كيفية كتابة تقرير عمل رسمي

اتبع هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة لإنشاء تقرير عمل احترافي:

1. خطط قبل أن تكتب

تعامل مع تقرير الأعمال الرسمي كما تتعامل مع المشروع. قبل أن تبدأ في تجميع البحث وتدوين الأقسام ، خطط بالضبط لما تريد تحقيقه. عند القيام بذلك، سيكون لديك فرصة أفضل لإنشاء تقرير بأسلوب واضح وبسيط.

2. تحقق من وجود تنسيق داخلي

قد يكون لدى الشركة التي تعمل بها بالفعل تنسيق محدد لتقارير الأعمال الرسمية. تحقق من كتيب شركتك company handbook أو اسأل الشخص الذي يريد التقرير لمعرفة ما إذا كان هناك تنسيق معين يجب عليك استخدامه. سيساعد استخدام التنسيق المحدد في جعل تقريرك يبدو أكثر احترافية.

3. أضف عنوانًا

قد تحصل على عنوان التقرير من الشخص او الجهة التي طلبت كتابة التقرير أو يمكنك كتابته بنفسك. تأكد من أن العنوان واضح ومرئي في بداية التقرير. يجب عليك أيضًا إضافة اسمك وأسماء الآخرين الذين عملوا على التقرير وتاريخ كتابته.

4. اكتب جدول محتويات

يجب أن تتبع صفحة جدول المحتويات صفحة العنوان والمؤلفين. تعد صفحة جدول المحتويات ضرورية لتقرير رسمي طويل ومعقد. على الرغم من أن هذه الصفحة تأتي في بداية التقرير ، إلا أنه يجب كتابتها أخيرًا عند الانتهاء من التقرير. اكتب عناوين الأقسام تمامًا كما تظهر في كل قسم من التقرير وتأكد من تطابق أرقام الصفحات أيضًا.

5. أضف ملخصًا أو موجزاً

يلخص الملخص النقاط الرئيسية لتقرير الأعمال الرسمي. قد يكون من المفيد للقارئ أن يكون لديه هذا القسم ، لكنه ليس إلزاميًا، خاصة إذا كان تقريرك قصيرًا. و من الأفضل أن تسأل الشخص الذي طلب تقرير العمل عما إذا كان يفضل وجود ملخص للتقرير. وعلى الرغم من أن الملخص يأتي في بداية التقرير، إلا أنه يجب عليك كتابته أخيرًا، مع صفحة المحتويا ، بحيث يمكنك تضمين ملاحظات من الاستنتاجات والتوصيات التي ستقوم بكتابتها فى التقرير.

يجب أن يخبر الملخص القارئ عن النتائج التي توصلت إليها اعتماداً على نقاط من استنتاجاتك التي كتبتها فى التقرير. ومن المهم أيضًا إلقاء نظرة عامة موجزة على ما سيجده القارئ في التقرير. فقد يكون لدى مديرك الوقت الكافي فقط لقراءة ملخص التقرير، لذلك يجب أن يتم وصف النقاط الرئيسية الموجودة في التقرير.

6. اكتب مقدمة

سيوضح هذا القسم سبب كتابة التقرير بالتفصيل. يجب أن تتناول المقدمة الغرض من التقرير ومعلومات أساسية عن الموضوع الذي تكتب عنه. قم بتضمين أي تعريفات ولخص الحجة الرئيسية.

7. حدد منهجيتك

يجب أن يشرح قسم المنهجية methodology للقارئ طرق البحث التي اخترتها لإنشاء هذا التقرير ، مثل استخدام طريقة نوعية أو طريقة كمية أو مزيج من كليهما. يجب أن يكون هناك مبررًا واضحًا لسبب اختيارك لاستخدام طرق معينة.

8. اعرض النتائج التي توصلت إليها

هذا القسم هو المكان الذي يجب أن تقدم فيه نتائج بحثك. من المهم تقديم نتائجك بشكل منطقي وموجز مع التأكد من تضمين معلومات كافية لإثبات أنك بحثت في الأمر بدقة.

تتمثل إحدى طرق تسهيل قراءة النتائج في استخدام العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والترقيم لتنظيم كل شيء. يمكنك اختيار عرض النتائج الخاصة بك على شكل قائمة نقطية bullet points أو بمساعدة جدول. يمكنك أيضًا اختيار عرض النتائج التي توصلت إليها مع الرسوم التوضيحية والرسومات – مثل الرسوم البيانية – ولكن تأكد من أن هذه الرسومات مناسبة للتقرير.

9. اختتم بخاتمة وتوصيات

في هذا القسم، ستقدم تقييمك للنتائج، ثم تقدم توصيات للعمل. فإذا أضفت أي أهداف، فيجب عليك إضافة معايير محددة تقيس تقدمك نحو تحقيق الأهداف. يجب أن يخبر كل هدف أو اسلوب أو خيار مقترح القارئ كيف سيؤثر على المنظمة.

10. إضافة المراجع والتذييلات

قم بتضمين جميع المصادر التي استخدمتها لكتابة التقرير. يمكن أن يشمل ذلك المجلات الدورية periodicals أو المقالات أو الكتب الموجودة علي الانترنت. قم بترتيب المصادر في قائمة أبجدياً. و يمكنك أيضًا تضمين جميع المواد التي تدعم التقرير، وقد تشمل هذه المواد الاستبيانات والخرائط والملاحظات والملخصات والمخططات والجداول والرسوم التوضيحية وغيرها. قم بتسمية كل ملاحظة وخريطة ووثائق أخرى بحرف بحيث يمكنك الرجوع إليها بوضوح في التقرير.

11. تدقيق

بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير الخاص بك، قم بمراجعته للتأكد من خلوه من أي أخطاء نحوية أو إملائية، مما سيجعل تقريرك أكثر مصداقية. علاوة على ذلك، كن واضحًا ومختصرًا عند الكتابة. تجنب الكلمات المعقدة واللغة العامية. ومن المقبول استخدام المصطلحات الفنية المناسبة للصناعة التي تعمل بها  ولكن تجنب الإفراط في استخدامها. وتأكد من أن الكتابة تتدفق من قسم إلى آخر من أقسام التقرير، خصوصاً إذا كان هناك أكثر من مؤلف واحد في التقرير.