كيفية كتابة تفويض لشخص

التّفويض

يُعتبرُ العملُ الإداريّ في المُؤسّسات والشّركات من الأعمال التي تحتاجُ إلى وجودِ العديد من العمليّات والمهام التي تُساعدُ على تسيير العمل فيها بطريقةٍ صحيحةٍ، ممّا يُساهمُ في توفير الوقت والجهد، وتحقيق أهداف العمل بعيداً عن التّعقيدات، أو الرّوتين الذي قد يحتاجُ إلى فترةٍ زمنيّةٍ طويلة، لذلك تمَّ التّفكير باستحداثِ مجموعةٍ من الوثائق الإداريّة التي تُساهمُ في تنفيذِ العديد من الأشياء، وتُساعدُ في استمرارِ سير العمل دون وجود أيّ عوائقَ تُؤثّر عليه، ومِنْ أنواع هذه الوثائق التي تُستخدمُ في المُؤسّسات والشّركات التّفويضُ الشخصيّ الإداريّ.

مفهوم التفويض

يُعرفُ التّفويض (بالإنجليزيّة:Authorization) بأنّه توكيلٌ قانونيٌّ يتمُّ بِمُوجبِهِ الطّلبُ من شخصٍ ما أنْ يقومَ بعملِ شخصٍ آخر، والتصرّفِ بدلاً عنه في التّعامل مع شيءٍ ما، سواءً أكان شخصيّاً، أو إداريّاً، أو ماليّاً.^[١] ويُعرفُ التّفويض أيضاً بأنّه عمليّةٌ تهدفُ إلى قيامِ شخصٍ بمنحِ غيره إذناً يسمحُ له بالتصرّفِ في عمل مُحدّدٍ، أو مجموعةٍ من الأعمال نيابةً عنه؛ بسبب عدم قدرته على القيام بها بشكلٍ مُباشر، ويَعتمدُ التّفويضُ على وجودِ رضا بين طرفيه، المُفُوِّضْ والمُفَوَّض له؛ حتى يتّمَّ عقدُ التّفويضِ بطريقةٍ قانونيّة، ومُتوافقةٍ مع كافةِ الإجراءات الرسميّة للتّفويض بما يُؤدّي إلى حمايةِ وحفظ حقوق كافّة الأطرافِ المُشتركة فيه. وِمنَ التّعريفات الأخرى للتّفويض أنّه وسيلةٌ تُساهمُ في منحِ شخصٍ ما حقوقاً وامتيازاتٍ خاصّةٍ، وتجعله يقوم بمَهمّةٍ مُحدّدة ضمن قواعدَ وشروطٍ مُتّفقٍ عليها مُسبقاً.^[٢]

كتابة تفويض لشخص

تعتمدُ كتابة التّفويض لشخصٍ ما على صياغةِ نصٍّ مُناسبٍ له، أو الاستعانةِ بأحدِ نماذج التّفويض الإداريّ الرسميّة، وعند البدء في كتابةِ تفويضٍ يجبُ تطبيقُ الآتي:^[٣]

• تحديدُ اسم الجهةِ التي سوف يُرسَلُ إليها التّفويض؛ سواءً أكانتْ جهةً حكوميّةً كالوزارات ومُؤسّسات القطاع العام، أو جهةً خاصّةٍ كشركاتِ القطاع الخاص، أو غيرها مِنَ الجهات الرسميّة والقانونيّة.
• كتابةُ الاسم الكامل للشّخصِ الذي سيتمُّ التّفويض لهُ بالقيامِ في العمل، أو المَهمَّة المُرتبطة بالموضوعِ الرّئيس من التّفويض.
• استخدامُ إحدى الوثائق الرسميّة التي تُساعدُ على التأكّدِ من هويّة الشّخص، مثل بطاقة الأحوال المدنيّة.
• توفير عنوان الشّخص المُفوَّض له مع رقم الهاتف الخاصّ به.
• كتابة الموضوع الرّئيس والخاصّ بالتّفويض، ويجبُ تجنُّب الإطالة في الشّرح في حال عدم الحاجة له.
• تحديدُ المُدّة الزمنيّة الخاصّة بالتّفويضِ إذا كان مُرتبطاً بفترةٍ مُعيّنةٍ.
• في نهاية نصّ التّفويض تتمُّ كتابة اسم المُفوِّض، مع توقيعه، ورقم هاتفه.

شروط التّفويض

يجبُ أن يتميّزَ أي تفويضٍ يتمُّ تحريره وكتابته من شخصٍ إلى شخصٍ آخر بالشّروطِ الآتية:^[٤]

• استخدامُ نصٍّ رسميّ لصياغةِ مُحتوى التّفويض بطريقةٍ تُجِيزُه قانونيّاً.
• التّصريحُ بشكلٍ مُباشرٍ من قبل المُفوِّض للمُفوَّض له بأنّه يُريدُ تفويضه للقيامِ بالمَهمَّة أو العمل.
• تحديدُ الموضوع الرئيس للتّفويض بوضوحٍ، مع الحرص على سهولةِ قراءته وفهمه.
• يُفضّلُ أن يكونَ التّفويض مُؤقّتاً ومُرتبطاً بفترةٍ زمنيّةٍ تُحدّدُ انتهاء الصّفة القانونيّة الخاصّة به.
• لا يجوزُ التّفويضُ إلا إذا وُجِدَ سببٌ مُقنعٌ من قبل المُفوِّض مِنْ أجل الاعتمادِ عليه في إنجازِ الإجراء القانونيّ الخاصّ به.

أنواع التّفويض

يقسمُ التّفويض إلى مجموعةٍ من الأنواع من أهمّها ما يأتي:

• التفّويض الجُزئيّ: هو الذي يُستخدَمُ في تطبيقِ بعض الإجراءات الإداريّة البسيطة التي لا تحتاجُ إلى وقتٍ طويل لتنفيذها.
• التّفويض المشروط: هو الذي يعتمدُ على وجودِ مجموعةٍ من الشّروط ضمن نموذج التّفويض، مثل: تقديم ضماناتٍ مُعيّنةٍ من أجل ضمان حقوق المُفوِّض عند المُفوَّض له.
• التّفويض الرسميّ: هو الذي يُستخدَمُ عادةً في المُنشآت ذات الطّبيعة الرسميّة، وفي العمليّات التي تحتاجُ صفةً قانونيّةً، ويتمُّ الاعتمادُ على هذا النّوع من التّفويضِ في العديدِ من الأمور الإداريّة.
• التّفويض المُباشر: هو الذي يقومُ من خلاله المُفوِّضُ بتفويض المُفوَّض له بشكلٍ مباشر، وعادةً لا تُستخدَمُ فيه النّماذج المكتوبة، ويتمُّ داخل بيئة العمل، ويعتمدُ على الطّلبِ مُباشرةً من المُفوَّض له بالقيام في مَهمَّةٍ مُحدّدةٍ.

عناصر التّفويض

يتكوّنُ التّفويضُ عموماً من أربعةِ عناصرَ رئيسة، وهي:

• الجهة المُستلمة للتّفويض: وتشملُ المُؤسّسات، والشّركات، والوزارات، والأفراد بصفتهم الرسميّة والقانونيّة.
• المُفوِّض: وهو الشخصُ الذي يقومُ بكتابة نموذج التّفويض بطريقةٍ مُناسبة.
• نموذج التّفويض: وهو النّص أو الورقة الرسميّة التي تحتوي على كافّةِ المعلومات حول أطراف التّفويض وموضوعه.
• المُفوَّض له: وهو الشّخصُ الذي يستلمُ نموذج التّفويض، ويعملُ على تسليمه للجهةِ المسؤولة عنه؛ حتّى يتمكّنَ من القيام بالمَهام المُرتبطة بالتّفويض.

العوامل المؤثرة بالتفويض

توجدُ مجموعةٌ من العوامل التي تُؤثّر بالتّفويض، ومنها:

• طبيعة الموضوع أو القرار المُرتبط مع التّفويض.
• درجة اللامركزيّة في مُتابعةِ الإدارة للتّفويض؛ من خلال الاعتمادِ على دور الأقسام المَعنيّة في التّعامل معه بالطّريقة الإداريّة المُناسبة، والتي تتميّزُ بالكفاءة والفاعليّة.
• الاعتمادُ على مجموعةٍ من الطّرق الرقابيّة التي تهدفُ إلى فرضِ القواعد القانونيّة الصّحيحة، والتي تضمنُ حقوق جميع أطراف التّفويض.