اهمية تصميم الوظيفة

أهمية وفوائد تصميم الوظيفة

تصميم الوظيفة مهم للمنظمة لأداء الأنشطة التنظيمية بأكثر الطرق كفاءة وفعالية. يوفر تصميم الوظيفة المعلومات المطلوبة حول شاغل الوظيفة ويحدد أيضاَ طريقة أداء المهام. لذلك فإن تصميم الوظيفة مهم جدا للمؤسسة لما له من فوائد على النحو التالي:

1. التصميم التنظيمي

يحدد تصميم الوظيفة محتويات وإجراءات أداء المهمة في المنظمة. ومن ثم فهو يساعد في تصميم الهيكل التنظيمي. يتم تحديد الهيكل التنظيمي من خلال عملية تصميم الوظيفة. يلعب تصميم الوظيفة دوراً رئيسياً في تقييم حاجات ومتطلبات الهيكل التنظيمي. يحدد تصميم الوظيفة أيضاً الثقافة التنظيمية والمعايير والقيم التي يحتاج أعضاؤها إلى اتباعها لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2. توظيف الموظف الكفء

تصميم الوظيفة هو طريقة منهجية لتوفير البيانات والمعلومات المتعلقة بالوظيفة مثل مهارات ومعرفة وقدرة شاغل الوظيفة على أداء المهام المطلوبة منه. على أساس المعلومات التي تم تقديمها عن طريق تصميم الوظيفة، يتم إعداد الوصف الوظيفي، مما يساعد علي العثور علي المرشح الأنسب للوظيفة. يوفر تصميم الوظيفة حجر الزاوية لاختيار الموظف المختص القادر على أداء المهمة بشكل جيد في المنظمة.

3. تحفيز الموظفين والتزامهم

يجعل تصميم الوظيفة العمل أكثر تشويقاً وتحدياً، مما يحفز الموظفين على تحقيق مستوى أعلى من الأداء. توفر الوظيفة الصعبة والمثيرة أجوراً أفضل للموظفين مما يلهمهم لأداء وظيفي أفضل. إلى جانب تصميم الوظيفة التحفيزية يجلب أيضاً تصميم الوظيفة درجة عالية من الالتزام تجاه الأهداف التنظيمية. هذا يساعد على زيادة الإنتاجية التنظيمية ورضا الموظفين في العمل.

4. التكيف البيئي

يتم تشغيل المنظمة في بيئة ديناميكية. ومن ثم، فإن أي تغيير في القوى البيئية يمكن أن يكون له تأثير مباشر على الأداء التنظيمي. لذلك، تحاول عملية تصميم الوظيفة معالجة التغيير الذي حدث في البيئة التنظيمية بطريقة منهجية.
يتم إعداد عملية تصميم الوظيفة وإعادة تصميمها بطريقة تتكيف مع التغيير في القوى البيئية.

5. علاقات العمل

يجلب تصميم الوظيفة المُعد جيداً علاقة متناغمة بين الموظفين والإدارة. من ناحية أخرى، يؤدي تصميم الوظائف السيئ الإعداد إلى شكاوى الموظفين، وزيادة معدل دوران الموظفين، وزيادة تغيب الموظفين والصراع داخل المنظمة

6. جودة الحياة العملية

تُفهم جودة الحياة العملية على أنها علاقة فعالة بين الموظفين وبيئة العمل التنظيمية. يؤدي تصميم الوظيفة المُعد بشكل صحيح إلى تحسين جودة الحياة العملية. من خلال التصميم الجيد لجداول العمل، يرى الناس مستقبلاً متنامياً في المنظمة يؤدي في النهاية إلى تحفيز كبير في العمل وتغيير إيجابي في أفكار الموظفين ومعتقداتهم. أخيراً، سيكون لهذه التغييرات تأثير مباشر على جودة الحياة العملية.

7. الإنتاجية التنظيمية

يحدد تصميم الوظيفة المحتويات وإجراءات العمل الخاصة بكيفية تنفيذ المهمة. هذا يؤدي إلى تغيير إيجابي في الأداء الوظيفي وتحليل الوظيفة. ونتيجة لذلك، سيتم تعزيز الإنتاجية التنظيمية من خلال أداء العمل الفعال.

استراتيجيات تصميم الوظائف 

1. تبسيط الوظائف Job simplification

تبسيط الوظيفة يعني تقسيم الوظيفة إلى أجزاء فرعية أسهل نسبيًا بهدف تعزيز إنتاجية الفرد من خلال تقليل الجهود البدنية والعقلية المطلوبة لأداء وظيفة معقدة.

بمجرد تقسيم المهمة المعقدة إلى مهام أسهل نسبيًا، يتم تعيين كل مهمة للأفراد الذين يقومون بهذه المهام مرارًا وتكرارًا. من خلال فعل الشيء نفسه مرارًا وتكرارًا ، يكتسب الموظفون كفاءات في الوظائف المخصصة لهم ونتيجة لذلك، تزداد ربحية المنظمة.

في ظل استراتيجية تبسيط الوظائف، توفر المنظمة تكلفة التدريب، حيث يلزم مستوى منخفض جدًا من المهارات لأداء الوظائف المبسطة. وأيضًا، تزداد سرعة العمل، حيث يُطلب من الفرد أداء جزء صغير من الوظيفة الأكبر والمعقدة سابقًا.

ومع ذلك، من خلال أداء نفس المهمة مرارًا وتكرارًا، قد يشعر الموظفون بالملل وقد يقاومون الرتابة. وقد يؤدي هذا إلى زيادة في تغيب الموظف، والأخطاء والحوادث، وما إلى ذلك. ونتيجة لهذه العواقب السلبية، قد تتأثر الإنتاجية الكلية بشكل سلبي، وقد تتعرض المنظمة لخسائر ككل.

وبالتالي، لا يمكن لأي منظمة اللجوء إلى تبسيط الوظائف في كل مرة لجني الفوائد الاقتصادية. يجب أن تنظر في الظروف التنظيمية السائدة في وقت تصميم الوظيفة.

2. التدوير الوظيفي Job rotation

يُعرَّف التدوير الوظيفي أو ما يطلق عليه التناوب الوظيفي أو تدوير الموظفين على أنه هو أسلوب إداري يستخدم لنقل الموظف من وظيفة إلى أخرى من أجل جعله على دراية بجميع قطاعات المنظمة. والهدف من التدوير الوظيفي هو تعزيز الخبرة العملية للموظفين، لتدريبهم بشكل متنوع وتحسين رضاهم الوظيفي.

3. إثراء الوظائف Job enrichment

يمكن تعريف الإثراء الوظيفي على أنه أسلوب لإعادة تصميم الوظيفة يتم فيه إضافة مهام أو مسؤوليات وظيفية إضافية إلى الدور الوظيفي للموظف مع توقع إزالة رتابة العمل. الإثراء الوظيفي هو طريقة عمودية لتوسيع الوظيفة حيث يتم منح الموظفين سلطة إضافية وسيطرة إضافية على العمل.

إثراء الوظائف هو أحد أكثر الأساليب فعالية التي تستخدمها الإدارة لكسر رتابة الوظائف للموظفين. باستخدام هذه التقنية، لن تقوم فقط الإدارة بإنجاز أعمال إضافية عن طريق الموظفين، بل تقوم أيضاً بإعدادهم لشغل وظائف أعلى مرتبة. إنها طريقة ممتازة لتدريب موظفيك من خلال عدم إنفاق فلس واحد.

في تقنيات الإثراء الوظيفي ، لا يتم تعيين مهام وظيفية اعتباطية للموظفين، بل يتم تجميع مهام الوظيفة المرتبطة ببعضها البعض وتعيينها إلى موظف واحد، و يتم زيادة المسؤوليات الوظيفية للموظفين في الاتجاه العمودي.

على سبيل المثال، يحق للموظفين إتخاذ قرارات تتخذها الإدارة العليا رسمياً ويتحكمون في الموظفين الذين يخضعون رسميًا لسيطرة الإدارة العليا. بهذه الطريقة، لا يتم مشاركة مسؤوليات الإدارة العليا فحسب، بل يتعلم الموظفون أيضاً مهارات جديدة. يساعد الإثراء الوظيفي في إقامة اتصال فعال بين الموظفين والإدارة.

4. التوسع الوظيفي Job enlargement

توسيع الوظيفة هي عملية إضافة مسؤوليات وواجبات الي الوظيفة عن طريق توسيع نطاقها على نفس المستوى الوظيفي. وتتماشى طبيعة الواجبات المتزايدة مع المسؤوليات الحالية وفي أغلب الأحيان تكملها.

يتم توسيع نطاق الوصف الوظيفي لكي يغطي كلا من ملامح العمل القديمة والجديدة.وقد يعني مصطلح إضافة المسؤوليات والواجبات أن هذه المسؤوليات والواجبات قد تكون جديدة، أو قد يكون الموظف القائم قد قام بها سابقاً. والحقيقة الهامة التي تجدر الإشارة إليها هنا هي أن هذه المسؤوليات والواجبات”على نفس المستوى الوظيفي”.
وهذا يعني أن الموظفين الذين يعملون في مصنع قد يُعهد إليهم بتشغيل خط تجميع إضافي كجزء من توسيع الوظيفة، لكن لا يتم منحهم واجب إدارة فرع للشركة لأنه لن يكون على نفس المستوى الوظيفي. ويمكن أن يطلق علي توسيع الوظيفة أيضاً التوسع الأفقي لأنشطة العمل.