. إذا كانت هذه هي الحالة، لذا يمكن التفكير في نموذج هجين حيث يمكن للموظفين الذين يحتاجون إلى مساحة عمل ماديّة ليشعروا بالإنتاجيّة العمل جزئيّاً عن بُعد. لا يزال بإمكان الشركات التي تتبنَّى هذا النموذج توفير المال.
يفيد العمل عن بُعد الشركات بطرق أخرى مختلفة قد لا تراها، بما في ذلك:
- الوصول إلى مجموعة أكبر من المواهب.
- الاِحتفاظ بالموظفين.
- المزيد من الاِستقلالية للموظفين.
- بيئات عمل أكثر راحة وإنتاجيّة.
- تحسين التوازن بين العمل والحياة.
قبل أن تخاطر بالعمل عن بُعد، أجرِ اِستطلاعًا للموظفين لمعرفة من هو المولع بالفكرة ومن ليس كذلك. بذلك، يمكنك تقدير مكاسب هذه العمليّة بشكل أفضل.
أفضل أدوات الإنتاجية
إذا كنت تتطلع إلى تحسين طريقة عمل فريقك، فإليك بعض الأدوات القيّمة لزيادة الإنتاجية وتحسين إدارة المشروع بشكل عام:
إدارة المشاريع
نعلم جميعاً أنَّ إدارة المشاريع يمكن أن تكون من أكثر الجوانب التي تستغرق وقتاً طويلاً لأيّ وكالة. إذا شعرت أنَّ مشاريعك في كل مكان، فمن المحتمل أنك تضيع وقتاً ثميناً في محاولة تعقّبها أو تقييم تقدّمها الحالي.
هذا هو السبب في أنَّ برامج إدارة المشاريع مثل (Monday) أو (Asana) أو (ClickUp)، يُمكنها تحسين إنتاجيّة فريقك. يوفِّر برنامج إدارة المشاريع أيضاً نظرة شاملة؛ لمن يعمل على مشروع ما، والمدّة التي تستغرقها المشاريع حتى تكتمل، وحالة المشروع.
الاِتصالات
هل تشعر أنَّك تقضي الكثير من الوقت في الاِجتماعات أو تضيّع الوقت في زيارات مرتجلة إلى مكاتب زملائك لطرح سؤال بسيط؟
سواء كنت تعمل في مكتب أو تعمل عن بُعد، فإنّ وجود برنامج اِتصالات دردشة مثل (Slack) أو (Discord) يمكن أن يوفِّر الوقت للفريق بأكمله. كما أنَّهم ينظِّمون المحادثات بشكل أكثر فاعليّة، ممَّا يسمح لك بالإشارة إلى المعلومات التي تمَّت مناقشتها في الماضي، وإدارة المهام والطلبات من زملائك في العمل.
إدارة الأصول
يمكن أن تساعد برامج إدارة الأصول مثل (Google Drive) أو (Basecamp) في الحفاظ على تنظيم جميع المشاريع والتصميمات والأصول الرقميّة الأخرى. يمكن أن يؤدِّي وجود هذا البرنامج إلى تقليل الوقت الذي يستغرقه تحديد موقع الأصول لإعادة الغرض منها وإعادة اِستخدامها، كما أنَّه يساعد في تنظيم جميع الملفات المستخدمة للحملات التسويقيّة.
التسويق وإدارة البيانات
يُعدّ برنامج التسويق وإدارة البيانات الكل في واحد، مجموعة أدوات قوية قائمة على الويب مع عشرات من أدوات التسويق وإدارة الوكالات التي تضمن نجاح العميل.
تتضمن بعض الأدوات التي ستستخدمها أكثر من غيرها إدارة علاقات العملاء، وبوابة العميل، وتقارير الوكالة، وأبحاث الكلمات المفتاحيّة، وجمع البيانات، والتحليلات.
إنَّ اِستخدام واحد فقط أو عدد قليل من هؤلاء معاً لديه القدرة على تمكين فريقك للعمل بشكل أفضل، وبالتالي توفير الوقت والتكاليف في النهاية.