طريقة العصف الذهني هي استراتيجية منتجة في جميع الأحوال لكن تختلف الفائدة التي يمكنك الحصول عليها من هذه العملية تبعًا للعديد من العوامل. إليك أبرز عوامل نجاح العصف الذهني التي يجب أن تصطادها في جميع لقاءات واجتماعات فريقك:
أولًا: حدّد المشكلة بدقة
كما ذكرنا فإن جوهر نجاح طريقة العصف الذهني هو تحديد مشكلة واحدة دقيقة والحرص ومتابعتها خلال كامل الاجتماع. تشتيت الأفكار والتبحّر في مشاكل ثانوية أخرى سيقوّض فائدة العصف الذهني إلى حدٍّ كبير ولن تكون سعيدًا جدًا بالنتائج التي ستحصل عليها.
ثانيًا: ابتعد عن النقد
نحن هنا نتكلم عن كلا نوعي النقد؛ النقد البنّاء والنقد الهدّام، لا يجب أن يكون هناك أي شكل من أشكال النقد في اجتماعات العصف الذهني، بل هناك أفكار واقتراحات ومناقشة إيجابيّة لانتقاء الحلول الأفضل.
ثالثًا: تنوع المشاركين
التنوع يجب أن يكون المكوّن الرئيسي في اجتماعك، لا تقتصر فقط على الأفراد المتخصصين في مجال المشكلة المطروحة، بل حاول أن يتضمن فريقك كافة الأفراد الذين يعملون أو يمتلكون خبرات مرتبطة بالمشكلة، قد يغدوا هؤلاء الأفراد مصدرًا ثمينًا للأفكار الإبداعية، ففي بعض الأحيان تأتي الأفكار من مصادر غير متوقعة إطلاقًا.
أمثلة على تطبيق استراتيجية العصف الذهني
بعد استعراضنا للاستراتيجيات والعناصر المختلفة التي تتضمنها طريقة العصف الذهني سنورد فيما يلي مثالًا توضيحيًّا بسيطًا بحيث تتمكن من تجميع شتات الأفكار والخروج بفهم سليم قويم لمبادئ العصف الذهني وكيفية توظيفه في مشاريعك أو أعمالك. سنتناول في مثالنا المفصل استراتيجية العصف الذهني عن بعد التي ذكرناها سابقًا:
طبيعة المشكلة
لنفترض أنك مدير قسم التسويق الخاص بشركة تملك تطبيقًا خاصًا بالاسترخاء والرياضة، تعمل الشركة بكافة أقسامها عبر آلية العمل عن بعد. هناك العديد من العملاء الذين يستعملون النسخة المجانية للتطبيق، لكنهم لا يملكون أي نية أو دافع للدفع من أجل تطوير التطبيق إلى النسخة المدفوعة. أنت تبحث عن حل لهذه المعضلة، وحان الوقت لاجتماع عصف ذهني عن بعد مع أفراد طاقمك.
يمكننا تلخيص المشكلة السابقة في السؤال التالي: ما هي الاستراتيجيات التي يمكننا توظيفها لتحفيز العملاء على الاشتراك بالنسخة المدفوعة للبرنامج؟
خطوات العصف الذهني
بعد انتقائك لبرنامج الاجتماع عن بعد المناسب وتحديد موعد الاجتماع، ترسل إيميلًا إلى الأفراد المشاركين في الاجتماع، تتضمن هذه الرسالة ما يلي:
- المشكلة التي يجب حلها أو طرح أفكار مناسبة لحلها.
- موعد الاجتماع المقرر والبرنامج المُعتمد للاجتماع.
- الملفات أو البيانات التي يجب أن يطّلعوا عليها قبل الاجتماع، والتي قد تكون دراسات أو إحصائيات أو مقالات أو غيرها.
- تخصيص مدة لا تقل عن نصف ساعة قبل اللقاء للتفكير في المشكلة بعمق.
تريد أن يكون الاجتماع الأول لحل هذه المشكلة صغيرًا وحددت العدد المناسب وهو 6 أشخاص بما فيهم أنت. وكان من بين الأفراد المشاركين كل من: مسؤول المحتوى ومدير التسويق الرقمي ومصمم تجربة المستخدم ومسؤول طلبات العملاء وأخيرًا مدير الإنتاج. مزيج متنوّع من مختلف الأقسام المتعلقة بالمشكلة.
المرحلة الأولى
في يوم الاجتماع حددت قواعد الاجتماع التي تتضمن أهم مبادئ العصف الذهني التي يجب مراعاتها، وبعض الأدوات التي قد تحتاجها، مثل برامج الكتابة والاستعراض من أمثلتها برنامج: Miro وStormboard وMURAL. والتي تتيح لك ولسائر أفراد الفريق إمكانية استعراض الملاحظات وكتابة الأفكار عن بعد.
المرحلة الثانية
تبدأ الاجتماع بطرح السؤال المركزي: كيف يمكننا دفع العملاء لشراء التطبيق؟ وتمنح الأفراد 5 دقائق للتفكير في السؤال وتدوين الأفكار المتعلقة بالمشكلة، ستكون هذه الخطوة إحماء للمناقشة الرئيسية. ثم ولمدة 10 دقائق يتكلّم الأفراد بالأفكار التي تجول في خاطرهم ويدون آخرون الملاحظات حول تلك الأفكار. وكما ذكرنا لا مجال للنقد هنا، فقط الملاحظة والتدوين.
ثم تمنح الأفراد 10-20 دقيقة للتفكير في الاقتراحات التي قُّدمت ومن ثم 5 دقائق لطرح أي أفكار جديدة قد يبنيها بعض الأفراد بعض استراض والاستماع إلى اقتراحات الآخرين.
المرحلة الثالثة
يجب على الفريق تدوين جميع الأفكار المطروحة على شكل خريطة أفكار ضمن البرنامج المساعد وعرضها للجميع، ومن ثم بعملية تصويت أخيرة يتم انتقاء الحل المثالي والذي يجتمع عليه غالبية المشاركين.
هذا كان مثالًا عمليًا بسيطًا لكيفية إدارة اجتماع عصف ذهني مع أفراد طاقمك. إن لم تكن تملك خبرةً كافية في وضع وإدارة خطط العمل فبإمكانك الاعتماد على بعض الخبراء المتخصصين في هذا المجال، ومنصة مستقل قاعدة ممتازة لاقتناص هؤلاء الخبراء، يمكنك البحث في مشاريع أعمال وخدمات استشارية لإيجاد المتخصص المناسب لهذه المهمة.
winadmin