كيف تكتب مقترح مشروع

قد تكون معرفة كيفية كتابة مقترح مشروع تجاري مهمةً معقدًة. فماذا لو بالغت في مدح نفسك؟ أو بالعكس، ماذا لو خشيتَ إظهار ما لديك من مهارات؟ كيف تُوصِل انطباعًا بأنك الشخص المناسب للعمل بطريقة تُعجِب العميل المحتَمَل؟ مع وجود أساسيات للطريقة التي تُنظِّم فيها مُقتَرَحك على نحو صحيح، والتي قد تُشعرك بالخوف وفقدان الثقة.

الصورة بواسطة Unsplash

ليس هذا كل شيء، بل تحتاج أيضًا إلى مقترح مشروع متماسك ومقنِع لتظفر بالصفقة التي تريد، فإذا اعترى مقترحَك نواقصًا ما، فقد تخسر عملاءً مهمين حتى لو قدَّمت أحسن عرض وكنتَ الخيار الأفضل للعمل.

لكن ولحسن الحظ، ليست كتابة مقترح مشروع بالتعقيد الذي تبدو عليه. حيث يمكنك التفكير فيه بوصفه شبيهًا بخطة العمل التجاري، مع اختلاف وحيد؛ وهو أنك تستخدِم خطة العمل داخل المؤسسة، أو تقدمها للمستثمِرين؛ بينما تقدّم مقترح المشروع لإحدى الشركات على أمل توظيفها لك بفضل عملك.

ما هو مقترح المشروع؟

هو مستند ترسله الشركة (أ) إلى الشركة (ب)، مُفصِّلةً فيه الأسباب التي تجعل منها المرشح الأفضل للعمل الذي تريد الشركة (ب) رؤيته مُنجَزًا. وهو أحد أشكال العروض التقديمية مع اختلاف مفاده أنك بدلًا من طلب التمويل، فإنك تقدّم خدماتك، وتطلب إكمال مشروع ما لصالح شركة أخرى.

متى عليك تقديم مقترح مشروع تجاري؟

تُعلن الشركاتُ التي تريد العمل منجَزًا عما يُسمى “طلب اقتراح” عمومًا، فطلب الاقتراح هو ما يتضمن تفاصيلًا عن العمل الذي تريد الشركة مُصدِرتُه أن يؤدّى لصالحها، ومعلومات عن الكيفية التي تريد أن يسير المشروع وفقًا لها، وأيَّ معلومات أخرى ذات صلة ضمن نطاق ذلك المشروع.

ويسمى ذلك التماس (استدراج) عروض، أو مُقتَرحًا مُلتَمَسًا؛ وهو أن تعلن الشركة (ب) عن طلب اقتراح، فتحضِّر الشركة (أ) مُقتَرَحها، ثم ترسله للشركة (ب) التي تُراجعه مع باقي المقترحات التي قدمتها شركات أخرى، وبعدها تختار المقترح الفائز. وتجدر الإشارة إلى أنّه يمكنك تقديم مقترح لم تطلبه الشركة، وذلك بأن تقصدها وتفصِّل لها العمل الذي تريد إنجازه لصالحها. ولكن ذلك غير شائع، فقد لا يكون لدى تلك الشركة نيةٌ لتوظيف أحد لإنجاز ذلك النوع من العمل خلال ذلك الوقت.

الصورة بواسطة Unsplash

كيف تكتب مقترح مشروع: ثلاث نواح عليك أخذها بالحسبان

رغم أنّ محتوى أي مقترح مشروع تجاري يتنوع بوضوح وإلى حد كبير بحسب المشروع، والعميل، والصناعة ذات الصلة؛ فلا يخلو أيٌّ منها من معالجة أمور ثلاثة، هي:

1. بيان المشكلة.
2. الحل المقترَح.
3. معلومات التسعير.

ولتلخيص كل منها بعُجالة، فبيان المشكلة هو الأمر الذي تقدّم خدماتك بوصفها حلًّا له، ويمثل ذلك سببَ حاجة العميل إلى إنجاز العمل في الأصل؛ أما الحل المقترح، فهو خدمتك التي تقدِّم؛ بينما معلومات التسعير، فهي غنية عن الشرح.

ومع أنه من الأفضل أن يكون كل مقترح مشروع مُعدًّا خصيصًا لعميلك، فيمكن إنشاء نماذج لمعظم الأمور التي تغطّيها أثناء إعداد ذلك المقترح. وسنشرح فيما يلي عن كل من الأمور الثلاثة المذكورة أعلاه -التي لا يخلو منها أيّ مقترَح مشروع- بمزيد من التفصيل.

بيان المشكلة

حذارِ من أن يُستغنى عن خدماتك بسبب استخدامك كلمة “مشكلة”، فقد يبدو غريبًا أن تفكِّر في الحاجة إلى الخدمات التي تقدِّم على أنها مشكلة، رغم أنّ التفكير فيها بهذه الطريقة سيساعدك بخصوص مقترَح مشروع تجاري.

فمثلًا، لنفترض أنّ هناك عميلًا بحاجة إلى تصميم جرافيك (جرافيك ديزاين) ليحصل على عناصر متعددة لِوُسوم (مميِّزات) علامة تجارية لصالح شركته؛ فما المشكلة هنا؟ تكمن المشكلة في الافتقار إلى إيسام (تمييز) علامة تجارية احترافي ومتماسك يصوِّر على نحو كامل لكل ما يخص العمل التجاري لذلك العميل. فعندما تصوغ الأمر بهذه الطريقة، فسيتضح بجلاء أنّ هذه مشكلة فعلية.

وإذا كنت حائرًا إلى حد ما حول كيفية التفكير في ذلك من زاوية عملك الخاص؛ فلتعُد إلى تخطيطك الأولي ذي الصلة بعملك، وإلى مستنداتك للعصف الذهني. فما المشكلة التي تتولى حلّها لصالح عملائك؟ ما الحاجة، أو الرغبة، أو الحل، الذي تُقدِّم؟ استخدِم لغةً مشابهةً عند مناقشة بيان المشكلة مع عميلك ضمن مقترح المشروع التجاري خاصتك. حيث ينبغي أن يُركِّز هذا القسم من مقترح مشروعك على توضيح تفهمك للسبب الذي يجعل مشكلة العميل مهمةً بالنسبة له. كما أنك تريد إظهار امتلاكك لفهم واضح لأهمية العمل، وللكيفية التي سيستفيد منها عميلك من اكتمال مشروعه.

ومن الأمور الأخرى التي تريد إظهارها لعميلك، فهي أنك تستوعب احتياجاته الخاصة. ولنعُد إلى المثال الذي طرحنا سابقًا، والخاص بمصمم الجرافيك؛ فإذا كانت العلامة التجارية الخاصة بعميلك مُعاصرةً، واحترافيةً، وقانونية؛ فأنت بحاجة إلى التعبير عن فهمك لأهمية الحصول على عناصر تصميم لشركة العميل تُجسِّد تلك الخصائص. ولكنك لا تحتاج إلى إمضاء وقت في التحدّث حول حاجة الشركات إلى علامة تجارية مواكبة للتطور، لأنّ ذلك ليس الانطباع الذي يسعى وراءه العميل. يمثّل هذا القسم من مقترَح المشروع فرصةً لك لتوضيح استيعابك ليس فقط للمشكلة الحقيقية التي يواجهها عميلك، بل وللطريقة التي يريد التعامل مع الحل وفقًا لها.

الحل المقترح

بالحديث عن الحلول، فالكُرة في ملعبك لتطرح حلولك، وهنا يحين الأوان لتُباهيَ قليلًا؛ وإياك أن تتردد، فأنت بحاجة إلى هذا القسم من مقترح المشروع لتُقنع عميلك المحتمل لماذا أنت الشخص الأفضل على الإطلاق لحل المشكلة، كما تحتاج إلى استخدام هذا المثال لرسم صورة لعميلك عن رؤيتك الخاصة. فصِّل بالتحديد كيف تخطط لاستخدام عملك لحل المشكلة الحالية لذلك العميل، واستغل هذا القسم لتدمج خبرتك بشرحٍ واضح لما تتصوّر حول مشروعه في حال اختار العمل معك.

وبالنسبة للمثال الخاص بتصميم الجرافيك، فقد يبدو هذا نقاشًا حول أيّ نوع من أعمال التصميم سيجسّد روحَ العلامة التجارية الخاصة بالعميل وقصده على أكمل وجه، وكذلك حول ما ستقدِّم، والذي سيساعد العميل على تكوين صورة علامة تجارية أكثر تماسكًا.

معلومات التسعير

يتسم هذا القسم من مقترَح المشروع بالوضوح إلى حد كبير؛ فهنا تفصّل كم ستتقاضى لقاء خدماتك.

احرص على الخوض في تفاصيل حول جدول تسعير -إذا خطَّطت لاستخدام أحدها-، واذكر في هذا القسم أيّ معلومات حول ودائع مدفوعة مُسبقًا في حال طلبتها من العميل، كما يمكنك استخدام هذا القسم لإعطاء تفاصيل حول ما ستقدِّم، وفي أيّ وقت ستفعل ذلك، وعلى كم من المال تتوقع أن تحصل في كل مرحلة وقتية إذا كنتَ تتّبع تلك الطريقة في عملك. ومن البديهي أنه لو كنت تطلب مجرد وديعة، مع إبقاء المبلغ الكامل الذي تستحق إلى ما بعد الانتهاء من عملك، فيمكنك توضيح ذلك هنا أيضًا.

ومن الأمور الأخرى الجديرة ببذل الجهد والوقت في إنجازها، فهي أن تُقسِّم تكلفة خدماتك ضمن سطور منفصلة، فقد يتفاجأ العميل عندما يطّلع على رقم المبلع النهائي الذي تطلب لقاء خدماتك، ولكنك عندما تبيّن له كيف قسَّمتَ ذلك المبلغ (وفقًا لعدد الساعات التي عملت، والأنواع المختلفة للعمل الذي تحتاج إلى إنجازه لكل خطوة، وهكذا دواليك)، فيمكنك إظهار القيمة التي تقدِّم لعميلك المحتمل، وتوضيح أنك تستحق المبلغ الذي تطلب فعلًا.

الصورة بواسطة Unsplash

صيغة مقترح مشروع تجاري

بعد أن تحدثنا عن الجوانب الرئيسة التي يجب أن يغطيها مقترحك؛ فقد آن الأوان للحديث عن أساسيات صياغة مقترحك وبنائه.

تُعَدّ هيكلية مقترح المشروع مشابهةً لتلك الخاصة بخطة العمل التجاري، ولكنَّ من المهم ملاحظة أنهما ليسا الشيء ذاته. لذا أبقِ على استراتيجيتك الداخلية، ونقاشك المُستفيض لرؤية شركتك، وعلى البيانات المالية، خارج مقترحك؛ فالأمر برمَّته هنا متعلق بعميلك، وبالكيفية التي ستساعده وفقًا لها، وليس بتفاصيل عملك عمومًا.

لذا، نقدم لك نموذج مخطط يمكنك العمل على غراره. وتذكَّر أنّ هذا المخطط شامل، أي أنك قد لا تحتاج إلى تضمينه في كل تلك المَحاور، وذلك بحسب عملك الخاص والمشروع الذي تطمح إلى إنجازه.

صفحة العنوان

في البداية، يجب أن يُستهلَّ مقترحُك بصفحة العنوان، والتي ينبغي أن تتضمن اسمك، واسم شركتك، واسم الشركة، والأشخاص اللذَين تقدم لهما المقترَح، وتاريخ تقديمك له.

جدول المحتويات

مع أنه غير ضروري، ولكنَّ تضمنيك في المقترحَ جدولَ محتويات -لغرض إضافة مزيد من التفصيل-، يمثّل لمسةً جميلة، ويساعد في تنظيم مقترحك بالنسبة للقارئ.

الملخص التنفيذي

إذا كان لديك خطة عمل تجاري (ولنقل أنه قد ينبغي أن يكون لديك واحدة تعمل عليها بانتظام)، فيمكنك الاستفادة من ملخّصك التنفيذي الموجود لديك مسبقًا في إعداد مقترح المشروع هذا. وعلى أي حال، ركِّز أكثر على الترويج لعملك هنا، أي أكثر قليلًا من المتوقع في ملخص تنفيذي لخطة عمل.

إنها فرصتك الأولى لجذب القارئ وجعله يقتنع بجدارتك أنت وشركتك، بأن تُؤخدا بالحُسبان لإنجاز هذا العمل. ويمكنك الخوض في بعض التفاصيل حول تاريخ شركتك أو عملك، والخدمات التي تقدّم، وعملائك السابقين، وأي معلومات أخرى قد تظن أنها ستكون مُقنِعة.

الخلفية ووصف المشكلة

بالعودة إلى القسم أعلاه، ستخوض هنا في تفاصيل المشكلة الماثلة، فبينما عليك صياغة فكرة بيان المشكلة والحل المقترَح -عندما يمكنك ذلك- ضمن مقترح المشروع الذي تُعِدّ، يمثّل هذا القسم المكان المحدد الذي يمكنك فيه شرح المشكلة التي يواجهها العميل.

الأغراض والأهداف والنطاق

يمثل هذا القسم -على نحو مشابه للملاحظة المذكورة حول القسم السابق- المكانَ الذي تعطي فيه تفاصيلًا حول الحل الذي تقترح.

ليس هذا فقط، بل يمثّل هذا القسمُ المكانَ الذي يمكنك فيه صياغة “السؤال” الكامن وراء الحل الذي تقترح. فصِّل في كيفية مقاربة خطتُك للمشكلةَ، واذكر الخطوات التي ستتخِذ، والموارد التي ستوظِّف، والعملية التي ستمر فيها. ومن الواضح أنّ التفاصيل المطلوبة هنا ستتنوع كثيرًا بحسب المجال، أو الصناعة ذات الصلة، ولكن يمكنك هنا تحديدًا توضيح كيف ستُنجز عملك في حال اختار العميل توظيفك.

وعلى سبيل الملاحظة، احرص على تقليل استخدام المصطلحات، والخصائص المميزة للمجال، أو الصناعة ذات الصلة، أي لا تكشف كل المعلومات التي سيكون عميلك مهتمًا بها. كما ستتنوع التفاصيل وفقًا للمجال أو للصناعة ذات الصلة، ولكنك لا تريد المخاطرة في فقدان الاهتمام بمقترحك عبر الخوض في تفاصيل شاملة لن يكون العميل مهتمًا بها (أو لن يفهمها حتى).

المؤهلات

بينما قد تكون عرَّجتَ على خبرتك السابقة في الملخَّص التنفيذي الذي تحدثنا عنه أعلاه، يمثّل قسم المؤهلات هذا مُتّسعًا يتيح لك الخوض في مزيد من التفاصيل التي تجعل منك الشخص المناسب لإنجاز العمل. فهل درستَ في مؤسسة تعليمية مرموقة لديها برنامج رصين ضمن مجال عملك؟ أو خضعت لتدريب داخلي مع إحدى الشركات أو الجهات المؤثّرة ذات السمعة الحسنة؟

ولْتقدّمْ أيضًا معلومات حول الوقت الذي أمضيت في عملك هذا، وحول التعليم الإضافي الذي انخرطتَ فيه، والجوائز أو الأوسمة التي تلقّيت، وأيَّ معلومات أخرى تعتقد أنها ستعزز فرصتك.

المتطلبات والجدول الزمني

قد يكون هذا القسم طويلًا أو موجزًا، وذلك بحسب نطاق المشروع. فقد يتضمن مجرد تاريخ نهائي لتحقيق النتائج المتوخاة، أو قد يمثل جدولًا مُفصّلًا يناقش ما سيُنجَز وفي أي وقت، ومتى ستعقد لقاءات بغرض التواصل، وهكذا دواليك.

احرص على أن تكون واقعيًا في هذا القسم، فليس من الجيد المبالغة في الوعود دون الوفاء سوى بالقليل منها. فرغم أنك قد ترغب في إثارة إعجاب عميلك بقدرتك على إنجاز العمل بوقت أقصر من المنافسين، لكنّ الخطر الذي قد يهدد علاقتك بذلك العميل (وسمعتك ككل) -في حال فشلت في إكمال المشروع بحلول الموعد النهائي المحدد-، أهم بكثير من مجرد حصولك على العمل المحتمل، والذي قد تتعثر في إنجازه خلال الوقت المحدد.

بالإضافة إلى ما سبق، يمكنك وضع قسم خاص بالمتطلبات هنا، والذي يتضمن أي شيء تحتاج إليه من العميل المحتمل لإكمال المشروع. فقد تحتاج مثلًا للولوج إلى موقعه الإلكتروني للعمل عليه، أو إلى دخول أبنية شركته خلال أوقات أو أيام محددة.

ميزانية المشروع

يقع هنا مكان “معلومات التسعير” ضمن مقترح مشروعك، إضافةً إلى المعلومات الخاصة بطريقة الدفع التي تقبل، وأي معلومات أخرى ذات صلة.

ومثلما ذكرنا سابقًا، فقد يكون هذا القسم مُسهَبًا أو موجزًا، بحسب الجدول الزمني الخاص بإنجاز العمل، وطريقة الدفع التي ترغب فيها. فقد يكفي أن تُعَنوِن هذا القسم “ملخص الرسوم”، أو قد ترغب في تقسيمه تحت عنوان “جدول الرسوم” لتعرض فيه كم ستتقاضى وميعاد ذلك.

الموظفون وأصحاب المصلحة

إذا كان أنت، أو شخص غيرك ضمن فريقك، من سيتولى حل المشكلة المحدَّدة، فستذكر ذلك في هذا القسم، وقد يُنجز ذلك بعمل قائمة بسيطة بالأشخاص الذين سيشتركون في إكمال المشروع، إضافةً إلى أيّ معلومات أخرى حول الهيكلية الإدارية المهم تضمينها هنا.

الجوانب القانونية

إذا كان هناك جوانب تتطلب الحصول على تراخيص أو تصاريح، فلتورِد في هذا القسم المعلومات المهمة حول الأمور القانونية؛ أمّا إذا لم يكن ذلك ينطبق على المجال أو الصناعة التي تعمل فيها، فيمكنك إلغاء هذا القسم نهائيًا من مقترحك.

الصورة بواسطة Unsplash

الرقابة والتقييم

ما الذي يحتاج إليه العميل المحتمَل للتأكد من سير المشروع بسلاسة، ومن إكماله في الموعد المحدد؟ هذا ليس كل شيء، بل ماذا يعني “إكمال” جوانب معيّنة من المشروع، أو كيف يبدو ذلك؟

ستودّ مناقشة هذه الجوانب في هذا القسم من مقترح المشروع الخاص بك. احرص على الدقة أثناء ذِكر ما ستنجِز، وفي أي وقت، وكيف يمكن لعميلك تحديد ما إذا أُكمِلَت كل مرحلة على نحو مُرضٍ بالنسبة له.

مخاطر تولي المشروع

من الواضح انطباق هذا القسم على مجالات أو صناعات معيّنة دون غيرها، لأن بعضها ذو مخاطر عالية بطبيعته. فإذا كنت تقدِّم خدمات تصميم الجرافيك -كما في المثال الذي ذكرنا بدايةً- فلا يتضمن هذا العمل خطرًا مرتبطًا بالمدة الزمنية. ولكن، إذا كنت تتعامل مع مواد فيزيائية، أو بيانات حساسة، أو أنواع معينة من الملكية الفكرية، فستحتاج إلى تفصيل تلك المخاطر في هذا القسم.

معايير النجاح

عرَّجنا في القسم الخاص بالرقابة والتقييم أعلاه، على أنك ستحتاج إلى توضيح معايير إكمال العمل المطلوب منك؛ أما هنا، فعليك توضيح ذلك بخصوص إكمال المشروع النهائي ككل. فصّل هنا معايير نجاح العمل النهائي التي ستقدّم، والنتيجة التي سيحصل عليها العميل، كما يمكنك تقسيم معايير النجاح إلى خطوات متعدِّدة -إذا كان ذلك مطلوبًا- ما دام مُحتملًا ألا يكون لديك سوى القليل من الجوانب التي -في حال تحقيقها- تؤشِّر إلى النجاح وإكمال المشروع.

يمثل هذا طريقةً يهتدي بها العميل لتحديد ما إذا كنتَ قد أنجزت العمل الذي اختارك له، كما يمثل ضمانةً بالنسبة لك، لأنك إذا استوفيتَ معايير النجاح التي اتفقتما عليها، فيمكنك أن تثبت بوضوح إكمالك للمشروع على النحو المتفق عليه بينكما.

التصديقات والخطوات التالية والمزايا والملاحق

قد تحتاج إلى إرفاق معلومات تكميلية نهائية، وذلك بحسب مقترحك والمجال الذي أنت جزء منه.

إذا كان المشروع قد مُنِح المصادقة أو التأييد من أشخاص رئيسيين، فأورِد أسماءهم هنا، وأضف معلومات الاتصال الخاصة بهم. كما يمكنك إضافة قسم تحت عنوان “الخطوات التالية”، لتشير فيه إلى ما على متلقّي المقترح فعله للاتصال بك.

بوسعك العمل أيضًا على قسم “مزايا” نهائي. فمثلما يفيد قسم “الخطوات التالية” في الدعوة إلى العمل، فسيتيح لك قسم المزايا فرصةً واحدةً أخيرة لبيع خدماتك للزبون المحتمل. وهنا لا تتردد، بل قدّم نقاشك الأكثر إقناعًا حول السبب الذي سيجعله يختارك لتنجز له العمل بدلًا من المنافسين (دون أذيّتهم بكلامك). كرِّر ذِكر ما يجعلك الخيار الأفضل، والرؤية التي لديك عن مشروعهم، والأسباب التي تسمح لخبرتك، أوعملك السابق بإظهار مهارتك، ومدى مناسبتك للمشروع.

ثم اختتِم مقترح المشروع بمُلحَق إذا دعت الحاجة. وإذا كان بحوزتك مواد داعمة تحتاج إليها لتعزز موقفك (مثل: دراسات بحثية، وإحصاءات، واقتباسات خارجية، ومعلومات مالية، وما إلى ذلك)، فأرِفق ملحقًا، ودعِّم مقترحك بتلك المعلومات.