تتعدد مهامها لتصل إلى أغلب أقسام الشركة، والتي تؤثر بشكل مباشر على عمليات الإنتاج كتوريد المواد أو بشكل غير مباشر كتوريد حواسيب الموظفين الإداريين، يجب على إدارة الشركة إعداد هيكل تنظيمي تعمل ضمنه أقسام إدارة المشتريات وفق ما يسرع الأداء ويخفض التكاليف.
1. إدارة موازنة الشراء
يتحمل الفريق المختص مسؤولية تنظيم الموازنة بين الرصيد المالي الممنوح من قبل الإدارة المالية للشركة، وأولويات الشراء المطلوبة من قبل الأقسام. فلا بد من وضع خطة تنظم عمليات الشراء خلال فترة محددة، ويجب أن تكون الخطة مرنة قابلة للتعديل في حال حدوث تغير مفاجئ في أهداف أو نشاطات الشركة في الخطط اليومية أو الشهرية، وهو ما يبرر متانة العلاقة بين إدارة المشتريات والإدارة المالية المسؤولة عن التدفق النقدي الإجمالي.
2. التفاوض مع الموردين
يقع على عاتق إدارة المشتريات إدارة المفاوضات مع المورّدين وتحديد المورّد الأفضل، والقيام بالمهام المطلوبة. يمكن للفريق المختص التعامل مع الموردين إلكترونيًا، حيث يعتمد الطرفان على الوسائل الإلكترونية للمفاوضة، كالمتاجر الإلكترونية لعرض المنتجات، وبرامج المحادثة الكتابية، أو برامج محادثات الصوت والفيديو.
3. إدارة التكاليف
تعتمد الشركة على الموظفين المسؤولين في إدارة تكاليف شراء المستلزمات الخاصة بعمل الشركة، وتخفيض تكاليف الشراء إلى الحد الأدنى من خلال البحث عن العقود الأقل تكلفةً وبالجودة المناسبة للعمل. يمكن الاستعانة بمحاسب أو أكثر متخصصين بمجال المشتريات في حال كانت عمليات الشراء معقدة، وتستدعي وقتًا وجهدًا كبيرين في تنفيذها، حيث يتيح تخصيص المحاسب في تسريع تنفيذ الإجراءات المالية اللازمة للشراء.
4. تحديد كمية الشراء
يتوجب على فريق إدارة المشتريات تحديد الكميات المناسبة من المواد لتأمينها بأقل التكاليف، بالاتفاق مع فرق التخزين والإنتاج لضمان عدم تأثر مهامهم بتقديم أو تأخير زمني مرتبط بقرارات الشراء.
تعتمد الكمية التي تحددها الفرق المختصة على احتياجات فريق الإنتاج من المواد الأولية اللازمة، وطبيعة المواد التي يؤدي تخزينها الطويل إلى تلف أو عيب، والمخزون الموجود مسبقًا عند تقديم طلبات الشراء، إضافةً إلى المبيعات المتوقعة خلال الفترة المقبلة.
5. إدارة أوامر الشراء
تتضمن مهام إدارة المشتريات معالجة أوامر الشراء التي تمثل المستندات الورقية أو الإلكترونية المرسلة إلى الموردين، بغرض الحصول على المواد الخام أو السلع أو الخدمات. تتضمن أوامر الشراء تحديد طبيعة وكمية وسعر وشروط الشحن، والدفع لما تسعى الشركة لشرائه.
6. إتمام عمليات الشراء
لإتمام عمليات الشراء، لا بد للفريق من تتبع أوامر الشراء، وخاصةً في حال وجود عمليات شحن تتطلب شركة متخصصة لا علاقة لها بالمورد، إذ قد تتحمل إدارة المشتريات مسؤولية إيصال المقتنيات إلى الشركة وفق الشروط الموضوعة في أمر الشراء، إضافةً إلى القانون الداخلي المنظم لأعمال الشركة.
7. إدارة المخازن
يمكن للشركات إسناد إدارة المخازن والمشتريات إلى نفس الفريق، في حال كان هناك تواصل مستمر بين موظفي التخزين وموظفي المشتريات. وذلك من خلال تطوير الهيكل الإداري للشركة بما يتوافق مع دمج مهام إدارة مشتريات ومخازن الشركة؛ بهدف تخفيض الإجراءات الروتينية، وتحقيق مستويات إنجاز أعلى بما يتعلق في إدارة الشراء والتخزين.
8. إدارة العقود
عادةً ما تلجأ الشركات إلى دمج قسم العقود الشرائية مع قسم المشتريات، لتسريع عملية توريد المواد وتسليمها لفريق إدارة المواد والمخازن. يمكن من خلال توحيد مهام إدارة العقود والمشتريات تسوية جميع الأمور القانونية، والإجراءات الفنية اللازمة للشراء دون الرجوع للفرق الأخرى في الشركة.
winadmin