ما هي الخطة التشغيلية؟
هي خطة تفصيلية توضع من قبل المؤسسة من أجل تحقيق الرؤية والأهداف البعيدة للشركة، وتهتم الخطة التشغيلية بالمهام اليومية، وتحدد وفق هذه الخطة المهام والأشخاص المنفذين ووقت وموعد التنفيذ. إضافة لتخصيص الموارد المادية والبشرية لتحقيق المهام قصيرة المدى ومعرفة المخاطر المحتملة وطرق إدارة المخاطر دون التأثير على سير الخطة الاستراتيجية للمؤسسة.
كما يمكن صياغة مفهوم الخطة التشغيلية على أنها الجزء الجاري تنفيذه من الخطة الاستراتيجية في المؤسسة، ويتم تحديد مجموعة من المعايير لتنفيذ هذه الخطة لضمان أن كل موظف يقوم بدوره بكفاءة عالية، أي أنها أشبه بوضع الخطة الاستراتيجية تحت المجهر.
أهداف الخطة التشغيلية
لضمان الأهداف التي تسعى المؤسسة للوصول إليها، يجب وضع خطة للتأكد من سير العمل داخل المؤسسة بالشكل الصحيح وتدارك كل المشكلات التي يمكن حدوثها على المدى القصير ومعالجتها. ولذلك فالغرض الرئيسي للخطة التشغيلية هو تنسيق كل موارد المؤسسة المالية والمادية والبشرية.
تتحدد أهداف الخطة التشغيلية بالإجابة على مجموعة من الأسئلة ويمكن ترتيب هذه الأسئلة على الشكل التالي:
1. ما هي الميزانية المتاحة؟
أول سؤال يجب الإجابة عليه هو: ما هي الميزانية المتاحة؟ وكم كانت الميزانية في العام الماضي مقارنة بالميزانية اليوم، ويجب وضع هذه الناحية بالحسبان لأن أعمال الشركة أو أي خطوة جديدة يجب أن تُدرس من الناحية المادية قبل القيام بأي حركة.
2. أين الفريق الآن؟
يجب معرفة وضع الفريق في المؤسسة اليوم، ومعرفة قدراتهم والمهام التي يستطيع الفريق إنجازها، وتحدد هذه الناحية بالاعتماد على مجموعة من المعايير مثل، الميزانية الممنوحة للفريق والإمكانيات التي يتمتع بها وتقييم أفراد الفريق نفسهم.
الحصول على إجابة لهذا السؤال يجب أن يتم بسؤال الموظفين نفسهم هذا السؤال والأخذ بالاعتبار الإجابات الشخصية لكل موظف، وفي النهاية استنتاج وضع الفريق من الإجابات كلها.
3. أين يجب أن نكون؟
قبل البدء بكتابة الخطة التنفيذية، يجب وضع رؤية واضحة للشركة خلال سنة أو سنتين، وهذه الرؤية يجب أن تتميز بالوضوح والواقعية ومراعاة الإمكانيات المتاحة أمام الفريق.
4. ما هي المعايير المستخدمة في قياس التقدم؟
من المهم تحديد معايير أساسية في المؤسسة لقياس التقدم مثل: مواعيد التسليم النهائية، عدد المنتجات الجديدة، نجاح المنتجات الجديدة أو تقييمات العملاء وغيرها من المعايير، فكل مؤسسة تعتمد على معايير محددة لقياس التقدم، وفي هذه الناحية يجب استشارة الإداريين في المؤسسة.
الطريقة الأفضل للإجابة على هذه الأسئلة تكون بالاعتماد على إجابة فريق العمل نفسه، وبعد الحصول على الإجابات يمكن ملاحظة المشاكل الرئيسية التي تستوجب الحل بسرعة إضافة لظهور بعض المشكلات الأقل أهمية التي يمكن العمل عليها في وقت لاحق، بهذه الطريقة يمكن التأكد من وضوح وتبلور الأهداف التي تسعى المؤسسة من أجلها.
winadmin