إدارة الأعمال ليست بالوظيفة التقليدية التي تتطلب مهارة معيّنة في مجال محدد وانتهى الأمر، بل هي نتاج التوفيق بين العديد من الأسس والمبادئ والمهارات الإدارية، بحيث يكون المدير مستودعًا لجميع هذه الأسس التي سوف تساعده على اتّخاذ القرارات الحاسمة في الشركة.
قائمة المهارات وأسس الإدارة الناجحة تطول، لكننا جمعنا فيما يلي أبرز أساسيات الإدارة الحديثة والتي ستمكّن الإداريين من تأمين بيئة عمل فعالة وإيجابية بين موظفي الشركة، بالإضافة إلى توجيه دفّة المؤسسة نحو النجاح السريع في سوق المنافسة الشديد:
أولًا: بيئة العمل
يعدُّ تنظيم وإدارة بيئة العمل إحدى أبرز قواعد إدارة الأعمال، وذلك لأن الموظفين المساهمين في مختلف أقسام الشركة هم الحجر الأساس لنجاحها، لذلك تتصدّر مهمة تأمين بيئة عمل مريحة للموظفين مقدمة مهام مدير الشركة.
ووفقًا لإحدى الإحصائيات تبيّن أن الشركات التي تؤمّن بيئة عمل مريحة ورضا وظيفي عالٍ لموظفيها تتفوّق بـ 202% من حيث الأداء والأرباح وثبات الموظفين على الشركات التي لا تؤمّن ظروف عمل جيّدة لموظفيها، كما أن دوران الموظفين؛ استقالة موظفين وإعادة تعيين آخرين، يكلّف الشركات حول العالم 450 لـ 550 مليار دولار سنويًّا.
يقع على عاتق المدير تأمين البيئة المريحة والمثالية لموظفي الشركة لحصد أكبر قدر ممكن من الإنتاجية والأفكار الإبداعية منهم، ويمكن تحقيق ذلك من خلال 4 استراتيجيات، وهي:
- التنوّع والقَبول الثقافي
يتمثّل في تأمين ثقافة بيئة عمل مريحة اجتماعيًّا للموظفين، بحيث تضمن أنت كمديرًا للشركة، عدم مضايقة أي موظف بسبب خلفيّته الثقافية أو الاجتماعية أو حتى الدينيّة. وما يثير الإهتمام أكثر هو أن 74% من الموظفين حول العالم صرّحوا بأن البيئة الثقافية في الشركة لعبت دورًا جوهريًّا في تفانيهم للعمل وحرصهم على بذل الإنتاجية الأكبر.
- ضمان الحقوق
لا تخلو أي مؤسسة من التجاوزات من قِبل بعض الموظفين تجاه زملائهم، وهنا يأتي دورك أنت في فرض العدالة الاجتماعية بين هذين الموظفين وذلك لسببين:
- الأول: لكي يشعر الموظف المُتعدّى عليه بالعدالة والأمان في بيئة عمله، والذي سينعكس إيجابًا على أدائه.
- الثاني: لكي يُدرك سائر الموظفون أن الإدارة صارمة فيما يتعلق بالحرية والعدالة في أقسام المؤسسة.
- عدم التمييز
يتمثّل في منح امتيازات لموظفين دور آخرين دون مبررات أو مسببات، وعرقلة أو رفض أفكار أو اقتراحات موظفين آخرين بدوافع شخصية. عليك أن تدرك أن شعور الموظف بالعدل المؤسساتي محرّك قوي للإبداع في عمله. لذا، عليك أن تحرص على تأمين بيئة عمل عادلة تكون فيها الإنتاجية والإبداع هي أساس التمييز بين الموظفين.
- حظر التحرّش
نقصد به حالات التحرّش الكثيرة التي تعاني منها الموظفات من قِبل زملائهن أو المسؤولين في أقسام الشركة. هذه الحالات لها أثر نفسي مريع علىهن، ويجعل من بيئة العمل ساحة قلقٍ مستمر أظهرت إحدى الإحصائيات أنه في عام 2019 لوحده تكبّدت الشركات في مختلف أنحاء العالم ما يُقارب 68 مليون دولار ضرائب الدعوات القضائية ضد التحرّش والتي رُفعت من قِبل موظفات في الشركة.
ثانيًا: اتخاذ القرارات
والمقصود هنا مهارة اتخاذ القرارات الصحيحة في الظروف الحاسمة، والتي تُعدّ من أساسيات علم الإدارة. فالمدير يجب أن يكون إنسانًا فطنًا قادرًا على ضبط نفسه والتفكير بأسلوب متّزنٍ بغض النظر عن الظروف أو الأوقات العصيبة التي تمرُّ بها الشركة.
احتراف هذه المهارة يتطلب:
- القدرة على ضبط الانفعالات، لا سيّما أثناء الظروف أو التداعيات السيّئة في عمل الشركة.
- عدم التعجّل في اتّخاذ القرارات الحاسمة، لا سيّما إن كان هناك متّسع من الوقت للتفكير ودراسة الوضع الراهن.
- القدرة على مواكبة التطوّرات والتخطيط للخطوة القادمة بسرعة، وهذا مطلبٌ أساسي في الشركات التي تتصف طبيعة عملها بالتقلّبات الكبيرة في سوق العمل والمنافسة.
- مهارة جمع المعلومات، سواء عن طريق البيانات التي تعدّها أقسام الشركة أو عبر طلب المساعدة من جهات متخصصة في معالجة المشكلة الراهنة.
ثالثًا: التعامل مع الموظفين
يجب أن يكون المدير مثالًا عمليًّا يُحتذى به في الأخلاق وحسن التعامل، كما أن بيئة التفاعل القائمة على المعاملة الطيبة، سواء بين الموظفين والإداريين أم بين الموظفين أنفسهم، هي أساس الشعور بالاطمئنان والراحة في بيئة العمل، وهذا الشعور هو الدافع الأساسي لزيادة الإنتاجية والتفاني في العمل.
بالمقابل، فإن سوء المعاملة أو التفاعل السلبي مع الموظفين يورث الكراهيّة ويشعر الموظفين بعدم الراحة، الذي سينعكس سلبًا على إنتاجية العمل، كما أن الموظف المستاء قد يؤثر على بناء سمعة الشركة، وقد يلجأ أحيانًا إلى أذية الشركة بشكل مباشر أو غير مباشر استجابةً لمناقشة حادّة مع مديره مثلًا.
وأخيرًا، فإن سوء معاملة الموظفين في الشركات هو أحد الأسباب الرئيسية في الدوران الوظيفي ومعدل الغياب الكبير والتراجع في الأداء العام للأقسام، لذا فإن التحلي بالأخلاق العالية وطيب معاشرة الموظفين سيترك انطباعًا إيجابيًّا عن مديرًا للشركة. وهو إلى ذلك، يثير حماس الموظفين للعمل بجد لإنجاح الشركة.
رابعًا: القيادة الفعالة
ما هو الفرق بين الزعيم والقائد؟ على الرغم من أن كلا المصطلحين يشيران إلى المعنى نفسه إلا أنهما مختلفان تمامًا في جوهرهما، فالمدير لا يجب أن يكون زعيمًا للشركة بل يجب أن يكون قائدًا لها، مثالًا حقيقيًّا لما يجب أن يتصف به الموظف النشيط المتفاني، فالمدير الذي يجلس في مكتبه لا يجيد سوى إصدار الأوامر ولا يفعل أي شيء بنفسه سيكون مدعاة تسخّط للموظفين.
بالمقابل، فإن المدير الذي يكون في مقدمة فرق العمل ويقودهم في مختلف مشاريعهم وخططهم سرعان ما يتحوّل إلى رمزٍ للنشاط والتفاني في العمل، وسيكون مثالًا يتطلع الموظفون للاقتداء به، وهذا يؤكد أهمية القيادة الفعالة على النجاح طويلة الأمد للشركة.
خامسًا: تنظيم العمل
أساس آخر من أساسيات إدارة الأعمال المهمة والتي يغفل عنها الكثير من رجال الأعمال وتكون لها نتائج سيئة على الأداء العام للشركة، ألا وهو تنظيم العمل، والمقصود به هنا هو تقسيم الواجبات بشكلٍ واضح وعملي بين فرق العمل المختلفة. بمعنى آخر تفويض العمل، فوجود حدود مبهمة بين ما يتوجب على كل موظف أو فريق عمل يخلق الخلاف والمشاحنة بين أفراد الشركة.
ما يجب عليك أنت كونك مديرًا للشركة هو أن تحدد الخطوط التي يجب أن يسير عليه مختلف الأقسام، وفي حال تجاوز أي فريق أو موظف للحدود أو الصلاحيات المخولة بها فلا بُد من تنبيه الموظف وفي حال تكرر التجاوز مخالفة أو عقوبة يتحمّلها.
معرفة كل فرد وكل فريق للمهام المناطة به يساهم في تأسيس نوع من التناغم والتناسق بينهم، كما أن استثمار الوقت والجهد والموارد المالية يكون في أوج مردوده وإنتاجيّته في حال ضبط مهام كل الأطراف داخل المؤسسة الواحدة.
سادسًا: التخطيط المؤسسي
أحد مبادئ إدارة الأعمال الأساسية، ويشير إلى قدرة المدير على التفكير للمستقبل وبناء خطة ومنهجية عمل واضحة لمستقبل الشركة. قد يكون الكلام بسيطًا وسهلًا لكن تطبيقه يتطلّب مديرًا مخضرمًا قادرًا على تحليل المعطيات واستقراء السوق جيّدًا ومعرفة إمكانات الشركة معرفة كاملة.
قد تضطر في بعض الأحيان إلى الاعتماد على حدسك، وذلك بعد استنفاذ جميع استراتيجيات صنع القرار المؤسساتي، من تحليل البيانات إلى استطلاع السوق ودراسة الإمكانات وغيرها. وهنا لا بُد من أن تكون شجاعًا فالشركات الرائدة في وقتنا الحاضر وصلت لما هي عليه بفضل بعض القرارات الجريئة التي اتّخذها بعض إدارييها في المراحل الحرجة من مسيرة الشركة.
يذكر أن إحدى الشركات شارفت على الإفلاس ولم تكن تستطيع دفع أجور موظفيها البالغ عددهم ألف موظف، وكان لا بُد من الاستغناء عن نصف هؤلاء الموظفين لكي تتمكن من الاستمرار. القرار الصعب الذي واجه مدير الشركة هو: من سيفصل من الموظفين ومن سوف يبقيه؟
كان قرارًا عسيرًا لكن المدير تمكّن بحنكته من ابتكار حلًّا فريدًا وطارئ للمشكلة، فأصدر قرارًا يقتضي بأخذ نصف الموظفين عطلة غير مدفوعة الأجر لمدة شهرين، ومن ثم شهرين آخرين للنصف الآخر، وهكذا لم تضطر الشركة إلى إقصاء موظفيها وحافظت عليهم جميعًا، بل ومُنح بعضهم إجازة في الوقت المناسب للخروج من الإنهاك الوظيفي، وتمكّنت الشركة بهذه الاستراتيجية من سداد ديونها والعودة بقوّة.
سابعًا: إدارة الموارد البشرية
من أساسيات إدارة الأعمال الذهبية والتي لها تأثير مباشر على الأداء العام للشركات، فنجاح المؤسسة مرهون بقدرة موظفيها على العمل وطرح وابتكار الحلول الإبداعية. هنا يأتي دور المدير في إدارة الموارد البشرية عبر تنظيم وضبط وتوجيه قدرات الموظفين لديه، إن كنت مديرًا على عددٍ من الموظفين فمستوى أدائهم يعتمد على قدرتك على استغلال مهارات كل موظف وأفكاره وتوظيفها بما يخدم أهداف الشركة.
يعتمد هذا الأساس على استراتيجيتين اثنين للخروج بثمار طيبة، وهما:
- تشجيع الموظفين على طرح الأفكار: فالشركات التي تحفّز موظفيها على طرح الاقتراحات وتكافؤهم عليها تملك فرصًا عالية للصمود بل وللتفوق على منافسيها في سوق العمل، وبالمقابل فإن المؤسسة التي تنتهج أسلوب قمعيًّا ومكافحًا لأي أفكار يطرحها الموظفون تكون قاصرة عن المنافسة في سوق العمل.
- الاجتماعات البنّاءة: احرص على عقد اجتماعات مع إداريي الأقسام واجتماعات أخرى مع موظفي كل قسم، وليكن الهدف من هذه الاجتماعات هو الاطّلاع على رؤية كل موظف حول مستقبل الشركة، وماذا يقترح لتحسين وقعها الحالي. سرعان ما ستجد منفعة كبيرة لهذه الاجتماعات لحل مشكلات الشركة الحالية والخروج بأفكار جديدة مبتكرة للمنافسة مستقبلًا.
ثامنًا: إدارة فرق العمل
البند الأخير من بنود أسس إدارة الأعمال ولا يقل أهمية عن البنود السابقة، وهو يُلخّص بمصطلح الهرم الإداري Administrative) hierarchy)، الذي يشير إلى تسلسل السلطة أو الإدارة في أقسام الشركة المختلفة. تكمن أهمية هذا المفهوم لشركات اليوم في تحديد حدود كل فرد ضمن المؤسسة، وما هي الصلاحيات التي يملكها وما هو مخوّل له بفعله ضمن الشركة.
غياب هذه الحدود أو عدم وضوحها سبب مباشر في حصول الفوضى داخل الشركات، لأن ذلك يؤدي إلى غياب وحدة نظام الإدارة ووحدة القرارات أو خطط العمل، كأن يوجه لأحد الموظفين أمر من رئيس القسم المسؤول عنه بإنجاز عمل معيّن بآلية معينة، ومن ثم يتلقى أمرًا آخر من مدير الشركة على سبيل المثال يقتضي بإنجازه بطريقة مختلفة، من يملك الصلاحية الإدارية في هذه الحالة؟ جواب هذا السؤال يجب أن يكون واضحًا.
لا ضير من الاستعانة بالخبراء
إن كنت ترغب في الحصول على استشارات احترافية في مجال الأعمال من أهل الخبرة والمعرفة فبإمكانك الاعتماد على منصة مستقل، أكبر منصة للعمل الحر عربيًا، وتوظيف استشاري أعمال محترف يوجهك نحو الطريق الصحيح عبر أسس إدارية سليمة. أضف مشروعك الآن، ليقدم المستقلون المؤهلون في هذا المجال عروضهم، ويمكنك بعدها اختيار المستقل المناسب للعمل على المشروع.
winadmin