أمثلة على السياسات الإدارية

كموظف، من المهم أن تكون على دراية بالسياسات الإدارية في مكان عملك. يمكن أن يكون لفهم السياسات الإدارية تأثير إيجابي على حياتك العملية، وان تعرف ما هو متوقع منك وما هي الحقوق التي لديك. فيما يلي 10 أمثلة حقيقية لسياسات وإجراءات مكان العمل:

1. مدونة السلوك

مدونة قواعد السلوك A code of conduct هي سياسات عامة موجودة في معظم الشركات. إنها مجموعة من القواعد التي تتوقع الشركات من الموظفين اتباعها. وتحدد تلك القواعد المعايير السلوكية المتوقعة لجميع الموظفين. وقد تغطي سياسة قواعد السلوك ما يلي:-

الحضور والغياب
سلوك الموظف
قيم الشركة
سياسات الاستراحة ووقت الوجبات
الخصوصية
استخدام ممتلكات الشركة
استخدام وسائل التواصل الاجتماعي
السرقة العلمية
سياسات السفر
تضارب المصالح
تفاعل العميل
اللباس الواجب ارتداؤه
الإبلاغ عن سوء السلوك.

2. سياسة التوظيف

تحدد سياسة التوظيف في مكان العمل كيفية توظيف الشركة لأشخاص جدد. وسياسة التوظيف توضح عملية التوظيف وتهدف إلى تعزيز الاتساق في عملية التوظيف. فسياسة التوظيف وثيقة مهمة للموظفين يجب الإطلاع عليها إليها وقد تغطي الأشياء التالية:

أولويات التوظيف الداخلية والخارجية، والمقصود هو متى تفضل الشركة تعيين الموظفين و متى تفضل الاستعانة بمصادر خارجية لأداء العمل
تكافؤ الفرص ومكافحة التمييز
الوصف الوظيفي وقوالب الإعلان عن وظيفة
عملية الاختيار والإطار الزمني
كيفية مراجعة السير الذاتية ورسالة التغطية Cover Letter
العدد المتوقع من المتقدمين المدرجين في القائمة المختصرة
كيفية التحقق من المراجع الوظيفية references
كيفية اختيار المرشح المناسب وعرض الوظيفة the job offer (العرض الوظيفي هو ما يتم تقديمه لموظف تمت قبوله بمنصب بالشركة).

3. سياسة الإنترنت والبريد الإلكتروني

توضح هذه السياسة كيف تتوقع الشركات من الموظفين استخدام حسابات بريدهم الإلكتروني والإنترنت. ونساعد هذه السياسة على توفير الوقت وتعزيز الكفاءة. كما أنها تضع إجراءات لتقليل المخاطر ، وهو أمر مهم بشكل خاص لزيادة الأمان السيبراني. وقد تغطي سياسة الإنترنت والبريد الإلكتروني الأشياء التالية:

قواعد الوصول إلى الإنترنت
ضوابط إساءة استخدام الإنترنت
قيود على تصفح الويب
بروتوكول أمان للبيانات عبر الإنترنت
قواعد تنزيل ملفات من الإنترنت
قواعد استخدام الشبكات الاجتماعية
قواعد استخدام البريد الإلكتروني للعمل
كيفية صياغة رسائل البريد الإلكتروني للزملاء
استخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل في المنزل أو خارج المكتب.

4. سياسة الهاتف المحمول

تغطي سياسة الهاتف المحمول قواعد استخدام الهاتف المحمول في مكان العمل. وقد تغطي استخدام الهاتف المحمول الشخصي وكذلك هواتف العمل المحمولة. وستزود هذه السياسة في مكان العمل الموظفين بمجموعة شاملة من القواعد حول متى وكيف يُسمح لهم باستخدام هواتفهم المحمولة. وتم وضع هذا النوع من السياسة لتعزيز الإنتاجية وتقليل الانحرافات. وقد تشمل ما يلي:

متى يمكنك استخدام هاتفك المحمول الشخصي
أين يمكنك الاحتفاظ بهاتفك المحمول الشخصي خلال ساعات العمل
القواعد المحيطة بالمكالمات الهاتفية الشخصية
كيفية استخدام الهاتف المحمول الخاص بالعمل
ما هو الاستخدام المقبول وغير المقبول لهاتفك المحمول في العمل.

5. سياسة التدخين

تغطي سياسة التدخين قواعد مكان العمل فيما يتعلق بالتدخين وتعاطي التبغ. لا تسمح العديد من الشركات بالتدخين في أماكن العمل. ومن المهم أن يعرف الموظفون أين ومتى يمكنهم التدخين، إن أمكن. وقد تغطي سياسة التدخين ما يلي:

ما إذا كان التدخين مسموحًا به
مناطق مخصصة للتدخين
استراحات التدخين
التدخين خارج موقع العمل.

6. سياسة المخدرات والكحول

يغطي هذا النوع من السياسة قواعد الشركة فيما يتعلق بتعاطي المخدرات والكحول. وقد تذكر إجراءات للتعامل مع خرق القواعد. وقد تذكر أيضًا إجراء التعامل مع اختبار المخدرات. وعادة ما تكون سياسة المخدرات والكحول قائمة صارمة من القواعد التي قد تغطي ما يلي:

مدى تسامح الشركة لتعاطي المخدرات والكحول
قواعد اختبار المخدرات
قواعد استخدام الكحول (مثل مشروبات الجمعة)
إجراء للتعامل مع الأفراد المخمورين.

7. سياسة الصحة والسلامة

يغطي هذا النوع من السياسة التزامات الشركة بموجب قوانين الصحة والسلامة في العمل. إنها سياسة مهمة لأنها تحدد كيفية حماية الموظفين. وقد تغطي هذه السياسة ما يلي:

تقييم المخاطر
تدريب سلامة الموظفين
معلومات الإسعافات الأولية
صيانة المعدات
التعامل الآمن مع المواد والمعدات
قواعد الإشراف
تفويض السلطة
التدريب على الحوادث
معلومات الصحة الجسدية والعقلية
مراقبة المخاطر
إجراءات الطوارئ.

8. سياسة مناهضة التمييز والتحرش

تعد سياسة مكافحة التمييز والتحرش أمرًا مهمًا لتعزيز مكان عمل صحي وإيجابي لجميع الموظفين. والتثقيف هو أحد الأشياء الرئيسية التي يجب تضمينها في هذه السياسة. والتثقيف هو أحد أفضل الطرق لمنع التمييز والتحرش. وقد يغطي هذا النوع من السياسة ما يلي:

إجراء لشكاوى الموظفين
التعليم والتدريب للموظفين
تقديم تعريف واضح للتمييز والتحرش
مبادئ توجيهية للتعامل مع التمييز والتحرش
كيف تتوقع الإدارة الرد على الشكاوى
سرية المعلومات

9. سياسة معالجة التظلمات

تعتبر سياسة التعامل مع الشكاوى مهمة بشكل خاص للموظفين. والتظلم هو شكوى رسمية يقدمها الموظف تجاه صاحب العمل. زيمكن أن تحدد هذه السياسة حقوقك كموظف وكيف تتوقع الشركة الرد على شكواك. ويمكن أن تغطي الوثيقة ما يلي:

إجراءات تقديم التظلم الرسمي
سياسة الشركة فيما يتعلق بالاستجابة
إجراء التحقيق في التظلم
الإطار الزمني
السرية
النتائج الممكنة
معلومات الاستئناف.

10. سياسة الانضباط وإنهاء الخدمة

تحدد سياسة الانضباط والإنهاء كيفية تعامل الشركة مع الموظفين الذين لا يتبعون سياساتها. وتوضح العواقب والفصل المحتمل. وهذا النوع من السياسة مهم للموظفين لأنه يسرد حقوقهم من حيث الانضباط وإنهاء الخدمة. وقد تغطي هذه السياسة ما يلي:

إجراءات التعامل مع الحوادث التي تتعارض مع سياسة الشركة
كيف تستجيب الشركة لانتهاكات القواعد
حقوقك في استئناف التأديب
إجراء التحقيق في الحوادث
أسباب الإنهاء
إجراء ما قبل الإنهاء
كيف تخبر الموظف بأنه قد تم التخلي عنه
إجراء ما بعد الإنهاء.

كيفية تطوير السياسات الإدارية

يتطلب إنشاء السياسات الإدارية الناجحة منك تخصيصها بما يتناسب مع عملك. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في تطوير السياسات الإدارية:

ابدأ بقالب: لا بأس أن تبدأ بقالب أو نموذج كدليل مرجعي لك. ويمكن أن يوفر لك هذا النموذج الوقت ويساعدك على التفكير فيما تحتاج إلى تضمينه.
التخصيص لشركتك: قم بتغيير النموذج ليناسب شركتك على وجه التحديد. ويجب أن ترتبط السياسات بقيمك وأولوياتك، والتي تختلف عن الشركات الأخرى.
كن موجزًا: يجب أن تكون سياساتك الإدارية محددة وموجزة. تجنب المستندات شديدة التعقيد أو التي تحتوي على كلمات صعبة الفهم، والتي من المحتمل ألا يفهم المقصود منها الموظفون.
احصل على التغذية الراجعة من الموظفين: تحدث إلى الموظفين الذين يقومون بعمليات مختلفة للحصول على مدخلاتهم حول ما يجب تضمينه في السياسات. واطلب من بعض الموظفين مراجعة السياسات قبل الانتهاء منها لمعرفة ما إذا كانت دقيقة وعملية.
إجراء مراجعة قانونية: تتطرق العديد من موضوعات السياسات الإدارية إلى القضايا القانونية أو الحاجة إلى تلبية اللوائح الحكومية. على سبيل المثال، غالبًا ما تضع الدول متطلبات لكيفية التعامل مع إجازة الموظفين. اطلب من محامٍ مراجعة السياسات قبل وضعها موضع التنفيذ لتجنب الانتهاكات للقوانين واللوائح.
قم بتنفيذها باستمرار: قم دائمًا بتنفيذ السياسات الإدارية باستمرار لجعل موظفيك يتبعونها ومنع الاتهامات بالمعاملة غير العادلة.
قم بإجراء مراجعات منتظمة: مع نمو شركتك، ستحتاج على الأرجح إلى تحديث سياساتك الإدارية لتتوافق مع التغيرات المحيطة. وقد تحتاج إلى تغطية مواضيع جديدة في السياسات. ولذلك راجع سياساتك الإدارية مرة واحدة على الأقل كل عام أو عندما يكون لديك تغيير كبير في شركتك.

أمثلة على السياسات الإدارية