تقدر معظم الشركات أهمية العمل على الاحتفاظ بالموظفين والحاجة إلى بناء قوة عاملة ماهرة وذات خبرة مع موظفين مدربين تدريباً جيداً لديهم خبرة خاصة بنشاط الشركة. يمكن أن يساعد برنامج تدريب وتطوير الموظفين المصمم جيدًا في تحقيق أهداف العمل هذه، وهناك بعض الجوانب عند تصميم برامج التدريب والتطوير التي يمكن تطبيقها في أي قطاع. إليك كيفية تطوير برنامج تدريبي لموظفيك:
1. ابدأ بأسرع ما يمكن
يبدأ برنامج التدريب والتطوير الفعال في اليوم الأول للموظف الجديد. يجب أن يعطي برنامج التأهيل للموظفين الجدد نظرة ثاقبة حول مسؤولياتهم، وكيف يتناسب دورهم مع المنظمة، وما هي التوقعات للأداء والإنجاز المطلوب تحقيقه.
الشرح الشامل للطريقة التي يتفاعل بها قسمهم مع الأقسام الأخرى وتأثير عملهم على الأهداف التنظيمية يمكن أن يساعد الموظفين الجدد على فهم دورهم والبدء في أن يكونوا موظفين منتجين في أقرب وقت.
2. إنشاء دليل تدريبي
كأداة أساسية للموظفين الجدد، يمكن أن يكون دليل التدريب training manual أداة تدريب فعالة بشكل لا يصدق للموظفين الذين قد يحتاجون إلى التحقق من السياسات أو الإجراءات أثناء عملهم. إن وجود دليل تدريبي يتضمن نصائح عملية وتقنية سيمنح الموظفين مرجعاً لبعض استفساراتهم ويسمح لهم بإتقان المهارات التي من شأنها تعزيز أدائهم.
يجب تصميم كتيبات التدريب مع وضع المستخدمين في الاعتبار وكتابتها بلغة بسيطة لجعلها في متناول الجميع قدر الإمكان. يجب تضمين الصور ولقطات الشاشة حيثما أمكن لتوضيح التعليمات الخاصة باستخدام قواعد البيانات أو الأنظمة الداخلية.
توفر العديد من الوظائف للموظفين الجدد فرصة لتتبع موظف أكثر خبرة أثناء عمله، ومراقبته وتعلم كيفية إكمال بعض المهام الرئيسية التي ينطوي عليها الدور الوظيفي. إن الحصول على فرصة للتحدث مع موظف يمكنه تقديم صورة مفصلة عن الدور الوظيفي يمكن أن يساعد الموظف الجديد على فهم المطلوب منه بشكل أفضل. إنها أيضًا طريقة جيدة لتعزيز العلاقة بين الموظف الجديد والموظف الحالي.
3. تقديم التدريب المستمر
بمجرد تعيين الموظف، ينبغي النظر في برنامج التدريب طويل الأجل الخاص به. سيتضمن ذلك عادةً تحديثات دورية للإجراءات والعمليات لضمان احتفاظ جميع الموظفين بمعرفتهم بممارسات العمل المتوقعة منهم.
سيكون التدريب المستمر ضروريًا أيضًا عندما تكون هناك تغييرات في السياسة أو تحديثات للإجراءات. يمكن مشاركة بعض التحديثات عبر البريد الإلكتروني لجميع الموظفين، بينما قد يحتاج البعض الآخر إلى تدريب متخصص.
في المنظمات ذات المسارات الوظيفية المنظمة، عادة ما يتم تقديم احتياجات تدريبية محددة للموظفين لتشجيعهم على التقدم إلى منصب أعلى. في الشركات التي يوجد فيها قدر أكبر من المرونة حول الطريقة التي يتقدم بها الموظفون لمناصب أعلي، من المهم الموازنة بين رغبات الموظفين لبناء مهاراتهم وخبراتهم وبين احتياجات الشركة.
يمكن للتدريب المصمم خصيصا ان يكون له استخداما فعالا بشكل لا يصدق لميزانية تطوير الموظفين لأنه يسمح للمنظمة باستهداف أوجه القصور (العجز) في مهارات محددة والتأكد من تعظيم المهارات الموجودة داخل فريق العمل أو مجموعة التدريب.
قد تساعد مراجعة أداء الفريق أو القسم مع الإشارة الي تقييمات الموظفين أو أهداف الأداء الشخصي في تحديد المجالات التي يكون فيها التدريب أكثر فائدة.
4. مراجعة التقدم المحرز بانتظام
إن وجود برنامج تدريب وتطوير لن يساعد الشركة على تحقيق أهدافها إلا إذا كان هذا البرنامج يوفر بالفعل الفوائد المتوقعة. ستحتاج الشركة التي تريد التأكد من أن خطة التدريب والتطوير الخاصة بها فعالة إلى مراجعة أهداف البرنامج بانتظام وتقييم إنجازاته بالنسبة إلى أهدافه المعلنة.
يجب تقديم التدريب مع وضع هدف محدد في الاعتبار ، مثل:
- سد فجوة معرفية داخل الشركة
- مساعدة فرد أو فريق معين على تطوير مهاراته
- تشجيع التقدم إلى المناصب العليا
- التحضير للتوسع أو التنويع
من المهم التأكد مما إذا كان التدريب يحقق الأهداف المرجوة. ويمكن القيام بذلك بعدة طرق، بما في ذلك من خلال التغذية الراجعة للموظفين وتقييم المعرفة وتقييم الموظفين.