نصائح لإعطاء التغذية الراجعة كمدير

نصائح لإعطاء التغذية الراجعة كمدير

إذا كنت تدير فريقاً team، فإن تقديم التغذية الراجعة يعد جزءاً من الوصف الوظيفي الخاص بك. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه من السهل دائماً تقديم التغذية الراجعة. فبالإضافة إلى الإحدى عشرة نصيحة المذكورة أعلاه، استخدم هذه النصائح الأربع عندما تقدم التغذية الراجعة لموظف:

1. الاستعداد المسبق

أنت لا تحتاج إلى ان يكون نص جلسة التغذية الراجعة مع الموظفين مكتوب، و لكنك تحتاج إلى ان تحدد النقاط الرئيسية لتلك الجلسة. قم بإعداد نقاط محددة لكى تشاركها مع الموظفين، بالإضافة إلى السرد العام لجلسة التغذية الراجعة. تعد جلسة التغذية الراجعة فرصة للنمو المهني لك وللموظف. ففهي هذه الجلسة سوف تتناقش مع الموظف في الأحداث التي واجهتموها، وماذا يمكن أن تتعلمان منها؟، وكيف يمكن لموظفك أن يصبح عضواً أكثر فاعلية في الفريق للمضي قدماً؟

2. الوقت المناسب

لا تقدم التغذية الراجعة في نفس اللحطة، ولكن لا تنتظر أيضاً حتى مراجعة أداء موظفك بعد ستة أشهر. قم بتقديم التغذية الراجعة في غضون أسبوع من الحدث. بهذه الطريقة، لا يزال الأمر جديداً في عقلكما، ويمكن لموظفيك تطبيق ملاحظاتك بشكل أكثر فاعلية على عملهم للمضي قدماً.

هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك تقديم التغذية الراجعة خلال جلسات مراجعة الأداء الكبيرة. ولكن إذا كنت تقدم التغذية الراجعة على أساس منتظم، فيجب أن تلخص جلسات مراجعة الأداء الكبيرة ما كنت تتحدث عنه أنت وموظفك خلال الأشهر الستة أو الاثني عشر الماضية. لا ينبغي أن يكون ما تذكره للموظف في مراجعات الأداء مفاجأة له، حيث يجب أن تكون قد تناقشت معه في هذه الأمور في جلسات التغذية الراجعة في اجتماعات وجها لوجه علي انفراد مسبقاً.

3. إعطاء التغذية الراجعة شفهيا وخطيا

من الناحية المثالية، ابدأ بتعليقات لفظية وجهاً لوجه خلال جلسة وجها لوجه أولاً للتأكد من عدم إساءة فهم أي شيء وأن الشخص الذي يتلقى التعليقات لديه الوقت لطرح الأسئلة. بعد الاجتماع، قدم وصفاً لمحادثتك بصيغة مكتوبة.

تقديم التغذية الراجعة في شكل كتابي وشفهي له ثلاث فوائد رئيسية:

1. يتعلم بعض أعضاء الفريق بشكل أفضل من خلال السمع والبعض الآخر من خلال القراءة. من خلال تقديم التغذية الراجعة شفهياً وكتابياً، فأنت تغطي كافّة الاحتمالات الخاصة بك للتأكد من أن كل عضو في فريقك يتلقى التغذية الراجعة بالطريقة التي يفضلها.

2. التعليقات الكتابية هي مورد ملموس يمكن لموظفك الرجوع إليه إذا نسي ملاحظاتك أو كان لديه أسئلة.

3. أنت توثق أن هذه الملاحظات قد تمت مشاركتها. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت التغذية الراجعة تجد نفسك تكررها لموظفك، وبالتالي يمكنك الإشارة إلى التغذية الراجعة السابقة حول نفس الموضوع الذي غطيته في الماضي.

4. عرض حلول العصف الذهني

اعتماداً على نوع التغذية الراجعة التي تقدمها، قد يكون من المفيد تقديم حلول لتبادل الأفكار . يمكن أن يشمل ذلك الإجراءات التي يجب أن يتخذها عضو الفريق في المستقبل أو المجالات التي لاحظت انها تحتاج الي تحسينات.

إذا قمت بالعصف الذهني، ركز على الخطوات التالية الملموسة التي يتعين على الموظف القيام بها على المدى القصير ، ولا تفكر في أكثر من ستة أشهر. بهذه الطريقة، فإن الموظفين يغادرون جلسة التغذية الراجعة ولديهم فكرة واضحة عن كيفية تحسين أدائهم وإنجاز المزيد من الأعمال الرائعة.