تحفيز مهارة العمل الجماعي عن بعد بين فريقك

تحتاج الشركات الناشئة إلى تكوين فرق عمل احترافية حتى تسرّع نموها وتضمن سير العمل بكفاءة. يعد تكوين فريق للعمل عن بعد في مشروعك الناشئ من أفضل الخيارات التي تستطيع من خلالها العثور على المواهب والكفاءات المتخصصة من مختلف البلدان، الأمر الذي يقلل تكاليف إيجار أو شراء مكان للشركة، ويضمن مرونة لك وللموظفين فيما بعد، إذ يوفر العمل عن بعد إمكانية استعادة طاقاتهم كما يشاءون للحفاظ على مستويات إنتاجية عالية. العديد من الأسباب تجعل أصحاب المشاريع يفضلون العمل عن بعد كوسيلة توظيف لهم للتغلب على كثير من المشاكل التي تواجه الفرق التي تعمل بمكان واحد. إذًا، كيف تستطيع اختيار الفريق المناسب والمتابعة معهم لتحقيق العمل الجماعي عن بعد؟

أول عملية توظيف

لن يمسي مشروعك الناشئ مشروعًا حتى توظف فريق عمل، فبدونه ستقوم أنت بكل العمل وحدك، ما يعني أن الوقت والجهد وحتى المال ربما لن يكفي حتى تحقق الأرباح والنمو لمشروعك، بحيث يصبح مشروعك مشروعًا تجاريًا يدر عليك الأرباح حتى دون تدخل مباشر منك. تخيل أنك تقوم بكل العمل وحدك، ومع الوقت عدد العملاء يزيد والأرباح تزيد، البعض ينسى أنه مع تطور المشروع يصل لمرحلة أن يستهلك كل وقتك بالعمل على أمور كثيرة، سيصبح أفضل لو وظفت شخصًا ليقوم بها.

ربما يؤدي الأمر بك إلى توقف المشروع برمته، فقط لأنك لم تفكر في خيار توظيف آخرين بالفريق يساعدون بالمهام ويحققون العمل الجماعي عن بعد. أي كانت حالتك فلا تعتقد أن توظيف شخص آخر سيقلل الأرباح، بل ربما يزيدها أضعاف مضاعفة، الأمر فقط يحتاج أن تحدد ما هو حجم أعمالك وهل تحتاج لتكوين فريق بهذه المرحلة من المشروع أم لا، حدد المجال الذي ترغب في التوظيف فيه، هل ترغب بتوظيف مصمم جرافيك أم كاتب محتوى أم مطور ويب أم خبيرًا في السيو؟

يوجد العديد من المجالات والتخصصات التي سترغب بها من أجل نمو مشروعك، لذلك من المهم بعد تحديد التخصص الذي تحتاج إليه في المرحلة المحددة في مشروعك أن تبحث عن كيفية توظيف مستقلين يعملون عن بعد وكيف تستطيع اختيار أو جذب المستقلين المحترفين من أجل إتمام المهام المطلوبة في مشروعك؟ ضع في الحسبان أن عملية التوظيف الخاطئة قد تكلفك الكثير من الوقت والجهد ومن أفضل الحلول لهذا هو التركيز على آلية معينة للتوظيف، بالإضافة إلى الاستعانة بموقع مستقل لتجنب عناء عملية التوظيف الأولى.

مقابلة العمل

توظيف شخص معك بالفريق يتطلب القيام بمقابلة عمل معه، تتعرف فيها على خلفيته ومدى شغفه بالتخصص الذي يبرع فيه، ما الذي يمكن أن يقدمه لمشروعك وهل هو متحمس له ويرغب بالتطور معه. مقابلة العمل قد تكون وجهًا لوجه إذا سمح الأمر أو عبر تطبيقات مثل Skype، والشيق بالمقابلة أنك ستتعرف عليه وعلى شغفه أكثر، أما إذا كنت تريد أن تتعرف على براعته بعمله فيمكنك تفحص ملفه الشخصي وتقييماته على موقع مستقل، وملفه على موقع بعيد، والأفضل أن تسمع منه هو عن المشاريع التي قام بها والتحديات التي واجهها وكيف تغلب عليها. يمكن تلخيص ما سبق في أسئلة مقترحة مثل:

• حدثني عن نفسك، ما هو شغفك؟
• ما أصعب التحديات التي واجهتك؟ وكيف تغلبت عليها؟
• لماذا قد تعد ما تفعله مهمًا؟
• ما هي أهدافك؟
• أعجبني المشروع (س)، كيف نفذته به بهذه البراعة؟
• لم يعجبني المشروع (ص)، لماذا تبدو التفصيلة (ع) غير دقيقة؟

من خلال هذه النوعية يمكنك أن تعرف مبدئيًا خلفيته وما هي أهدافه وما يحفزه للعمل بكفاءة على مشروع ما وقدرته على العمل الجماعي مع باقي أفراد شركتك. كما يمكنك أن تتعرف على شغفه عن قرب. إلا أنه يجب أن تضع في الحسبان أنه إذا كان مشروعك من المشاريع الصعبة فالشغف وحده لا يكفي، لذلك تأتي المرحلة التالية وهي الفترة التجريبية.

الفترة التجريبية

بعد قبولك المبدئي لعضو الفريق الجديد فإنك ستعرف بالضبط كيف يعمل وما هي جودة أعماله في الفترة التجريبية، كلما استطاع أن يثبت أنه يستطيع أن يقدم أعلى جودة في أضيق الأوقات، فغالبًا سيكون ممن يمتلكون الشغف والمهارات اللازمة لإنجاز العمل. بعض الأشخاص ممن سيتخطون مقابلة العمل ستكون مهاراتهم الفنية ضعيفة أو في بداياتها، هنا تظهر سرعة التعلم والتكيّف مع ظروف مشروعك وتحدياته وقدرته على العمل الجماعي عن بعد مع باقي أفراد الفريق، من السمات التي تؤهل أي شخص أن يستمر بالعمل معك بالشركة.

مدة الفترة التجريبية تختلف من مشروع لآخر، والمدة التي يستغرقها مشروعك لتقديم خدمة أو صناعة منتج، لذلك فإن المدة المعروفة 3 أشهر، في أحيان كثيرة قد لا تبدو كافية أو تبدو أكثر من اللازم، على حسب طبيعة عملك. أو حجم المشاريع الذي تنفذها.

العمل الجماعي

بعد توظيف أكثر من شخص في فريقك تظهر مهارة من أهم المهارات التي تتطلبها المشاريع الناشئة وهي القدرة على العمل الجماعي، حينها يجب عليك كمؤسس أن تراقب أعضاء فريقك كمجموعة، وأن تعزز التناغم فيما بينهم والتعاون المثمر بين أعضاء الفريق القدامى والجدد. يوجد الكثير من التطبيقات والأدوات التي تساعد على إدارة فريق عمل عن بعد، ولكثرتها لا يمكننا أن ننصح بواحدة منهم دون الأخرى، لكن نستطيع أن نقدم لك المميزات التي يجب أن تتوافر في التطبيق الذي يجب أن يستخدمه فريقك لمتابعة العمل وتنفيذ المهام:

1. سهل التعامل وغير معقد

بالنسبة للفريق الفني أو غير الفني فإن تطبيقات متابعة العمل الجماعي وظيفتها هي أن تيسر الأمور لا أن تجعل الفريق يتناسى مهامه ويركز على منصة العمل. سهولة التعامل وعدم التعقيد في منصة العمل من الأمور الهامة لتحقيق العمل الجماعي لأنه بدون ذلك قد يستغرق فريقك بعض الوقت لفهمها، وإذا كانت معقدة أكثر من اللازم، فتوقع أخطاء في بعض المهام والتواصل السيء فيما بينهم.

2. مساحة من التواصل الإنساني

الكثير من التطبيقات تركز على العمل، لكنها تتناسى أنها بديل للتواصل الفعلي بالحياة الطبيعية، لذلك فإن ملف شخصي لكل عضو مع توفير ميزات تبرز شخصية كل فرد، كصورة شخصية، نبذة عن العضو، كيفية التواصل معه، كل هذه ستفيد الفريق ككل في معرفة بعضهم البعض، كذلك توفير مساحة لتبادل الآراء حول الصناعة وتطوير المهارات الفردية والجماعية ستبدو خصائص جيدة بالتطبيق وتحقق العمل الجماعي عن بعد.

3. مكان واحد لمتابعة كل الأمور أم تطبيق لكل مهمة

يفضل بعض أصحاب المشاريع منصات العمل الجماعي التي توفر المراسلات وتوزّع المهام، ويفضل البعض الآخر أن يكون لكل أمر تطبيقه الخاص، فيمكن للتواصل استخدام خدمة بريدية معينة، ومنصة لمناقشات واجتماعات الفريق ككل، وتطبيق آخر لتوزيع المهام، ما يتحكم بهذا هو حجم الفريق وسرعة التعامل، كلما كان حجم فريقك صغيرًا فمكان لعمل كل شيء يعد حلا مقبولًا، أما إذا كان حجم الفريق كبيرًا فإن تطبيقًا لكل أمر قد يبدو أكثر فعالية، فأنت لا تريد مثلًا أن تتلقى 20 إشارة لاسمك و17 رسالة بريد بمكان واحد.

تقارير الأداء

تكثر عملية تبادل المهام في العمل الجماعي عن بعد، لذلك سيبدو منطقيًا أن يقدم كلًا من فريقك وأنت على حد سواء رأيه في مدى فعالية الآخر، كل عضو من أعضاء الفريق يجب أن ينجز المهام الموكلة إليه، وإذا حدثت مشكلة أو خطأ ما فيجب أن يعرف أين أخطأ، وما الذي يجب أن يفعله لإصلاح هذه الأخطاء. في الوقت نفسه يجب أن يبدي كل شخص على حدة رأيه في النهج الإداري الذي تتبعه أنت ومن معك من المديرين، حتى يتعرف كلًا من الفريق والمدير على أي مشاكل قد تتسبب في تأخر نمو المشروع أو إنجاز منتج أو خدمة بجودة غير مرغوبة لتحقيق العمل الجماعي عن بعد.