نصائح مهمة في إدارة المشاريع

تحتاج إدارة المشاريع إلى جهدٍ مستمر، ولذلك ستساعدك هذه النصائح على تنفيذ عمليات إدارة المشاريع بفاعلية أكبر.

1. استثمر في برامج إدارة المشاريع

توجد العديد من برامج إدارة المشاريع والأدوات التي يمكن استخدامها، لمساعدتك على إدارة المشروع بفاعلية. لذا، من الجيد البحث عن أفضل هذه البرامج للاعتماد عليها في مشروعك في مشروعك، ما دامت ستمنحك فائدة كبيرة، وستزيد من فاعلية الأداء بالمشروع.

2. استخدم منهجيات إدارة المشاريع التي تناسب مشروعك

توجد العديد من المنهجيات المستخدمة في إدارة المشاريع، ولا يمكنك الاستغناء عنها في مشروعك، لأنّها ستسهل عليك إدارته، وتمنحك الفاعلية المنشودة في الأداء. من الأمثلة على منهجيات إدارة المشاريع:

• منهجية الشلال Waterfall: يعتمد هذا النهج على جمع المتطلبات في بداية المشروع، وإنشاء خطة عمل لتوفير هذه المتطلبات، ثم تقييم النتائج في النهاية.

• منهجية الأجايل Agile: يعتمد نهج الأجايل على التكرار، فهو يهتم بالتخطيط على المدى القصير، بالاعتماد على مهمات قصيرة Sprints، ثم يتم تطوير العمل وتحسينه وفقًا لنتائج هذه المهام.

3. اهتم بمرحلتي البدء والتخطيط كثيرًا

يعتمد التنفيذ الناجح للمشروع على ما قبله. لذا، اهتم بمرحلتي البدء والتخطيط، وامنحهما ما يستحقانه من الوقت، فلا تتعجل في التنفيذ ولا تبدأ إلّا عندما تتأكد من التخطيط لكل شيء جيدًا. سيؤدي ذلك إلى تقليل المخاطر في المشروع، وسيجعل عملية التنفيذ أكثر سلاسة، فلا تحتاج إلى الكثير من التدخلات والإجراءات التصحيحية.

4. تعلم إدارة الموارد جيدًا

يوجد للمشروع ميزانية محددة، وجزء من هذه الميزانية يُنفق على الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع، إمّا مواد خام أو أشخاص أو غيرها من الموارد. لذا، تعلم كيفية إدارة هذه الموارد، ومحاولة تحقيق أقصى فاعلية وكفاءة من استخدامها، لتضمن عدم إهدار أي موارد في أثناء تنفيذ المشروع.

5. اتّخذ القرارات بالاعتماد على البيانات دائمًا

تحتاج إدارة المشاريع إلى اتخاذ العديد من القرارات باستمرار. لذا، كلّما وجدت نفسك في وضع يتطلب اتخاذ قرار معين، فمن المهم أن تفعل ذلك بالاعتماد على البيانات، مع تجنب الافتراضات والآراء الشخصية. ستساعدك البيانات على اتخاذ قرارات صحيحة وذات فائدة فعلية.

6. أدِر المشروع في مناخ وبيئة داعمة لفريق عملك

لا خلاف على قيمة فريق العمل في تنفيذ المشروع. لذا، تعلم إدارة المشاريع في مناخ وبيئة داعمة لفريق العمل، تساعد كل فرد على تقديم أقصى ما لديه. شاركهم بالأسباب من وراء المهام التي تسندها إليهم وأثرها على المشروع، واستمع لمقترحاتهم وآرائهم بشأن التنفيذ واستفِد منها في تحسين المشروع.

كيف توظف مدير مشروع محترف عبر موقع مستقل؟

ليس شرطًا أن تتولى بنفسك كصاحب عمل إدارة جميع المشاريع الداخلية، بل يمكنك توظيف مدير مشروع محترف عبر موقع مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، عبر الخطوات التالية:

1. اعرف المهارات المطلوب توافرها في مدير المشروع

يحتاج مدير المشروع إلى العديد من المهارات التي ستساعده على إدارة المشاريع. من أهم هذه المهارات:

• التخطيط والتنبؤ: لا بد من تمتع مدير المشروع بالقدرة على التخطيط جيدًا لمهام المشروع، والتنبؤ وفقًا لذلك بالمشكلات والتحديات المحتملة، لوضع خطة إدارة المخاطر للتعامل معها.

• حل المشكلات: في مراحل المشروع الخمسة قد تواجه إدارة المشاريع تحديات مختلفة، وهذا يحتاج إلى امتلاك مدير المشروع لمهارة حل المشكلات، ليتخذ أنسب القرارات للتعامل مع هذه التحديات بفاعلية.

• التواصل: يعمل مدير المشروع مع أطراف متعددة، سواء فريق العمل أو الشركاء أو مجلس الإدارة، ولذلك لا بد من امتلاكه لمهارة التواصل الفعّال، لضمان المتابعة مع جميع الأطراف بالشكل المناسب في التوقيت الصحيح.

• تتبع الأداء: يتمثل جزء من أهمية إدارة المشاريع في القدرة على اتخاذ الإجراءات التصحيحية سريعًا، وليحدث ذلك فلا بد من امتلاك مدير المشروع لمهارة تتبع الأداء، لمعرفة المشكلات الحادثة في الأداء والتدخل لإصلاحها.

• التنظيم: يحتاج مدير المشروع إلى مهارة التنظيم، ليعرف كيفية استغلال الموارد المتاحة بتوزيعها في كل مرحلة بطريقة صحيحة، إلى جانب توزيع المهام على فريق العمل، ثم استلام النتائج منهم بعد التنفيذ.

• المرونة: في النهاية لا يخلو أي مشروع من أوضاع طارئة، لذا لا بد من امتلاك مدير المشروع للمرونة التي تتيح له التكيف مع الأوضاع المختلفة سريعًا.

2. اكتب وصفًا تفصيليًا للمشروع

يمكنك الانتقال إلى كتابة وصف المشروع بتوضيح جميع التفاصيل الخاصة به، مثل التعريف بالمشروع وأهدافه والنتائج المتوقعة من مدير المشروع، لمساعدة المستقلين على تكوين صورة واضحة عن المطلوب. من المهم كذلك مشاركة المهام التي تتوقع من مدير المشروع توليها عند توظيفه. في حال كان لديك أي ملفات ستساعد المستقلين على فهم المشروع، أرفقها في المشروع كذلك.

3. راجع عروض المستقلين للاختيار من بينها

بعد كتابة عرض المشروع، راجع عروض المستقلين لتقييمها، وتأكد من إلقاء نظرة على حساب المستقل، لمعرفة الخبرات التي لديه في إدارة المشاريع، وإذا توافقت مع ما تبحث عنه. انظر أيضًا لمعرض أعماله وتقييماته السابقة، وأخيرًا إذا كان لديك أي استفسارات أرسلها للمستقل في رسالة. وفقًا لهذه العوامل يمكنك المفاضلة بين المستقلين، وتوظيف أنسبهم لمشروعك.