دعنا نلقي نظرة عن ما يجب فعله إذا كنت تخطط لتحويل وكالتك أو شركتك للعمل عن بُعد:
حدد إستراتيجية شركتك للعمل عن بُعد:
عندما تفكر في هذا التحوّل يجب عليك الإعداد له بشكل جيد، من خلال وضع سياسات وإجراءات جديدة تتوافق مع العمل عن بعد.
للقيام بذلك تأكد أولاً من الأمور القانونية المترتبة على ذلك، وإذا لزم الأمر قم بالتقدم بطلب للحصول على ترخيص يتعلق بالعمل عن بعد.
فعلى الرغم من أن شركتك لن تحتاج بعد الآن إلى مساحة فعلية، فقد تحتاج إلى ترخيص عمل اعتمادًا على القوانين المحلية.
بعد إتمام القضايا القانونية يمكنك الآن التركيز على تحديد الإستراتيجيات لمختلف إدارات وأقسام وكالتك أو شركتك (الإدارة والتسويق والمبيعات وإستراتيجيات التسعير … إلخ) بناءً على نطاق العمل الجديد.
فعلى سبيل المثال نظرًا لأن وكالتك سَتُدار عن بعد، يجب أن تفكر في كيفية بناء إستراتيجيات تسعير جديدة، تتناسب والتكاليف الجديدة.
فمثلاً يمكنك تقديم باقات للخدمات بأسعار ثابتة لعملائك، أو يمكنك إصدار فاتورة حسب ساعات العمل اللازمة لإنجاز العمل.
بعد ذلك يمكنك البدء في تحديد حجم العمل الموكل لكل موظف والبدء في تعيين المهام وفقًا لذلك.
كما وستحتاج أيضًا إلى الاستثمار في العديد من الأدوات الرقمية، التي تنظم الاتصال والتعاون بين الفريق وتمكنك من تتبع الوقت والإنتاجية وإدارة المشاريع والمهام بفعالية.
جهز موظفيك:
يجب أن تضع في اعتبارك أنه يجب عليك إعداد جميع موظفيك لهذه الخطوة. ولكن كيف؟
- تأكد من أن موظفيك لديهم إمكانية وصول موثوق بها إلى الإنترنت ومزودين بالأجهزة اللازمة للعمل عن بعد (أجهزة الكمبيوتر، أقراص صلبة خارجية، سماعات الرأس … إلخ).
- تدريب موظفيك على المنصات الجديدة والأدوات المعتمدة لدى شركتك، والتي يتم استخدامها للتواصل والتعاون بين الفرق، وحضور الاجتماعات الافتراضية.
- إعلام موظفيك بسياسات العمل الجديدة، و التأكد من أن فريقك منفتح ومتقبل للسياسات الجديدة المتبعة.
- الحفاظ على التواصل الدائم مع الفريق، وذلك للحفاظ على تحفيز موظفيك وسعادتهم، وبنفس الوقت لزيادة إحساس الموظف بالمراقبة، وأنه خاضع للمساءلة في أي لحظة عن مدى فعالية أدائه وتنفيذه لمهامه.
- تعيين المهام بوضوح مع المواعيد النهائية لتسليمها لكل موظف.
توظيف أشخاص مؤهلين:
عند تعيين موظفين جدد قد يكون من الجيد تعيينهم بدوام جزئي في البداية قبل تعيينهم بدوام كامل.
بهذه الطريقة يمكنك ملاحظة ما إذا كان الموظف الجديد موثوقًا بما يكفي للعمل قبل الاعتماد عليه وتوكيله مهام أكثر أهمية.
من الضروري أيضًا التحقق مما إذا كان الموظف قادرًا على التأقلم بشكل جيد مع سياسات وثقافة العمل الخاصة بوكالتك أو شركتك.
فقد يكون من المفيد أيضًا اختيار الأشخاص الذين لديهم خبرة سابقة في العمل عن بُعد أو لديهم المعرفة والقدرة اللازمة للقيام بذلك.
تذكر أنه لا يمكن للجميع العمل بكفاءة في الوكالات والشركات المدارة عن بعد، وقد تُضيّع الكثير من الوقت والتكاليف في الاستثمار بأشخاص ذوي أفكار تقليدية صارمة.
__________________________________________________