تعريف التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback)
يتم تعريف التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback) على أنها المعلومات المفيدة أو النقد أو المراجعة حول نشاط أو أداء أو سلوك سابق لفرد أو شركة أو منظمة، لذلك يمكن لمتلقي التغذية الراجعة تعديل وتحسين أدائهم أو سلوكهم أو أنشطتهم.
تحدث التغذية الراجعة عندما يعطي الفرد أو البيئة أو النظام system رد فعله على نشاط ما، على سبيل المثال، عندما يقدم العملاء ملاحظات، فهذا رد فعلهم على منتج أو خدمة من الشركة.
11 نصيحة لتقديم التغذية الراجعة بشكل فعال
بغض النظر عن نوع التغذية الراجعة التي تقدمها، هناك 11 نصيحة يجب وضعها في الاعتبار عند تقديم التغذية الراجعة لكي تقلل سوء التواصل أو ردود الفعل السلبية المحتملة. لا يعني اتباع هذه النصائح أن تقديم التغذية الراجعة سيكون سهلاً – نتمنى! – ولكن هذه النصائح تضعك على طريق النجاح عند تقديم التغذية الراجعة.
1. افعل ذلك على انفراد
الأكثر أهمية، هو أن تتأكد من تقديم التغذية الراجعة دائماً على انفراد. يمكن أن تتحول التغذية الراجعة العامة بسرعة إلى تغذية راجعة سلبية، حتى لو لم تكن هذه نيتك.
إذا كنت لا تقابل الشخص الذي تريد تقديم التغذية الراجعة له بانتظام، فاسأله عما إذا كان لديه بعض الوقت للتحدث. وكلما كان ممكناً، قم بالإشارة إلى المواضيع التي سوف تتحدث بها حتى يأتي الشخص إلى الاجتماع مستعداً قدر الإمكان. على سبيل المثال ، قد تقول “هل لديك 15 دقيقة للتحدث حول عرض الأسعار بالأمس؟”
2. كن في الوقت المناسب
الهدف من التغذية الراجعة هو مساعدة الشخص الآخر على التحسن. للقيام بذلك، تأكد من تقديم التغذية الراجعة في الوقت المناسب. تجنب إعطاء التغذية الراجعة بشأن شيء حدث منذ أكثر من أسبوعين، لأن الوقت لم يعد مناسب وما حدث لم يعد ذو صلة.
على نفس المنوال، تجنب إعطاء التغذية الراجعة فور حدوث شيء ما. غالباً ما تكون التغذية الراجعة اللحظية سلبية أكثر مما قد تقصد. انتظر 24 ساعة على الأقل قبل التعليق حتى تتمكن أنت والشخص الآخر من التفكير فيما حدث.
3. قم بالتفريق بين التغذية الراجعة البناءة والمدمرة
قبل أن تقدم التغذية الراجعة، تحتاج إلى فهم الفرق بين التغذية الراجعة البناءة والمدمرة:
التغذية الراجعة البناءة
يجب أن تركز التغذية الراجعة البناءة على العمل بدلاً من الشخص.فيمكن أن تتكون من تعليقات إيجابية وسلبية لمساعدة شخص ما على تطوير عمله بشكل أكبر.
يجب أن يكون للتغذية الراجعة البناءة علامة فارقة تفيد الفرد في المضي قدماً. فيجب أن تتمحور حول الملاحظات التي أبديت بشأن عمل الشخص ونتائجه.
التغذية الراجعة المدمرة
التغذية الراجعة المدمرة ليست مفيدة للغاية وهي النقيض المباشر للتغذية الراجعة البناءة. فبدلاً من التركيز على العمل، ستركز التغذية الراجعة المدمرة على الفرد وتكون ذات طبيعة شخصية للغاية.
ففي التغذية الراجعة المدمرة هناك القليل من النصائح المثمرة التي يتم تقديمها وتميل التغذية الراجعة إلى الإشارة إلى العيوب دون أي حلول.
4. استخدم كلمة “أنا”
المقصود هو استخدام عبارات تبدأ بكلمة “أنا”. فعندما تستخدم عبارات تبدأ بكلمة “أنا”، فأنت تركز على تجربتك ورأيك حول الموقف، بدلاً من الشخص الذي تتحدث إليه. و أيضاً يساعد استخدام عبارات تبدأ بكلمة “أنا” على ان يكون إلقاء اللوم بين جميع الأطراف أقل وعلي زيادة التعاون لتحسين الأمور في المستقبل.
على سبيل المثال، بدلاً من أن تقول “قلت إنك ستعطيني شرائح العرض التقديمي يوم الخميس ولكنك لم ترسلها حتى يوم الاثنين، مما جعلني غير مستعد لعقد الاجتماع”، جرب شيئًا مثل، “كان لدي انطباع بأن سأتلقى شرائح العرض يوم الخميس. هل كان هناك سبب للتأخير لم أكن أعرفه؟ ”
5. ركز على شيء أو شيئين
حتى مع التغذية الراجعة البناءة وعبارات “أنا” ، تجنب تبادل التغذية الراجعة حول أكثر من شيء أو شيئين في وقت واحد. إذا حاولت تقديم التغذية الراجعة حول أشياء كثيرة في وقت واحد، فقد تؤدي بطريق الخطأ إلى إثارة الموقف الدفاعي للشخص الآخر وتجعله أقل عرضة لتلقي التغذية الراجعة بعقلية منفتحة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تقدم التغذية الراجعة في الوقت المناسب، فمن المحتمل ألا يكون هناك الكثير من الأشياء للتحدث عنها.
6. كن محدداً وقدم أمثلة
الهدف من تقديم التغذية الراجعة هو مساعدة شخص ما على التحسن. فكلما كنت أكثر تحديداً بشأن التفاصيل والملاحظات، كان من الأسهل على الشخص الآخر أخذ تلك الملاحظات وتحويلها إلى عمل.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد إعطاء ملاحظات لزملائك في العمل حول مهارات الاتصال لديهم. بدلاً من قول “أعتقد أن العرض التقديمي بالأمس لم يكن واضحاَ للغاية”، فبالطبع الذي قلته هو أمر غامض ويمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم.
جرب ان تقول شيئًا مثل، “أثناء العرض التقديمي أمس، اعتقدت أنه سيكون من المفيد أن لو كنت تتوقف للإجابة علي الكثير من الأسئلة. كان هناك الكثير من المعلومات الدقيقة، وكانت هناك أوقات لم أفهم فيها النقطة التي كنت تحاول توضيحها. بالنسبة للعروض التقديمية المستقبلية، أعتقد أنه سيكون من المفيد أن تشارك شرائح الاجتماع مسبقاً، حتى يتسنى للمشاركين في الاجتماع استعراضها والحضور إلى الاجتماع بأسئلة يطرحونها عليك”.
7. لا تنس الإيجابيات
أحد الأخطاء الأكثر شيوعاً التي نرتكبها عندما نفكر في التغذية الراجعة هو التفكير في أنها تتمحور حول الأمور السلبية بشكل حصري. من المهم أيضاً مشاركة ما يقوم به الشخص بشكل جيد. وبهذه الطريقة، يكون لدي الشخص فكرة محددة عن الأمور التي تحتاج الي تحسين، بالإضافة إلى فهم ما يجب عليهم الاستمرار في فعله لأنه يقوم به بشكل جيد.
8. تجنب “لكن”
إذا كانت هناك تغذية راجعة بناءة، فكن صريحاً بشأنها. تذكر: التغذية الراجعة البناءة هي أفضل طريقة لشخص ما لينمو ويصبح عضواً أفضل في الفريق. عندما تقدم تغذية راجعة بناءة لشخص ما، فأنت تقدم له معروفاً، لا داعي لأن تقوم بإعطاء الشخص تغذية راجعة إيجابية وفي وسطها تغذية راجعة بناءة لإخفاء الرسالة.
فمثلاً هذه الرسالة توضح لك مقصدي عزيزي القارئ، “شكرًا لك على إرسال مثل هذا البريد الإلكتروني الشامل، ولكن لم يكن من المفترض أن ترسل نفس الرسالة الي متعاقدونا الخارجيون نظراً لأن هذه كانت معلومات خاصة بالشركة. أنا أقدر هذه المبادرة منك، رغم ذلك “.
ففي المثال أعلاه، حاول ببساطة أن تقول، “لقد لاحظت أنك قمت بالأمس بإرسال نفس الرسالة التي استلمتها منك على البريد الإلكتروني لمتعاقدينا الخارجيين. الأفضل من ذلك إذا قمت بالتحقق معي قبل إرسال بريد إلكتروني إليهم، لأن القصد من ذلك هو أن تكون المعلومات الداخلية للشركة متاحة فقط للموظفين”.
9. كن على دراية بتواصلك غير اللفظي
التواصل غير اللفظي هو أي شكل من أشكال الاتصال لا يتضمن التحدث، مثل لغة جسدك أو تعابير وجهك أو نبرة صوتك. يمكن أن يؤدي إدراك اتصالك غير اللفظي إلى منع سوء التواصل، لأن فهم الاتصال غير اللفظي يساعدك بشكل أكثر فاعلية في تشفير وفك تشفير أي رسائل غير لفظية.
10. امنح الشخص الآخر مساحة للرد
على الرغم من أن التغذية الراجعة التي تشاركها مصممة لمساعدة الشخص الآخر على التحسن بطريقة ما، إلا أنه لا يزال من الصعب أحياناً سماع التغذية الراجعة. تتمثل إحدى تحديات تقديم التغذية الراجعة فورية في أنك لا تعرف أبداً كيف سيستجيب الشخص الآخر. قد يكون لدى الشخص الذي تشارك التغذية الراجعة معه أسئلة أو ردود فعل أو تعليقات إضافية.
11. في حالة الشك، اسأل قبل إبداء الرأي
إذا كنت قلقاً بشأن تقديم التغذية الراجعة، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو سؤال الشخص الآخر عما إذا كان بإمكانك إعطائه بعض التغذية الراجعة. فمن خلال إخبار الشخص مسبقاً بأن لديك تغذية راجعة، يمكنه الحضور إلى جلسة التغذية الراجعة بالإطار الذهني الصحيح.
يُعد طرح الأسئلة قبل إعطاء التغذية الراجعة طريقة رائعة لإعداد نفسك والشخص الآخر لجلسة التغذية الراجعة. هذا مفيد بشكل خاص لعملية التغذية الراجعة بين الأقران، نظراً لأنك ربما لم تقدم ملاحظات لهذا الشخص في الماضي.