العناصر الأساسية الواجب توافرها في برنامج إدارة مشتريات الشركة

أصبح من الضروري لكل شركة مهما كان حجمها، امتلاك نظام إدارة مشتريات إلكتروني يساعد في إتمام عمليات الشراء من الموردين، وهنا يقع على عاتق الموظفين معرفة كيفية تطوير إدارة المشتريات، والتواصل مع القسم البرمجي ومديري الشركة لوضع هذا التطوير حيز التنفيذ.

1. إدارة الطلبات Indent Management

تتضمن إدارة الطلبات في نظام إدارة المشتريات، إنشاء طلبات الشراء اللازمة، وتقدير ما يجب طلبه من الموردين والقيام بالإجراءات اللازمة عبر البرنامج للحصول على موافقة الشراء.

2. إنشاء طلبات تقديم العروض RFP Management

لا بد من تضمين أدوات قادرة على إنشاء طلبات تقديم عروض Request for Proposal والتي تتضمن أدنى متطلبات القبول وفق بيانات المنتج، إضافةً إلى المواصفات التقنية والمالية الإضافية المطلوبة للشراء من المورد.

3. تقديم العروض BID Submission

تُحّضَر العروض اللازم تقديمها في هذا الجزء من البرنامج إضافة إلى إيداع العربون النقدي Earnest Money Deposit، وتقديم العرض الكلي بالمواصفات المطروحة.

4. فتح العروض وتقييمها Opening & Evaluation

يطّلع الفريق المختص من خلال البرنامج على محتويات العروض المقدمة من قبل الموردين وتقييم المطلوب وفق المتطلبات الدنيا إضافة إلى الصفات التقنية والتجارية للمواد أو الخدمات.

5. المزاد الالكتروني e-Auction

يمكن للفريق طلب جزء من البرنامج لاعتماد أسلوب المناقصات والمزايدات في شراء المواد والخدمات، حيث يحضر العارض المزاد الإلكتروني في محاولة لكسب الصفقة سواء كانت مزايدة أو مناقصة.

6. اختيار المورد وإنهاء الإجراءات Vendor Selection & Finalization

يحدد الفريق المختص بعد تقييم العروض والانتهاء من المزاد -في حال اعتماده- باختيار المورد الأفضل استنادًا لما قُيِّم في العروض. ويسمح البرنامج بإصدار أمر الشراء Purchase order، الذي يلزم الشركة بدفع المستحقات اللازمة للمورد لأداء مهامه.

كما يجب أن يتيح البرنامج تحرير مستند الالتزام الأولي Letter of Intent الذي يلزم المورد بالقيام بالأعمال المطلوبة من قبل الشركة، وهو الملف الذي يحدد الشروط الأساسية للصفقة.

7. إدارة الموردين Vendor Management

تشمل عملية إدارة الموردين إنشاء قاعدة بيانات تتضمن جميع من تتعامل معهم الشركة لتزويدها بمواد أو منتجات أو خدمات مهما كان نوعها، كما يقوم فريق المسؤول بتقييم عمل المورد وفق البرنامج استنادًا للوائح الداخلية الموجودة في الشركة.

8. إدارة العقود Contract Management

تشكل إدارة العقود إلكترونيًا أحد أهم الوسائل التي تسهل عمل الفريق المسؤول، لما تتضمنه العقود من تفاصيل دقيقة قد تؤثر على سير عملية الشراء بشكل كلي أو جزئي. عند أتمتة إدارة المشتريات وفق برنامج حاسوبي، يصبح الخطأ البشري في إدارة العقود أقل أثرًا، فلا بد أن يكون البرنامج قادرًا على تتبع الشؤون العقدية بدقة.