تخفيض التكاليف في مشروع ناشئ

إذا كان لديك ميزانية محدودة فقد تعتقد أن تخفيض التكاليف في مشروعك ليس حلًا كافيًا لتحقيق النجاح. ولكن، ينبغي أن تعلم أن شركة أبل حققت في بداية شهر أغسطس 2018 قيمة سوقية قدرها 1 تريليون دولار لأول مرة في تاريخ البورصة متصدرةً قائمة أكبر الشركات العالمية من حيث القيمة السوقية. عام 1975 شرع ستيف جوبز وستيف وزنياك بالعمل على مشروع من مرآب والد جوبز وأطلقا عليه اسم “أبل”، وبدآ العمل على النموذج الأولي لشركة أبل آي1، ولتوفير رأس مال بقيمة 1350 دولار باع جوبز سيارته الصغيرة وقام وزنياك ببيع آلته الحاسبة المصممة من طرف شركة Hewlett-Packard.

عام 1977، قدم الشريكان Apple II أول كمبيوتر شخصي مع رسومات ملونة ولوحة مفاتيح، وحقق نجاحًا هائلًا، وكان بداية لعصر الكمبيوتر الشخصي. تجاوزت مبيعات السنة الأولى 3 ملايين دولار. بعد عامين، ارتفعت المبيعات إلى 200 مليون دولار.

غالبًا ما يتزايد قلق رواد الأعمال بسبب تكاليف تأسيس مشروع جديد، وقد يُفضي ذلك القلق إلى التردد أو تأجيل إطلاقه. في الغالب، قرارات التأجيل لا تكون صائبة، قد تكون تكاليف تأسيس مشروع واحدًا من التحديات والعقبات التي تواجه رواد الأعمال. ولكن، تعلم كيفية إدارة وتخفيض التكاليف في مشروع يمكن أن يحل الإشكال، فما هي أفضل الطرق لخفض تكاليف مشروعك؟

1. التخطيط لميزانية المشروع

الهدف من إدارة الميزانية هو التحكم في نفقات المشروع ضمن الميزانية المعتمدة وتحقيق أهداف المشروع المتوقعة، وجود ميزانية دقيقة يُمكّن مدير المشروع من تحديد مقدار المال الذي يمكن إنفاقه على كل مكون من مكونات المشروع، ستحتاج إلى وضع خطة للميزانية كخطوة أولية لتتمكن من تحديد طرق تخفيض التكاليف في مشروعك. يمكن أن تعتبر هذه الخطوة جزءًا من إعداد دراسة الجدوى، وهي خطوة مهمة لكي تعرف ما التكاليف التأسيسية والتكاليف التشغيلية لهذا المشروع، لأن الفشل في تحديد جميع التكاليف المحتملة ضمن ميزانية المشروع قد يكلفك الكثير.

لكي يكون المشروع ناجحًا ينبغي أن يفي بهذه المعايير: أن يتم تسليم المشروع في الموعد المحدد، أن يتم تسليمه في حدود الميزانية المخطط لها. وعندما يتم تسليمه، فإنه يلبي توقعات الجودة المخطط لها. أغلب أصحاب المشاريع ينهمكون في إدارة الجدول الزمني للمشروع من أجل تسليمه في الموعد النهائي، ولكنهم يغفلون مسألة مراقبة ميزانية المشروع والسيطرة عليها.

إعداد هذه الميزانية يتطلب الكثير من البحث والتفكير النقدي، تتخطى ميزانية تأسيس شركة ناشئة مسألة تحديد التكاليف المادية، وتمتد لتشمل عديدًا من الأمور منها: تكاليف مقر المشروع أو الإيجارات، المعدات والموارد، التأمينات، تحديد تكاليف العمالة، تكاليف السفر المحتملة، الفواتير، المصاريف الإدارية ومصاريف البرمجيات.. وغيرها كثير، من الضروري أن تقوم بضبط القائمة لكي تتحكم في تكاليف المشروع.

يعتقد كثير من الخبراء أنه يجب عليك دائمًا ترك مساحة لإجراء تعديلات لأن التكاليف قد لا تظل كما هي خلال فترة المشروع، ولكن الالتزام بميزانية مشروع محددة بمرور الوقت هو مفتاح الربح من المشروع.

2. المثالية قد تدمر المشروع

بدأ مارك زوكربرج العمل على فيس بوك من غرفته في مهجع الطلبة بجامعة هارفارد، بيل غيتس بدأ مشروع مايكروسوفت في مرآبه، مثل جوبز ووزنياك، وكان أول اجتماع عمل عقده جاك ما مع فريقه في غرفة في بيته كما أنه اقترض من زوجته وبعض أقاربه مبلغ قيمته 2000 دولار ليبدأ العمل على موقع علي بابا.

لا تنتظر حتى يصبح كل شيء مثاليًا لكي تطلق المشروع، أغلب المشاريع العملاقة الآن بدأت بسيطة ما يعني أن إنفاق تكاليف ضخمة على أي مشروع في بدايته لا يعني بالضرورة أنه سيكون مشروعًا ناجحًا، قد تضع معايير عالية أثناء تأسيس مشروع ولكن ذلك قد يكلفك غاليًا. عندما تتخذ قرار بدء عمل تجاري، ابذل جهدك لتبقى في الميزانية المحددة من خلال تخفيض التكاليف التي لا تؤثر في عملية التأسيس، يمكن أن تخفض النفقات الإدارية والتأثيث المكتبي فلا حاجة بك للأثاث الفاخر في البداية، أو مقر شركة واسع وكبير. كما يمكن أن توظف أشخاصًا يمتلكون خبرة متواضعة كبداية، بدل أشخاص يمتلكون 20 سنة من الخبرة، استخدم الموارد الأقل تكلفة.

تأكد أنك تنفق المال المخصص لتكاليف التأسيس في مكانه المناسب، واحرص على أن يكون الوقت المحدد لإطلاق المشروع معقولًا، كلما طالت مدة إطلاق المشروع كلما زادت النفقات، واكتشف ما هي الأمور المرنة التي يمكن أن تخفض نفقاتها بها دون أن يتضرر المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن تعمل على تخفيض تكاليف التسويق (بتجنب الإعلانات المدفوعة كخطوة مبدئية) وتبدأ في التسويق عن طريق استخدام وسائل أخرى مثل: كلمة الفم، البريد الإلكتروني، شبكات التواصل الاجتماعي وغيرهما من الأفكار منخفضة التكاليف. ويمكن أن تستعين بالاجتماعات الافتراضية لكي تقلل من نفقات السفر باستخدام أدوات إدارة الاجتماعات والعمل عن بعد.

3. الإدارة الجيدة تساعد في تخفيض تكاليف مشروعك

من العوامل الأساسية التي تساعد في تخفيض التكاليف في مشروع هي الإدارة الجيدة للمشروع وهي تعني تركيزًا أكبر وقدرة على تحديد الأولويات ووضوحًا في الرؤيا. ما يعني أن المشروع لن يستغرق وقتًا أطول، وسيتم تسليمه في موعده. الإدارة اللاعقلانية للمشروع من الممكن أن تؤدي إلى نتائج عكسية من الممكن أن ترهق الميزانية وتتخطى ما حددته من نفقات.

لتتمكن من إدارة المشروع بشكل جيد ينبغي أن تمتلك بعض المهارات التي تساعدك على بدء المشروع وتخطيطه وتنفيذه والتحكم فيه وتسليمه، ومن ثمة تفويض هذا المشروع إلى فريق يمتلك الكفاءة لتحقيق أهداف محددة تُنفذ ضمن جدول زمني محدد مع ميزانية محددة. من أهم تلك المهارات هي قدرتك على التواصل، وامتلاك مهارات القيادة وإدارة المخاطر ومهارات التخطيط. بالإضافة إلى مهارات إدارة الوقت وإدارة الفريق والتفاوض والتنظيم وغيرهم.

كل مهارة من تلك المهارات تُمكنك من إدارة مشروع بكفاءة تضمن تسليمه باحترافية في موعده دون تخطي الميزانية المحددة وقد تتفاجأ بأنك قد سلمته بميزانية أقل.

4. الاستعانة بمصادر خارجية

باتت مسألة الاستعانة بالمصادر الخارجية خطوة ذكية ومهمة في مرحلة تأسيس مشروع ذو ميزانية محدودة، لما تحمله من مزايا لأصحاب المشاريع الصغيرة، فهي تساهم في تغيير طريقة أداء الأعمال وتساعد في تخفيض التكاليف في مشروعك.

حدد بوضوح ما المهام والأمور التي يمكنك أن تستعين فيها بمصادر خارجية، هذا القرار يحتاج إلى تخطيط دقيق ومدروس ولكنه يحقق نتائج رائعة لمشروعك الصغير. يمكن أن تقوم بعدد لا حصر له من الأمور عن طريق توظيف مستقلين في مجالات مختلفة، منها على سبيل المثال لا الحصر: تصميم المواقع الإلكترونية، بناء التطبيقات الذكية، التصميم الجرافيكي، التسويق الإلكتروني، الخدمات الإدارية، صناعة المحتوى وغيرها. وذلك بأقل التكاليف ووفقًا لميزانيتك المحدودة، من خلال توظيف أشخاص مستقلين يمكن إنجاز المهام بجودة عالية دون أن تضطر إلى دفع أجور عالية لموظفين دائمين.

ويمكن للمكاتب الافتراضية وتوظيف فرق عمل عن بعد أن تقضي على الحاجة إلى المساحة الجغرافية للمشروع وتكاليفها الباهظة من لوازم مكتبية وفواتير وصيانة وتأمين صحي… وغيرها. إذا كنت تعتقد أن مشروعك يمكن أن يُنفّذ دون أن تكون هناك حاجة لمساحة جغرافية فستحقق أفضل النتائج في تخفيض التكاليف.