لقد تحول قسم كبير من مجال العمل التجاري إلى عمل عن بعد جزئيًا أو كليًا، وعندما تتوزع الشركة في عدة مواقع، فمعنى ذلك أن الاجتماع الذي تريد الترتيب له سيكون افتراضيًا بالضرورة، ويمكن للاجتماعات عن بعد أن تكون بمستوى الإنتاجية والإدماج ذاته الخاص بالاجتماعات الحقيقية، بشرط أن تدار بفعالية.
سيساعدك اتباع بعض أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية -التي سنعرضها أدناه- في تحقيق أقصى استفادة من وقتك الافتراضي الذي تكرسه للتواصل مع أعضاء فريقك.
أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية للفرق والقادة
بصرف النظر عن نوع الاجتماع الذي تديره، إليك كيفية تحقيق استفادة من الاجتماعات عن بعد، سنطلعك في البداية على بعض أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية التي تنطبق على جميع أنواع عمليات التواصل الافتراضية، ثم سننتقل إلى الأنواع المختلفة للاجتماعات الافتراضية، وبعض أفضل الممارسات الخاصة بكلٍ منها.
- شجع المشاركين على تشغيل كاميراتهم: تحقق مكالمات الفيديو إدماجًا أكبر للمشتركين في الاجتماع الافتراضي إذا تمكنتَ من رؤية وجوههم، لذا شغّل كاميرتك واطلب من الآخرين فعل الأمر ذاته.
- أطفئ الميكروفون: هناك قاعدة معمول بها في المكالمات الجماعية، تقتضي إطفاء المايكروفون ما لم تكن أنت المتكلم، وذلك لتجنب صدى الخلفية المزعج.
- ليكن لديك دفتر لتسجيل الملاحظات ومتعقب للوقت: اطلب من المشاركين التطوع للمساعدة في إبقاء الاجتماع على المسار المرسوم له مسبقًا، واكتب ملاحظات حول النقاط التي تُنَاقَش فيه.
- حافظ على جدول زمني قابل للإدارة: يساعدك وضع حدود زمنية قابلة للتحكم فيها والالتزام بها على تجنب شعور الإرهاق المكروه الذي يسببه برنامج زووم Zoom، والذي بتنا نعرفه اليوم.
- كرّس بضع دقائق في مستهل الاجتماع لكسر الجليد: ابدأ اجتماعك بفقرة تَحقُّقٍ مخطط لها للاطلاع على أخبار المشاركين فيه، وحافظ على عمليات التواصل الشخصي تلك التي قد تتأثر سلبًا بالنسبة لأعضاء فرق العمل المتوزعين على مناطق مختلفة.
- أعلِم المشاركين مسبقًا في حال كنت تسجل الاجتماع: يمثل ذلك لفتة تتسم باللباقة، ولكن أهمية الإعلام لا تقتصر على ذلك، بل يساعد المشاركين في الاجتماع -الذين يعملون من مناطق زمنية مختلفة- في معرفة الاجتماعات التي عليهم حضورها مباشرةً، وتلك التي يمكنهم الاطلاع عليها مسجلة في وقت لاحق.
- ضمّن في جدول الاجتماع فترات استراحة: من الضروري في الاجتماعات الطويلة خصوصًا أن يُعطَى المشاركون استراحات، وأن يتمكنوا من الابتعاد عن شاشاتهم لبعض الوقت، وتبرز أهمية الاستراحات خصوصًا بالنسبة لاجتماعات العصف الذهني أو الجلسات التي تناقَش فيها موضوعات استراتيجية الطابع؛ أي لكل اجتماعٍ قد يتجاوز ساعةً واحدةً من الوقت.
أفضل ممارسات تحديثات الحالة افتراضيا
- اجعلها موجزة: لا تتطلب مشاركة تحديثات الحالة وقتًا طويلًا؛ إذ تُعَد مدة 15 حتى 20 دقيقة أكثر من كافية، ويمكنك استخدام سلاسل المحادثات -كتلك المستخدمة في تطبيق سلاك Slack (التي تسمح للأشخاص بتحديد المحادثات التي يريدون المشاركة فيها فقط، وإذا أراد أحد ما في هذه السلسلة أن يُراسلك، فسيظهر لك إشعار بذلك؛ أما الأشخاص الذين لا يردون على سلسلة المحادثات، فلن يروا أي شيء)، وذلك لتَجنُب إعاقة سير عمل الأشخاص الآخرين.
- امنح كل مشارك فرصة التحدث: قسّم الوقت بالتساوي، بحيث يتمكن كل شخص من مشاركة ما يعمل عليه، وحتى يتمكن من إزالة أي عوائق يواجهها.
- اجعلها متكررة: تُعَد تحديثات الحالة المنتظمة أمرًا لا بد منه للحفاظ على التقدم في المشاريع، خصوصًا بالنسبة لفرق الموظفين الموزعة، بالتالي سيكون عليك إجراء تلك التحديثات يوميًا أو أسبوعيًا، وذلك بحسب المشروع.
أفضل ممارسات اجتماعات الموظفين عن بعد
- وضّح أفكارك: اجمع المعلومات الرئيسية مسبقًا، وضعها ضمن هيكلية واضحة بحيث تتمكن من إيصال رسالتك بفعالية، لتكن لديك شرائح عرض تقديمي تلقي الضوء على تلك النقاط المهمة بحيث يتمكن المشاركون من مواكبتك بسهولة.
- خصص وقتًا للأسئلة: من المحتمل أن يطرح موظفوك أسئلةً حول التحديثات التي عُرضت خلال تلك الاجتماعات، لذا وفِّر منصة أسئلة وإجابات يمكن من خلالها للأشخاص الإجابة دون إمكانية التعرف على هوياتهم، وكرس وقتًا عند الانتهاء للتحدث مع المشاركين.
- سجل الاجتماع وشارك ملخصًا عما نوقش خلاله: من المفيد أن تشارك ملخصًا مكتوبًا، إضافةً إلى تسجيل كامل للاجتماع بالنسبة لكل من حضره مباشرةً، بحيث يحتفظ بالمعلومات التي طُرحت فيه، وكذلك بالنسبة لمن كان في الخارج أو لم يتمكن من حضوره.
- عزز ثقافة شركتك: يُعَد هذا الأمر مهمًا خصوصًا بالنسبة للموظفين عن بعد؛ فتوزعهم في مناطق مختلفة قد يُضعف الروابط التي تجمعهم، مثل ثقافة الشركة ورؤيتها ومهمتها، لذا عليك تذكير كل شخص في الفريق بما تعملون جميعًا لتحقيقه، وذلك للمساعدة في تعزيز حس الموظفين تجاه ثقافة شركتهم.
أفضل ممارسات الاجتماعات الثنائية الافتراضية
- أجرِ تواصلًا حقيقيًا: تمثل الاجتماعات الثنائية الافتراضية فرصةً ممتازةً للتواصل شخصيًا مع أعضاء فريقك، لذا خصص وقتًا لك ولهم لمواكبة أخبار بعضكم بعضًا، والدردشة حول هوايات كل منكم بعيدًا عن العمل، وما تفعلونه في عطلة نهاية الأسبوع.
- ناقش الموضوعات المناسبة: يُعَد الوقت الذي يقضيه المدير في اجتماعاته الثنائية مع كل موظف على حدة مهمًا لتغطية مواضيع لا تناقَش في الاجتماعات الجماعية، مثل الأداء والأهداف المهنية، أو أي مسائل ذات طابع شخصي.
- حدد أهدافًا وواكب تحقيقها: يساعد تحديد أهداف لتطوير الموظفين في جعلهم يشعرون بأنهم يتقدمون نحو تحقيق إنجاز ما، حتى ولو كانوا يعملون من المنزل. حدد خطوات أعمال توصلك إلى تحقيق تلك الأهداف، بحيث تتمكن من التحقق من إنجازها في الاجتماعات المستقبلية أيضًا.
أفضل ممارسات الاجتماعات عن بعد لاسترجاع الأحداث
- واجه تحديات العمل عن بعد: هذه لحظة تذليل العقبات مع أعضاء فريقك وتطوير أساليب العمل، لذا لا تتردد في مناقشة العقبات التي تعيق العمل أثناء الاجتماعات الاسترجاعية (أي التي تستعيد فيها الأحداث الماضية).
- خصص وقتًا للتقدير: يكون التوقيت مناسبًا تمامًا للإشادة بما أنجزه الموظفون عندما تكون في خضم التحدث عما سار على ما يرام خلال الأسبوعين الأخيرين، لذا أفرِدوا دائمًا مساحةً للإشادة بالعمل الجيد الذي أنجزه كل منكم، والذي يجسد قيم الفريق.
- استخدم البرمجيات المناسبة: إن وجود مساحة لتوثيق ما تناقشه وللتخطيط لأفكارك، يعزز فعالية الاجتماع، لذا جرّب استخدام تطبيقات استرجاعية، أو لوحًا أبيض افتراضيًا بسيطًا.
كيف تدير اجتماعات فريق فعالة عن بعد
ثمة عملية لإدارة فعالة للاجتماعات عن بعد، مثلها مثل أي نوع آخر من الاجتماعات؛ إذ يتعين عليك -إذا كنت تتولى إدارة اجتماع عن بعد- أن تستوعب تلك العملية، وتحسن استغلال وقت كل المشاركين فيه. اتبع الخطوات التالية أثناء التخطيط للاجتماع الافتراضي، وحقق التناغم بين أعضاء فريقك المشاركين في الاجتماع القادم:
1. اختر منصة
إذا كانت شركتك قد فضّلت استخدام أدوات اجتماعات افتراضية محددة، فعليك استضافة ذلك النوع من الاجتماعات على إحدى تلك المنصات بالذات؛ أما إن كانت لديك مرونة لاختيار برمجية اجتماعات عن بعد بنفسك، فربما ترغب في تجربة بعض الخيارات واتخاذ قرار حولها قبل موعد الاجتماع.
2. حدد تفاصيل الاجتماع وأرسلها للمعنيين به
بعدما تكون قد اخترت منصة مؤتمرات الفيديو التي ستجري الاجتماع عليها، سيتعين عليك تحديد تفاصيل ذلك الاجتماع. قرر تاريخه وتوقيته ومدته، ثم ارسل دعوةً للأشخاص الذين سيشاركون فيه. يمكنك أيضًا أن تطلب منهم تحضير أي شيء مطلوب، أو مراجعة الوثائق ذات الصلة مسبقًا.
نصيحة احترافية: ضمّن أي مواضيع نقاش، أو بيانات، أو فيديوهات، أو رسومات، أو عروض تقديمية تريد من المعنيين بالاجتماع مراجعتها قبل موعده؛ إذ من شأن التشجيع على التحضير للاجتماع مساعدة فريقك على استغلال أفضل للوقت الذي تخصصونه معًا لأجل ذلك.
3. ضع مسودة اجتماع فريق
يقتضي نجاح أي اجتماع -سواء أكان افتراضيًا أم وجهًا لوجه- وجود هيكلية له. وبوصفك مدير الاجتماع، فعليك تحضير مسودة عنه توضح فيها كيف ستقسّم وقته بين المشاركين، والهدف المتوخى منه، والنتيجة التي تريدها من عقده. يمكنك مشاركة ذلك مسبقًا، أو عندما ينضم المعنيون بالاجتماع إلى مكالمة فيديو فيما بينهم.
4. تحقق من معداتك التقنية واطلب ذلك من المشاركين
ليس بغريب أن تسبب مكالمات الفيديو مشكلات تقنية للموظفين عن بعد، فقد تواجه مشكلة وصل كاميرتك ببرنامج الاجتماع الافتراضي، أو قد تظهر مشكلة في سماع الصوت أو وصوله.
عليك إجراء فحص لتتأكد من أن كل شي يعمل على نحو صحيح، خصوصًا إن كنت تجرب برنامجًا جديدًا، أو كان عليك إعداد الفيديو أو الصوت. شجع المشاركين في الاجتماع على فعل الأمر ذاته لتجنب إضاعة وقت ثمين على إصلاح المشاكل التقنية.
5. استضف الاجتماع
الخطوة الأخيرة هي عقد الاجتماع! إذ ينبغي بعد اتباعك وفريقك للخطوات الأربعة السابقة أن تكونوا على أتم استعداد لقضاء وقتكم معًا.
نصيحة احترافية: أرسل استبيانًا للعائد على الوقت المستثمَر بعد انتهاء الاجتماع للحصول على تقييم من أعضاء فريقك الذين شاركوا فيه. اسألهم عن شعورهم حيال جدول أعمال ذلك الاجتماع، ومواضيع النقاش، والنتيجة التي تمخضت عنه؛ إذ قد يكون لديهم اقتراحات حول كيفية الاستفادة من هذه العملية في المرة القادمة.
ما التحديات التي تعيق عمل الفريق عن بعد؟
يُعَد الوقت الذي يقضيه أعضاء فريقك معًا -سواء وجهًا لوجه أو عبر الإنترنت- أساسيًا للحفاظ على التناعم فيما بينهم واندماجهم وإنتاجيتهم. ولأن الاجتماعات -الثنائية منها والجماعية- تلعب دورًا حيويًا في الأداء الوظيفي الصحي للفريق، تمثل تلك الاجتماعات فرصةً ممتازةً لتركيز انتباهكم حول العمل.
يساعدك أخذ لمحة عن بعض التحديات التي يواجهها فريق موظفيك العامل عن بعد في إجراء التعديلات على جدول عمل اجتماعك، والتي سيكون لها تأثير ممتاز.
تحديات شائعة لأعضاء الفريق العامل عن بعد
- الحفاظ على تواصل منتظم ضمن الفريق وعبر الأقسام.
- البقاء متناغمين حول أولويات الفريق وأهدافه المشتركة.
- التعامل مع الصعوبات التقنية والتبديل إلى أدوات وتدابير جديدة.
- التعويض عن الإشارات أو التلميحات غير اللفظية التي تظهر في التواصل وجهًا لوجه.
- إيجاد طرائق جديدة للتعاون عن بعد والعمل معًا بوصفهم فريقًا.
- البقاء متواصلين على مستوى شخصي والحفاظ على الصداقات في مكان العمل.
أبقوا تلك الأمور في أذهانكم بينما تسعون إلى الاستفادة من الممارسات ذات الصلة باجتماعكم الافتراضي، بحيث تتمكنون من التعامل مع التحديات التي تواجهكم معًا عبر استغلال أفضل لوقتكم المشترك.
كيف تقود اجتماعات افتراضية تكرس العمل الجماعي عن بعد أفضل من ذي قبل
عندما تستوعب فعلًا التحديات التي يواجهها فريقك الموزع، أو العاملون عن بعد في حياتهم اليومية، سيكون بإمكانك التعويل على ذلك لتطوير اجتماعاتك عن بعد. من شأن التواصل عبر وسائل الاتصال المتطورة أن يحدث تغييرًا هائلًا نحو أداء وظيفي أفضل لفرق الموظفين الافتراصية، وتمثل الاجتماعات جزءًا أساسيًا من ممارسات التواصل تلك.
وسواءٌ أكنت مديرًا، أو عضوًا في فريق الموظفين، أو قائد شركة، يمكنك المبادرة نحو قيادة أفضل للاجتماعات الافتراضية لصالح فريقك. ابدأ بتطبيق بعض أفضل الممارسات التي تضمنها هذا المقال، ووجه تركيزك إلى الخطوات الخمسة السابق ذكرها بهدف الوصول إلى قيادة أفضل للاجتماعات عن بعد بحسب المطلوب، وسينجح الفريق عندما تحقق أفضل استغلال لوقت كل اجتماع.
winadmin