المكونات الأساسية لخطة العمل

كيف تكتب خطة عمل خطوة خطوة

خطة العمل ليست وثيقة ثابتة ومثالية بل هي “وثيقة حية”، لذا لا تشعر بالضغط ظناً منك أنك بحاجة إلى معرفة كل الإجابات منذ اللحظة الحالية. هذه الوثيقة مصممة كي تنمو وتتغير مع العمل.

سواءً كنت تعمل وفقاً لقالب خطة عمل جاهزة أو تحدق في ورقة بيضاء، في نهاية هذا الدرس ستتعلم كيفية كتابة خطة عمل فعالة..

لقد حان الوقت لنفصل أكثر في محتويات خطة العمل.

7 مكونات أساسية في خطة العمل

سنذكر فيما يلي الأقسام الرئيسية التي يجب تضمينها في أي خطة عمل جيدة، وستتعلم كيف تكتب وتتعامل مع كل قسم. هذه هي الأقسام السبعة الأساسية، لكنك ستجد بأن مصادر أخرى تقترح أموراً مشابهة.

بدون شك، يمكن لهذه الأقسام أن تتنوع وفقاً لحالتك. على سبيل المثال، إذا كنت تدير شركة تقنية وتقدم الخطة لجمهور يفهم هذه التقنيات، فإنك قد ترغب بتضمين قسم حول تفاصيل التقنيات التي تستعملها وكيفية عملها. لكن الدليل العام التالي سيكون كافياً لأغلب الأعمال.

1.ملخص تنفيذي Executive summary

إذا كنت تبحث عن مصدر تمويل، فيمكن لهذا القسم أن يكون القسم الوحيد المقروء من قبل المقرضين أو المستثمرين المحتملين. إذا أقنعهم هذا القسم بأن لدى شركتك إمكانية للنجاح، فإنهم سيتابعون قراءة خطة العمل؛ لكن إذا لم يقنعهم، فإن خطتك المطبوعة بشكل جميل مع كل مخططاتها وصورها البراقة سيكون مصيرها سلة القمامة.

وبالمناسبة، قمت بذكر الملخص الإداري أولا لأنه يظهر في أول الوثيقة، لكن قد ترغب في كتابته لاحقاً بعد إكمال بقية الخطة، أو على الأقل أن تعود إليه لاحقاً وتقوم بتعديله. وكما سترى، الكثير من محتويات هذا القسم تأتي مما كتبته في الأقسام الأخرى من خطتك.

إن ملخصك الإداري يجب أن يبدأ بوصفٍ بالغ الإختصار لشركتك. بعبارة واحدة، أو كأقصى حد فقرة قصيرة، قم بوصف ما الذي تقوم به وكيف ستقوم به. استعمل لغة بسيطة وتجنب أي مصطلحات غريبة أو تقنية.

يمكن أن يكون هذا أمراً بالغ الصعوبة. كرائد أعمال فإنك على الأغلب ستكون متحمساً جداً لكل الأمور المختلفة التي تقوم بها شركتك، واختصار كل ذلك في جملة واحدة هو أمرٌ معقد.

بعد أن نجحت في كتابة وصف مختصر وجيد، فإن بقية الملخص الإداري يجب أن تكون لتلخيص ما تقوم بتغطيته في بقية الوثيقة ( النقاط الرئيسية الحقيقية).

اسعى إلى المحافظة على هذا القسم صفحة واحدة. تذكر أن الهدف من الملخص الإداري هو جذب الناس لشركتك وإقناعهم بالتوسع في القراءة. لا تضمن التفاصيل — سيجدونها لاحقاً بأنفسهم.

حدد بدقة الأمور التي تتعلق بالصورة الكبيرة للعمل مثل المشكلة التي تحلها، الاستراتيجية التي تتبعها، الزبائن المستهدفون والمعلومات المالية عالية المستوى. لكن التزم بالصورة الكبيرة، واترك جميع الأمور الأخرى للأقسام التالية.

إذا كنت تكتب خطة العمل لغرضٍ معين، على سبيل المثال للحصول على تمويل، فيجب عليك عندئذ أن تستعمل الملخص الإداري لكي تخبر الناس بالضبط عما تريده منهم ولماذا.

2.وصف الشركة Company Description

هذا القسم هو وصف عالي المستوى لشركتك.

انتظر، ألم نقم بهذا تواً في الملخص الإداري؟ بلا، لكن هذا القسم مختلفٌ قليلاً. الملخص الإداري كان بمثابة النص الإبتدائي لمحاولة إقناع الناس بالاشتراك في عملك وشركتك. وصف الشركة يقوم بإعطاء معلومات مفيدة للقارئ، لكنها لا تقع ضمن تصنيف “جلب الانتباه”.

على سبيل المثال، يعطي هذا القسم غالباً تاريخاً مختصراً عن الشركة — متى تأسست، أين تقع، وبعض الإنجازات الرئيسية التي حققتها حتى الآن. لن يكون هذا مناسباً في الملخص الإداري، لأنه لن يقنع أي أحد بمتابعة القراءة.  لكنها أمور يرغب المستثمر أو المقرض بمعرفتها عنك حالما قرر أن يستمر في القراءة.

بشكل مشابه، يجب أن تذكر البنية القانونية لشركتك — سواءً كنت مالكاً وحيداً، شراكة محدودة، مؤسسة تجارية، أو أي شكل آخر.

إذا كان عملك يمتلك متاجر، مكاتب، أو أي ممتلكات فيزيائية أخرى، فقم بذكرها هنا أيضاً. يمكنك أيضاً أن تعطي معلومات أكثر عن منتجاتك\خدماتك، من هم زبائنك، وما هي أهدافك لجذب الزبائن مستقبلاً.

تذكر أن بعض هذه المعلومات ستظهر في الأقسام التالية، لذا لا تفرط في التفاصيل كثيراً أو تكرر المعلومات بشكل كبير — من الجيد أن تبقي هذا القسم قصيراً إلى حدٍ ما.

3.المنتجات/الخدمات Products/Services

مهما كان نوع العمل الذي تديره، فإن الأمر أكثر أهمية هو أنك تبيع شيئاً ما. هذا القسم مصمم لكي يعطي وصفاً واضحاً عما تبيعه بالتحديد.

مع ذلك، إنها لفكرةٌ جيدة أن تكتب هذا القسم من وجهة نظر زبونٍ محتمل، بدلاً من وجهة نظرك كمنتج. ربما قمت بوضع جميع أنماط الميزات الرائعة في منتجك، لكن ما يهم هو كيف تساعد هذه الميزات والخصائص على حل مشكلة زبائنك أو على منحهم تجربةً رائعة.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير شركة برمجيات وكان منتجك الأساسي هو تطبيقٌ للياقة البدنية، فلا تذكر فقط خصائص وميزات التطبيق أو الكود الذي استعملته لبناء التطبيق. بدلاً من ذلك، وضح كيف يختلف تطبيقك عن مئات تطبيقات اللياقة البدنية الأخرى الموجودة في السوق. ما المنهج الجديد الذي يتبعه؟ كيف سيحسن حياة الناس الذي سيشترونه؟ ما هي المشاكل التي يقوم بحلها بطريقة مختلفةٍ عن منافسيه؟

سواءً كنت تبيع المنتجات، الخدمات، أو مزيجاً من كليهما، فإن التوجيهات هي نفسها. حاول أن تخرج من شركتك، وأن ترى ما الذي يهم الزبائن. هذا، بشكل مطلق، ما سيهتم به أي مستثمر أو مقرض — وهذا ما يجب أن تهتم به أيضاً. الزبائن هم شريان الحياة لعملك.

لذا إذا كانت شركتك تدير استوديو تصميم، فكر في كيفية اختلافها عن بقية الشركات. ربما تقوم بخدمة سوقٍ خاصٍ بمهنة معينة، ربما أنت وطاقمك تملتكون مجموعةً فريدةً من المهارات، أو ربما توفرون مدىً أوسع من الخدمات الإضافية.

أيضا فكر بموقع منتجك ضمن دورة حياة المنتج. هذا المفهوم ليس جديداً، كما يمكنك أن ترى من هذه المقالة. إليك المراحل الأربعة التي يمر المنتج فيها:

1. تطوير السوق
2. بداية النمو
3. ذروة النمو
4. الانحدار

بالنسبة لبعض المنتجات، مثل الأدوات التي تستخدم التقنيات الحديثة، يمكن لدورة الحياة هذه أن تكون سريعة جداً؛ لكن للمنتجات التقليدية أكثر، يمكن لها أن تكون أبطء بكثير. قم بوصف المرحلة التي يقف عندها منتجك وكم تتوقع أن يقضي وقتاً خلال المراحل المختلفة.

وهذا يمكن أن يؤدي بشكل طبيعي إلى السؤال التالي: عندما يصل الأمر بمنتجك الأساسي الحالي مرحلة الانحدار وفي النهاية موته، فما الأمر الآخر الذي تقوم بتحضيره؟ أو ما هي الأبحاث التي تقوم بها للإتيان بالمنتجات التي ستتبعه؟

شيءٌ واحدٌ أخير: إذا كنت تمتلك أي براءات اختراع أو ملكية فكرية، فإن عليك ذكرها أيضاً في هذا القسم.

4.تحليل السوق Market Analysis

الآن وبعد أن وصفت ما هي الأمور التي تبيعها، فإنك بحاجة إلى التركيز على الناس الذي ستبيعها لهم.

الفكرة في تحليل السوق هي وصف زبائنك.  من هم، كم عددهم، وكم هو العدد المتوقع الذي ستحصل عليه؟

هذا الأمر يبدأ بالصورة الكبيرة: ما هي الصناعة التي تتواجد فيها، كم حجم ضخامتها، وما هي سرعة نموها؟

ومن ثم قم بتحديد السوق المستهدف: قطاعٌ أصغر من كامل قاعدة الزبائن ضمن صناعتك، والذي ستبيع لهم منتجاتك وخدماتك.

ستحتاج إلى القيام ببعض أبحاث السوق من أجل هذا القسم، إذا لم تقم بذلك بعد. حاول أن تعرف مقدار المال الذي ينفقه السوق المستهدف على هذا النوع من المنتجات والخدمات. قم بعمل دراسةٍ لمعرفة ما يتطلعون إليه وما إذا كان منافسوك يلبون احتياجاتهم أم لا.

ومن ثم فكر كم تتوقع أن تكون حصتك من هذا السوق. هذا يتطلب الكثير من التقدير والحساب، لذا كن واضحاً حول الافتراضات التي تستعملها والمبرر لها.

أيضاً قم بوصل استراتيجة التسعير، وكيف تتناسب مع البيئة المنافسة.  لا يهم مدى جودة منتجاتك أو خدماتك، لأن منافسيك على الأغلب سيكونون متفوقين عليك ببعض النقاط، لذا كن صادقاً حول هذه الأمور. اذكر جميع نقاط قوتك ونقاط ضعفك، أي مشاكل تواجهها، وكيف ستتغلب عليه.

5. الاستراتيجية والتنفيذ Strategy and Implementation

الآن عرفنا ما الذي نبيعه ولمن نبيعه. خطوتنا القادمة ستكون تحديد كيفية بناء المنتجات، وكيفية إيصالها إلى جميع الزبائن المحتملين.

بمعنى آخر، ما هي الاستراتيجية التي تتبعها للمبيعات، التسويق، والعمليات؟

على سبيل المثال، هل لديك قوى عاملة مخصصة للمبيعات، أم هل تخطط لتوظيفهم مستقبلاً؟ كيف ستحدد العملاء المحتملين، وكيف ستصل إليهم؟

ما هي خطتك التسويقية؟ كيف تخطط لتقيدم منتجاتك وخدماتك بحيث تقنع العالم بشراءها؟ كيف ستعلن عنها؟  هل تخطط لاستعمال وسائل التواصل الاجتماعي كقناة للتسويق؟ إذا كنت كذلك، فكيف؟

بالنسبة لجانب العمليات، فإنك لست بحاجة للكثير من التفاصيل التي تتعلق بكيفية عمل عملك وراء الكواليس. قم فقط بإعطاء لمحة عن كيفية تشغيلك وإدارتك للعمل.

من أجل المنتجات، يمكن أن يكون هذا وصفاً لكيفية حصولك على المواد الأساسية، كيف تبني المنتجات، وكيف توزعها وتوصلها للزبائن. بالنسبة للخدمات، يمكن أن تصف عملية توصيل هذه الخدمة، منذ اكتساب العميل وحتى تعريف المشروع، توصيله وإتمامه.

6. التنظيم وفريق الإدارة Organization and Management Team

هذا القسم هو تماماً كما يبدو من اسمه. قم بوصف بنية شركتك التنظيمية. من يملكها، من يديرها، ومن هم الموظفون الأساسيون.

مخطط بسيط للتنظيم سيكون مفيداً هنا. لكن الشيء الأكثر أهمية ليس حقاً أسماء الأقسام والمسؤولين عنها. ما يهم هو من هم هؤلاء الأشخاص. ما هي مهاراتهم وخبراتهم التي يجلبونها إلى الشركة؟

فهذا، بعد كل شيء، يعتبر عاملاً أساسياً في نجاح أي عمل. امتلاك الأشخاص الصحيحين سيساعدك على الإبحار في الطريق الصعب أمامك. لذا خذا الوقت اللازم لكي تصف كل واحدٍ من موظفيك الرئيسيين. حتى لو لم يكونوا كثراً — أو كنت أنت لوحدك — فمن المهم أن تظهر أن فريقك مؤهل ويمتلك الخبرة والقدرة على المنافسة.  ركز بشكل خاص على الخبرات الهامة للشركة، أكثر من الخلفية العامة.

7. خطة مالية والتوقعات Financial Plan and Projections

القسم الأخير والأهم لأنه يتعلق بالمال

إذا كنت في عملك هذا منذ فترة، فكم جنيت من المال، وكم تتوقع أن يتغير هذا؟ إذا كان عملك جديداً، فهما هي توقعاتك للسنوات القادمة؟

المعلومات هنا يجب أن تكون مفصلة إلى حد ما. من أجل الجزء التاريخي، ستحتاج إلى إنتاج وثائق إيرادات (بالإنجليزية Income Statements)، قوائم موازنة (بالإنجليزية Balance Sheets) ووثائق سيل المال (بالإنجليزية Cash Flow Statements) سنة بسنة للسنوات الخمس السابقة (أو أياً كانت مدة تشغيلك لهذا العمل).

من أجل التوقعات، ستحتاج إلى إنتاج الوثائق نفسها بناءً على تقديراتك للسنوات الثلاث القادمة. ستحتاج أيضاً إلى تبرير هذه التوقعات عن طريق الأمور التي بينت هذه التوقعات عليها. لا يوجد مشكلة إذا ما استعملت ملحقاً في حال كان هنالك الكثير من المعلومات.

قد تحتاج إلى توظيف محاسبٍ لسماعدتك على تحضير هذه الوثائق، خصوصاً إذا كنت لا تفهم الأمور المالية بشكلٍ سهل.

كيف تستعمل خطة العمل الخاصة بك

سيرغب أي شريك محتمل أو ممول مفترض أن يعرف كيف تنوي استخدام الخطة بوصفها وثيقة تخطيط داخلية أو خطة معدة للمستثمرين لجمع رأس المال.

سواءً صممت خطة عملك لجمهورٍ خارجي أو لأغراضك الخاصة، فمن المهم أن تتذكر ما ذكرناه تماماً في البداية: إنها وثيقة حية.

لذا حتى لو صممتها كي تطلب نوعاً محدداً من التمويل، فلا تقم بالتخلص منها بعد قبول أو رفض طلبك. لقد خصصت وقتاً لتصميم رؤية شاملة واستراتيجية لعملك، فلما لا تستعملها بشكل جيد؟

يمكن لخطة عملك أن تكون محوراً لوضع الأهداف وصنع القرار ضمنك شركتك للسنوات القادمة. لذا قم بتحديثها بشكل متكرر، باستعمال أي مخطط زمني يناسبك بأكبر شكل، لكن سنوياً هو الحد الأقل.

إن أهدافك ستتغير، وكذلك استراتيجياتك وعلى الأغلب منتجاتك وخدماتك أيضاً، وهذا أمرٌ مقبول. إنها طبيعة أن تكون في عمل. لا شيء يبقى كما هو لمدة طويلةٍ جداً.