إدارة المشاريع أمر يهم كل شخص مقبل على إدارة مشروعه الخاص، فما هي مراحل إدارة المشاريع؟ وما هي التحديات الشائعة في إدارة المشاريع؟ وهل هناك مهارات معينة يجب أن يمتلكها مدير المشروع؟
ما هي مراحل إدارة المشاريع؟
مرحلة بدء المشروع
هي المرحلة الأولى من المشروع، والتي يتم فيها تحويل فكرة مجردة إلى هدف قابل للتحقيق، وفي هذه المرحلة يحتاج مدير المشروع لإعداد دراسة جدوى للمشروع.[١]
مرحلة تخطيط المشروع
تتطلب هذه المرحلة عناية فائقة؛ وذلك لأنها تحدد خارطة طريق المشروع، وتتمثل المهام الأساسية في هذه المرحلة بتحديد متطلبات المشروع، ووضع جدول تفصيلي له، وتحديد الأهداف والإنجازات.[١]
مرحلة تنفيذ المشروع
يقوم فريق المشروع في مرحلة تنفيذ المشروع بالعمل الفعلي، وتكون مهمة مدير المشروع مراقبة تقدم فريق العمل بعناية، وتسهيل سبل العمل لهم.[١]
مرحلة مراقبة المشروع
قد تكون هذه المرحلة جزءًا من المرحلة الثالثة (تنفيذ المشروع)، إذ إنهما متداخلتان نوعًا ما، ويتم في هذه المرحلة مراقبة تقدم المشروع.[١]
مرحلة إغلاق المشروع
هذه هي المرحلة الأخيرة من عملية إدارة المشروع، وتشير إلى نهاية المشروع بعد التسليم النهائي له.[١]
ما هي خطوات إعداد خطة إدارة المشروع؟
تعد إعداد خطة إدراة المشروع (مرحلة تخطيط المشروع) من أهم الأمور في إدارة المشاريع، وفيما يأتي خطوات إعدادها:
إعداد اجتماع مع أصحاب المصلحة في المشروع
الخطوة الأولى في إدارة المشاريع إعداد اجتماع مع أصحاب المصلحة، وهم أولئك الذين يتأثرون بنتائج المشروع، والذين سيتم تقديم التقارير لهم عن أي تطورات في المشروع، وفي هذا الاجتماع يتم مناقشة الغرض من المشروع، وأهدافه، والنتائج المتوقعة منه، والإطار الزمني لإكماله، بالإضافة إلى مقدار الإنفاق المالي عليه.[٢]
تحديد أهداف المشروع
يتم في هذه المرحلة تحديد أهداف المشروع التي تخدم جميع أصحاب المصلحة، ويجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتحقيق وقابلة للقياس.
تحديد أدوار ومسؤوليات المشروع
حيث يتم تحديد الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن المشروع، بالإضافة إلى فريق المشروع، وهم كالآتي:
- مدير المشروع.
- رعاة المشروع.
- فريق المشروع.
- خبراء الصناعة.
- محللي المخاطر.
وضع جدول زمني للمشروع وتقدير تكلفته
يتم في هذه المرحلة وضع الجدول الزمني للمشروع وتحديد ميزانيته، وذلك بتحديد ما يأتي:
- المهام التي يجب إنجازها خلال المشروع.
- الموارد اللازمة لإنجاز كل مهمة.
- الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة.
- تكلفة كل مهمة.
- جدولًا زمنيًا للمشروع يتضمن المهام وجميع تقديرات الوقت الخاصة بها.
- ميزانية أولية للمشروع.
تقديم خطة المشروع إلى أصحاب المصلحة
يعود مدير المشروع في هذه المرحلة إلى أصحاب المصلحة، لمراجعة خطة المشروع معهم، ومناقشة التغييرات المحتملة.
هل هناك نصائح للمبتدئين في إدارة المشاريع؟
فيما يأتي بعض النصائح المهمة للمبتدئين في إدارة المشاريع:[٣]
- تعزيز التواصل الواضح والفعال مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة.
- وضع أهداف واضحة للمشروع
- استخدم الأدوات المناسبة لمراقبة التقدم في إنجاز مهمات المشروع وتحقيق الأهداف.
- العمل مع فريق مرن ذي مهارات عالية ومميزة.
- تحفيز أعضاء فريق المشروع باستمرار.
ما هي التحديات الشائعة في إدارة المشاريع؟
فيما يأتي أبرز التحديات الشائعة في إدارة المشاريع:[٤]
- تحديد أهداف وغايات غير واضحة، حيث يمكن أن يؤدي الفشل في تحديد الأهداف والغايات المناسبة إلى أخطاء في تحديد الموارد ومشاكل مع أصحاب المصلحة.
- زحف النطاق، هو تحدٍ كلاسيكي لإدارة المشروع يشير إلى تغيير متطلبات المشروع عما تم الاتفاق عليه في الأصل عند بدء المشروع.
- القيود في الميزانية، حيث يجب أن يتعامل مدير المشروع بكل حذر مع الميزانية القليلة لتحقيق أفضل النتائج.
- مواعيد نهائية غير عملية أو غير منطقية، وذلك عندما يتوقع مدير المشروع تحقيق أهداف معنية في مدة زمنية غير واقعية.
- الضعف في التواصل بين أعضاء فريق المشروع.
- الصراع المستمر بين أعضاء الفريق.
- اختيار فريق مشروع ذي مهارات غير متطابقة مع أهداف المشروع.
ما هي المهارات التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع الناجح؟
على كل مدير مشروع أن يمتلك المهارات الآتية التي تساعده على النجاح في إدارة المشاريع:[٥]
- مهارات التواصل الفعال.
- مهارات التفاوض.
- مهارات إدارة الوقت.
- مهارات إدارة المخاطر.
- مهارات قيادية.
- مهارات التفكير الناقد وحل المشكلات.
winadmin