نصائح لتنظيم الوقت لرواد الأعمال

من الأفضل أن أتوخى الحذر، لن يكون بوسعي أن أشتري المزيد من الوقت

أفضل نصائح لتنظيم الوقت لرواد الأعمال

إدارة الوقت بالنسبة للمؤسس المشارك لشركة مايكروسوفت وعضو مجلس إدارة شركة بيركشاير هاثاواي، ومعظم الأشخاص الناجحين أمرٌ حيوي لتحقيق النجاح، وبلوغ الأهداف، فهم يدركون أهمية كل دقيقة في اليوم، لذلك يستثمرون وقتهم بشكل جيد ولا يتركون شيئًا للمصادفة.

في هذا المقال جمعنا أهم نصائح لرواد الأعمال والتي من شأنها أن تساعدك على إدارة الوقت بشكل جيّد ومثالي:

1. هيكلة الوقت

معظم الناس لا يتخذون قرارات ملزمة، وهذا هو السبب في أن 8٪ فقط من الناس يواصلون الالتزام بإنجاز قراراتهم السنوية الجديدة، يعد تنظيم الوقت أمرًا حيويًا لتحقيق المزيد في الحياة وجودة القرارات، وبالغ الأهمية على جميع الأصعدة.

في كتاب الطبيب النفسي “إيريك بيرن” حول نظريته “التحليل التفاعلي” طرح السؤال التالي عن سيناريوهات الحياة: “ماذا نفعل بعد أن نقول مرحبًا؟” قد يبدو الأمر وكأنه سؤال بسيط، لكن فهم السؤال والإجابة عليه بالشكل الصحيح يوضح كيف نختار تنظيم وقتنا، ففي كثير من الأحيان ينتهي يومنا دون أن نعرف فيما أمضيناه تحديدًا، أو ما هو الشيء المهم الذي أنجزناه.

هيكلة الوقت تساعد في منع امتصاص الوقت وتعلمنا كيفية تنظيم الوقت لزيادة إنتاجيتك، ولكي تنجح في ذلك ينبغي أن تبدأ بالإجابة على السؤالين: ما الذي تأمل في تحقيقه اليوم، ما هو الوقت الذي ترتفع فيه إنتاجيتك أكثر، في الصباح، بعد الظهر، أم في المساء؟ ثم تقوم بتقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة وتبدأ في إنجاز العاجل والأهم ثم المهم.

كريغ بالانتاين المؤلف ومدرب اللياقة البدنية، يعتقد أن هيكلة اليوم المثالي تبدأ بالفعل مع وقت النوم، والحل الذي قدمه هو ما يسمى صيغة 10-3-2-1-0، وهي أداة مساعدة بسيطة للذاكرة تحتوي على الكثير من نصائح النوم السليمة والإنتاجية في بضعة أسطر، وهي:

قبل 10 ساعات من النوم: لا مزيد من الكافيين.
3 ساعات قبل النوم: لا مزيد من الطعام أو المشروبات المنبهة.
قبل (2) ساعتين من النوم: لا مزيد من العمل.
قبل (1) ساعة قبل النوم: لا مزيد من الوقت أمام أي شاشة.
(0) عدد المرات التي تضغط فيها على زر التأجيل في الصباح.

يقول بالانتين، الذي يقدم المزيد من النصائح حول كل نقطة على حدة هنا:

عندما تتبع هذه الصيغة، ستحقق المزيد من الأشياء، وستتوقف عن ترك الفرص الكبيرة في حياتك تضيع.

2. التفويض، التفويض، التفويض

إذا كانت لديك قائمة بالمهام، فهناك بالتأكيد مهام هامة مستعجلة، وأخرى هامة غير مستعجلة، وأخرى غير هامة وغير مستعجلة، وبين هذه وتلك سيكون من الصعب أن تنجز كل شيء، وأن تلبي المواعيد النهائية جميعها، خصوصًا إذا كنت في دور قيادي، تتعاظم فرصك بالنجاح كلما كان لديك مهام يمكنك تفويضها لآخرين تثق بأنهم سينجزونها تمامًا كما تفعل أنت أو أفضل، لأن ذلك سيوفّر لك المزيد من الوقت.

تفويض الأشخاص الذين يتميزون بالكفاءة، ومنحهم السلطة لإتمام المهام، من أكثر نصائح تنظيم الوقت فعالية، حيث يساعد على توفير الوقت، ويتيح إنجاز المزيد من العمل بشكل أسرع، كما أنه يساعد في تطوير الأشخاص الذين يعملون معك، لذلك يركز أنجح القادة على تنفيذ النقاط هامة والمحورية بأنفسهم، و يفوضون بقية المهام للأشخاص الذين يعملون معهم، لتنجح في عملية التفويض تأكد أنك تقوم بالأمور بالشكل الصحيح:

فوّض المهمة المناسبة للشخص المناسب
تواصل بوضوح
راقب التقدم ونظم الاجتماعات لمتابعة التنفيذ

تعلم كيفية تفويض المهام الهامة بفعالية وثقة هو أحد أكثر الأشياء فائدة التي يمكن لرائد الأعمال أو صاحب العمل أن يتعلمها، تعلم “بيل غيتس” هذا في وقت مبكر مع مايكروسوفت، قدم إيفان كارمايكل مقطع فيديو مدته 15 دقيقة يحمل بعض الدروس من غيتس حول التفويض وكيف يمكن أن يوفر لك الحرية في توسيع نطاق أعمالك.

3. التنظيم المثالي للوقت

كثيرون ينفقون وقتهم على مساعي بلا معنى، بدل التركيز على الأنشطة التي توفّر عائدًا إيجابيًا في المستقبل، إن تنظيم الوقت بكفاءة هو واحد من أهم أسباب النجاح.

إيلون موسك المؤسس المشارك والمدير التنفيذي لشركة Tesla Inc، والمؤسس والرئيس التنفيذي لشركة SpaceX، كما أنه يستثمر في عديد من الشركات منها: PayPal و Hyperloop و SolarCity و OpenAI و The Boring Company و Neuralink و Zip2، تمكّن من إنجاز الكثير في وقت قصير فهو في الأربعينات من عمره، مليونير عصامي، يمتلك شركات واعدة، ويستثمر في عدة شركات واعدة، في مقابلة مع ستيف جورفيتسون قال موسك أنه عمل ما يصل إلى 100 ساعة في الأسبوع لتحقيق أهدافه، وبالنظر إلى أن أسبوع العمل العادي يتألف من 40 ساعة في الأسبوع، فإن موسك يعمل بمعدل 2.5 ضعف معدل عمل الشخص العادي.

يؤكد موسك أنه لم يقرأ أي كتب حول إدارة الوقت، ولكنه يركّز على استثمار وقته بشكل مثالي بما يعود عليه وعلى عمله بالمنفعة، في مقابلة أخرى يقول إيلون:

يعتقد أغلب الناس أنني أنفق أغلب وقتي على مواقع الإعلام، ولكن أغلب وقتي -مثل 80 % منه- يتم إنفاقه على الهندسة والتصميم، وتطوير جيل جديد من المنتجات.

تتناسب فرص نجاحك بشكل مباشر مع عدد ساعات التي تخصصها للعمل، على سبيل المثال يقول إيلون إنه على الرغم من أنه ينام في حوالي الساعة الواحدة من الليل، إلا أن وقت الاستيقاظ كان دائمًا الساعة 7 في الصباح، حيث كان يقضي من 6 إلى 6.30 ساعات من النوم. إضافة إلى كون موسك يعمل باستمرار على تحسين العمليات وأنظمة منتجاته، فهو أيضًا يواصل دائمًا تحسين الطرق التي يستخدمها في تحسين وقته، ويعمل بجد على مهام كثيرة في وقت واحد دون التضحية بجودة العمل.

4. استخدم التطبيقات والبرامج

الوقت مورد ثابت ومهما كان ما ستفعله، لا يمكنك تغيير هذا الواقع، ومع ظهور الهواتف الذكية، وانتشار التطبيقات الفعالة يمكن أن يصل تنظيم الوقت وإدارته لديك إلى الحد الأقصى باستخدام البرامج، والتطبيقات والأدوات، التي تساعدك في تحقيق مزيد من التحسن في تنظيم الوقت والإنتاجية، حيث تعد من أفضل نصائح لتنظيم الوقت التي يمكنك اعتمادها.

استخدام الأدوات الرقمية المناسبة يمكن أن يساعدك في تنظيم المهام والأفكار والمشاريع، فالتطبيقات والبرامج تجعل من تذكر الأشياء المهمة أمرًا سهلًا للغاية وتساعد في الحفاظ على أولوياتك.

يستخدم بيل غيتس تقويم Outlook و SharePoint لتنظيم الأفكار والمقالات والمشاريع الخاصة بالشركة بأكملها حتى يتمكن من الوصول بسرعة إلى أفكار ومدخلات الآخرين في موضوع معين.

ينصح رائد الأعمال والمؤلف والمدون “مايكل سليوينسكي” رواد الأعمال المشغولين باستخدام “تقنية بومودورو” و “التقويم المفهرس”، ما يعني إمكانية ضبط جهاز توقيت لمدة 25 دقيقة والبدء في القيام بمهمة واحدة فقط، وهو ما يساعد على ضبط الوقت والتركيز، وبدوره وينصح رائد الأعمال “كريستيان ريمنس”، باستخدام مصفوفة أيزنهاور التي تعزز قدرتك على تحديد الأولويات.

توجد عديد من البرامج والتطبيقات والأدوات المختلفة التي من شأنها أن تساعدك في إدارة وتنظيم الوقت بكفاءة عالية،على سبيل المثال: يُعد تطبيق FocusMe أداة مثالية لتنظيم الوقت والحصول على التركيز والإنتاجية طوال اليوم، يحتوي FocusMe على أفضل الميزات لحظر مواقع الويب والتطبيقات التي تسبب التشتت والانحرافات.

إذا لم تكن متأكدًا فيما تقضي وقتك فإن تطبيق rescuetime سيرسل إليك تقارير أسبوعية للإشارة إلى الأشياء التي تسرق وقتك، ويوفر أدوات تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.

يمكنك استخدام أداة Mind42 من خلال رسم خرائط ذهنية تساعدك في إنشاء قوائم المهام (To do lists)، تبادل الأفكار، وتنظيم الأحداث.. وغيرها من الأمور التي تنظّم وقتك وتعزز إنتاجيتك.

تقول أوبرا وينفري أن إضاعة الوقت هي أعظم الخسائر، وتضيف:

أعتقد أن الجزء الأصعب من الشيخوخة هو إدراك الوقت الذي أهدرته، والأشياء التي كنت قلقًة بشأنها ولم تكن مهمّة حقًا … هذا هو بالفعل ما آسفُ عليه.

دروس كثيرة عن إدارة الوقت يمكننا تعلمها من الأشخاص الناجحين، يمكن الاستفادة من تجارب الآخرين لكن الأهم، أن تصنع لنفسك استراتيجياتك الخاصة لتنظيم الوقت، التي تتلاءم مع طبيعة عملك، وعاداتك، وحياتك الخاصة، والتي تمنحك قدرا عالٍ من الإبداع والإنتاجية والتوازن.