إنّ للاتصالات أهميّة واضحة وضرورة ملحّة في إدارة الأعمال، فإن الاتصال الفعال بصورة عامة بين الأفراد داخل المجموعة الواحدة أو بين المجموعات المختلفة يحقّق تقدّماً ونموّاً واضحاً للأفراد والمجموعات، فهو يمكّن المدير من تحليل الأمور والمعضلات بطريقة سلمية والتوصّل للنتائج الحلول الصحيحة والمناسبة، وممّا يجدر قوله أنّ أخطاء التواصل قد تؤدّي إلى نتائج مكلفة قد تذهب بمؤسّسة العمل إلى مذاهب سيّئة.
مفهوم الاتصال الإداري
عملية الاتصال بشكلٍ عام تعني تبادل المعلومات من أجل إحداث تغيير في سلوك الآخرين، وهي عملية تتطلب وجود مرسل ومستقبل وبيانات لإرسالها ووسط ناقل، وبذلك هي عملية تبادل المعلومات بين طرفين أو أكثر وذلك في محاولة من كلّ طرف للتأثير على الطرف الآخر وفرض السيطرة عليه، ووفقا لما يعرفه خبراء العلاقات العامة فهو طريقة لتبادل وجهات النظر بين طرفين تجمعهما مصالح مشتركة بهدف تحقيق أهداف ورغبات كلٍ منهم.
أهداف الاتصال الإداري
كما ذكر سابقاً يمكن القول بأن الهدف الأساسي من عملية الاتصال هو التأثير على النشاطات المختلفة داخل المؤسسة، كما أنها عملية ضرورية من أجل تطوير وتحسين اتجاهات الأفراد وذلك بتزويد كلٍ منهم بالمعلومات الضرورية للقيام بعملهم، مما يضمن الإنجاز في العمل والرضا عن النتائج بتحقيق الأهداف للأشخاص العاملين والمؤسسة ككل.
في حال غياب عملية الاتصال سوف تصبح عملية التنظيم غير مجدية، حيث إنّه من الضروري توصيل المعلومات التي يتوقّف بناء القرارات عليها ومن ثم توصيل القرارات مع الشرح اللازم لها.
عملية الاتصال
تعتبر عملية الاتصال ذات اتجاهين بالإنجليزية(two way process)، وذلك يعني أنّ كلّ فرد في عملية الاتصال هو المرسل والمستقبل للبيانات، وبذلك نخلص إلى أنه لإتمام عملية الاتصال يجب وجود ثلاثة عناصر أساسية وهي: المرسل، والمستقبل، والرسالة (البيانات).
- المصدر: بالإنجليزية (source) وهو العنصر المرسل للبيانات وقد يكون شخصاً واحداً أو مجموعة من الأشخاص، أو قد يكون كتاباً، أو تلفازاً، أو حاسوباً أو غيره، ويفضّل أن يكون المصدر ذا ثقة عالية حتى تؤخذ معلوماته بجدية أكبر وبالتالي تكون عملية الاتصال فعّالة أكثر.
- الترميز: بالإنجليزية (encoding) هي عملية توضيح الرسالة أو البيانات المرسلة، عن طريق استخدام لغة أو إشارات معيّنة ذات دلالات متفق عليها لتسهيل فهم الرسالة.
- الرسالة: بالإنجليزية (message) وهي المعلومات والبيانات التي تعتبر موضوع عملية الاتصال، ويمكن أن تنقل شفوياً أو تكتب.
- وسيلة الاتصال: بالإنجليزية (the channel) ومن الممكن أن تكون مرئيّة، أو كتابيّة، أو سمعيّة أو جميعها، ومن المفضّل اختيار الطريقة المناسبة لإرسال الرسالة، وذلك بالاعتماد على طبيعة العمل وطبيعة الأفراد وموضوع الرسالة، كما يجب الأخذ بالاعتبار تكلفة وسلة الاتصال وسرعتها.
- المستلم: بالإنجليزية (receiver) وهو الشخص أو مجموعة الأشخاص الذين سيقومون باستلام الرسالة.
- تحليل الرسالة وفهمها: بالإنجليزية (decoding) وهي عملية فكّ رموز الرسالة أو ترجمتها، وتحليل محتوى الرسالة ويتمّ ذلك من قبل الطرف المستلم للرسالة، وبالطبع إن كان هناك توافق بين المرسل والمستقبل للرسالة فإنّ فهم الرسالة والمقصود بها سوف يكون أسهل وأدق.
- التغذية الراجعة: بالإنجليزية (feedback) وهي عمليّة ردّ المستقبل على المرسل، ويمكن أن يكون الرد فقط بأنّه قد استلم الرسالة بشكل صحيح، أو أنّ الرسالة قد تمّ فهمها والاستفادة منها، ويختلف بالطبع هذا الرد تبعاً للموقف.
- التشويش: وهي المؤثرات الخارجية التي قد تعرقل وصول الرسالة بشكلها الصحيح وبالتالي عدم فهمها كما يجب، وقد يؤدي ذلك إلى نتائج عكسية، ومثال ذلك صوت الآلات في المصانع، أو مؤثرات بيئيّة مثل المسافات الطويلة أو الوقت، ويمكن أن تكون مؤثرات إدراكية مثل: الفهم والميول أو العوامل الحضارية بين المرسل والمستقبل.