مهام المدير العام

ما هي مهام المدير العام؟

يُعتبر المدير العام من أهم عناصر المؤسسة، حيث يُلقى على عاتقه مهام ومسؤوليات كبيرة تُؤثّر بشكل مباشر على مستوى أداء المؤسسة، ومن أهم هذه المهام ما يأتي:^[١]

• تطوير بيئة العمل: تتشكّل بيئة العمل بشكلٍ أساسي من المعايير التي يضعها المدير العام؛ لذلك على المدير العام الجيد رفع المعايير التي تُحدّد مستوى المؤسسة التي يعمل بها على الرغم من التحديات التي يُواجهها سواء كانت المؤسسة صغيرة أو كبيرة.
• الرؤية الاستراتيجية: يستطيع المدير العام بشكل خاص إلزام كافة العامليين في المؤسسة باتّباع استراتيجية معينة للوصول بالمؤسسة إلى المستوى الذي يطمح إليه، وذلك بقيادة جهودهم المبذولة نحو النجاح.
• تنظيم الموارد: يُركّز المدير الجيّد على المشاريع والنشاطات التي تخلق ميزات تنافسية أكثر، أو على الأقل على الجهود التي من شأنها تحسين وتطوير الميزات التي تمتلكها المؤسسة أصلاً.
• تنظيم الهيكل التنظيمي للمؤسسة: يبحث المدير الجيّد عن أبسط الطرق لتحقيق الأهداف، ويعني ذلك طبقاتٍ إدارية أقل وعمل ومسؤولياتٍ أكثر، مما يُؤدّي إلى زيادة المرونة والسرعة في إنجاز الأعمال، كما يدعم مرؤوسيه في المشاركة في بناء المؤسسة، بينما لا يتوانى عن المشاركة بشكلٍ شخصي في حلّ المشكلات الجوهرية بغضّ النظر عن الطريقة التي تُدار بها الأمور بحسب الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
• دعم الموظفين المتميزين: يُعدّ دعم الموظفين الموهوبين وتطويرهم بسرعة وإبقائهم متحفّزين من أهم مهام المدير العام؛ لما له من أثر ملحوظ في دعم الأداء في المؤسسات وتعزيزه، لذلك يجب على المدير العام اتّباع أفضل الممارسات لتحفيز الموظفين؛ كالاهتمام بشكل مباشر بأداء وتقييم الموظفين الذين لديهم قابلية للتطور وإعطائهم مهام تُنمّي قدراتهم.
• الإشراف والمتابعة: يجب على المدير العام الإشراف على سير العمليات في المؤسسة ومتابعة تنفيذها، حيث يُساعده ذلك على تطوير خطط ملائمة للعمل، وتوقّع التحديات والفرص المناسبة للمؤسسة والتعامل معها بصلابة.

مسؤوليات المدير العام

تقع على عاتق المدير العام مسؤوليات أخرى بالإضافة للمهام الرئيسة التي سبق ذكرها، ومن أهمّها الآتي:^[٢]

• وضع الميزانية ومراقبة المصاريف.
• الإشراف على عملية التوظيف والتدريب للموظفين الجدد.
• تقييم الأداء العملي والمالي للمؤسسة والعمل على تحسينه.
• توجيه عملية تقييم الموظفين بما يتلاءم مع تحقيق استراتيجية المؤسسة.
• تحضير التقارير بانتظام لرفعها لمجلس الإدارة.
• التأكّد من اتّباع الموظفين في المؤسسة لتعليمات الصحة والسلامة العامة.
• وضع حلول للمشكلات التي تُواجه المؤسسة، مثل: انخفاض الأرباح، والنزاعات العمالية، وتراجع العمل أمام المنافسين.
• التأكّد من جودة المنتج أو الخدمة المقدمة للعملاء.^[٣]
• المشاركة في النشاطات الموجّهة لاستقطاب العملاء.^[٣]
• تقييم الاستثمارات لتحقيق أفضل العوائد.^[٣]
• مشاركة الموظفين في التخطيط الاستراتيجي العام للمؤسسة وإطلاعهم على النتائج.^[٣]

المتطلبات الواجب توفرها في المدير العام

يجب على المدير العام امتلاك مهارات معينة لتُمكّنه من إنجاز مهامه بفعالية وكفاءة، ومن أهمّها الآتي:^[٤]

• حمل شهادة جامعية في إدارة الأعمال.
• معرفة جيدة في مختلف مجالات الأعمال.
• التحلّي بأخلاقيات مهنية عالية.
• إتقان مهارات استخدام الحاسوب.

الخصائص المميزة للمدير العام

يجب تحلّي المدير العام بعدد من الخصائص الشخصية المميزة والاهتمام بتنميتها، ومنها الآتي:^[٥]

• القيادة: وتتضمّن الاتزان العاطفي، والحماس، والثقة بالنفس.
• مهارات التواصل: يجب على المدراء العامين امتلاك مهارات التواصل الفعّالة، وتشمل التواصل الشخصيّ، أو عبر الهاتف، أو باستعمال البريد الإلكتروني، والاستماع الجيد لآراء الموظفين واستيعاب متطلباتهم.
• التخطيط: يستطيع المدير الجيد التخطيط دائماً لكلّ خطوة يُفكّر بها، وفهم أهداف العمل بدقة ومعرفة ما الذي يجب عمله ومتى، ويُعدّ وضع خطة لتنفيذ الأهداف لكلّ 3 أشهر من أفضل ممارسات التخطيط المعروفة.
• القدرة على حلّ المشكلات: يستطيع المدير الجيّد تحديد المشكلات بدقة، وتقديم حلول إبداعية لها، سواء كانت مشكلات مع الموظّفين أو العملاء، كما يتحمّل مسؤؤلية المشكلات التي تواجه المؤسسة بعدم إلقاء اللوم على غيره، حيث يكون بذلك مثالاً أخلاقياً في التعامل مع هذه المواقف.
• تحديد نقاط القوة والضعف: يتميّز المدير الجيد بالقدرة على تحديد نقاط قوة الموظّفين وتعزيزها، بالإضافة إلى نقاط الضعف، فيتمكّن من معرفة محفّزات الموظفين لديه لخلقها في بيئة العمل، فمثلاً إذا كانت التحدّيات تُحفّز الموظف؛ فإنّ المدير الجيد سوف يحرص على إعطائه مهام صعبة تتحدّى قدراته، وأمّا إذا كان البعض يُفضّل الأعمال الروتينية فإنّه يعهد إليهم بالأعمال المتكررة ليقوموا بعملها.
• وضع الشخص المناسب في المكان المناسب: يتوجب على المدير العام مساعدة كلّ موظف لديه على النمو والتطور، وبالتالي تحسين أدائه الوظيفي، ولتحقيق ذلك يجب تحديد المكان المناسب لكلّ موظف لتحقيق المطلوب منه بكفاءة.
• الاهتمام بالنتائج: يُعتبر التوجه لتحقيق النتائج من أهم صفات المدير العام الجيد، ويكون ذلك بتوفير بيئة تنافسية لتحقيق الأهداف المرجوة تسمح للموظّفين المميزين بالشعور بالفخر بإنجازاتهم.

تعريف الإدارة

تُعرّف الإدارة بأنّها عملية مراقبة شؤون المؤسسة بغضّ النظر عن طبيعتها، أو نوعها، أو هيكلها التنظيمي، أو حجمها، وهي عملية خلق وديمومة لبيئة عمل يستطيع الجميع فيها العمل معاً وإنجاز الأعمال والأهداف بكفاءة وفاعلية، ومن أهم خصائص الإدارة أنّها شاملة، وموجّهة لتحقيق الأهداف، ومستمرّة، وذات أبعاد متعددة، وتعكس عملاً جماعيّاً ديناميكيّاً وقوةً غير ملموسة.^[٦]

مستويات الإدارة

يُشير مصطلح مستويات الإدارة إلى الحدّ الفاصل بين الوظائف الإدارية في المؤسسة، ويزيد عدد مستويات الإدارة مع ازدياد حجم العمل والقوة العاملة في المؤسسة والعكس صحيح، كما تُحدّد مستويات الإدارة الصلاحيات والمهام لكلّ وظيفة إدارية، وتُقسّم مستويات الإدارة إلى الأقسام الآتية:^[٧]

• الإدارة العليا أو المستوى الإداري.
• الإدارة الوسطى أو الإدارة التنفيذية.
• الإدارة الدنيا، أو الإشراف، أو مدراء الخط الأول.