مهارات مدير المشروع

ما هي مهام مدير المشروع؟

هناك العديد من المهام والأدوار التي يقوم بها مدير المشروع وتختلف حسب الصناعة التي يعمل بها، حيث تغطي هذه المهام مختلف مراحل المشروع الخمسة التي تشمل البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. من الضروري أن يكون مختصًا في تسيير وإدارة جوانب المشروع الستة وهي: النطاق والجدول الزمني، التمويل، الجودة والموارد، وإدارة المخاطر. فتمكن مدير المشروع من هذه التخصصات يساعد في تقليل التكاليف، ورفع كفاءة الشركة وزيادة الإيرادات.

تختلف مهام مدير المشروع باختلاف المرحلة التي يصل إليها المشروع، وتنطلق من مرحلة البدء والتي يتم فيها تحديد أهداف المشروع، تأتي بعدها مرحلة التخطيط، ومرحلة التنفيذ، ثم مرحلة المراقبة، وأخيرًا مرحلة الإغلاق والتي تعد آخر مرحلة في المشروع. وللاطّلاع أكثر على مهام مدير المشروع يمكنك قراءة: كيف تكون مدير مشروع جيد؟

ما هي مهارات مدير المشروع؟

يحتاج مدير المشروع مجموعة كبيرة وكاملة من المهارات المهمة، بما في ذلك:

1. مهارة التواصل

تعد مهارة التواصل ذات تأثير كبير على إيصال الأفكار والخطط والمهام الضرورية المطلوبة في أي عمل أو مشروع لفريق العمل. يحتاج مديرو المشاريع هذه المهارة في العديد من الأمور مثل: التواصل مع الموظفين، التواصل مع العملاء، حل المشكلات والتفاوض مع البائعين، تقديم العروض التقديمية والتقارير، تحفيز وتشجيع الزملاء وفرق العمل.

تتعدد مهارة التواصل في عدة أشكال سواء عبر التواصل اللفظي الذي يتم خلال عقد الاجتماعات أو التواصل عبر الهاتف أو التحدث أمام مجموعات كبيرة من الأشخاص لدى إجراء عروض تقديمية، أو التواصل الكتابي الذي يتم في رسائل البريد الإلكتروني، وإعداد التقارير وغيرها.

2. مهارة القيادة

يعتقد بعض الأشخاص أن القادة يولدون بهذه المهارة ولا يمكن تعلمها، غير أن هذه الفكرة خاطئة لأن مهارة القيادة مثلها مثل أي مهارة ثانية ويمكن لأي شخص مهتم باكتسابها أن يتعلمها بسهولة. مهارة القيادة ضرورية لك كمدير مشروع لتعزيزه، والإشراف على مختلف مهامه وتنسيقها، وتحديد خارطة طريق لإكماله.

تشمل مهارة القيادة عدة جوانب أهمها: التحفيز، وحل المشكلات والنزاعات، بناء العلاقات واتخاذ القرارات وغيرها. كذلك فإن القائد الحقيقي يكون هو المسؤول عن تحديد رؤية الفريق، والتأكد من أن كل فرد محفز لتحقيق أهداف المشروع والعمل على إنجاحه.

3. مهارة التنظيم

لا يمكنك القيام بكافة المهام وترتيب الأولويات والبقاء على اطّلاع بكل تفاصيل المشروع بدقة بدون مهارة التنظيم. لذا لضمان سير المشروع بسلاسة من دون حدوث فوضى أو الخروج عن الأهداف المشتركة للمشروع، يجب عليك التمتع بمهارات تنظيمية قوية.

تتعدد المهارات التنظيمية مثل: إنشاء جدول زمني للمشروع لإنجاز المهام في وقتها المحدد، توزيع المهام على أفراد فريق العمل، توثيق كل ما يتعلق بالمشروع بدقة حتى يمكن الرجوع إليه بسهولة في المستقبل، كل هذه المهارات التنظيمية ستنعكس نتائجها على فريق عملك وأدائه.

4. مهارة التفاوض

كل مشروع قائم على تحقيق المكسب والربح على اختلاف شكله، سواء كان مكسبًا ماديًا أو غيره، وهذا ما يحتم عليك كمدير مشروع أن تكون على دراية وخبرة بكيفية التفاوض في العديد من المواقف.

سيكون عليك التفاوض حول الشروط والأسعار مع الموردين، والبائعين والعملاء، وأصحاب المصلحة لضمان أفضل وضع مربح لكلا الطرفين. ستحتاج إلى مهارة التفاوض كذلك مع فريقك للتأكد من أن الجميع يتبع نفس الأهداف المحددة وفض النزاعات بين أفراد الفريق.

إتقان مهارة التفاوض يتطلب الكثير من الوقت، وبعض الأمور التي على مدير المشروع التركيز عليها ليصبح مفاوضًا مميزًا. أولًا لابد من التدريب المستمر في أي عملية بيع أو تفاوض وتحليل التجربة للتعرف على الأخطاء والسعي لتفاديها.

الخطوة الثانية هي التحضير للتفاوض مسبقًا، من خلال تحديد النتائج المراد الحصول عليها في نهاية عملية التفاوض. بعدها على مدير المشروع التحكم في مشاعره أثناء المحادثة، وتعلُّم كيفية إدارة ردود أفعاله للخروج بأقل الأضرار من عملية التفاوض.

تحتاج بعض المفاوضات أكثر من جلسة واحدة للوصول إلى اتفاق، لذا من المهم لمدير المشروع الجيد عدم الإسراع في إبرام الاتفاقية وأخذ الوقت اللازم. تجد أن أفضل المفاوضين في العالم لا يتحدثون كثيرًا وعندما يتحدثون لا يطيلون، ومعظم الوقت تجدهم يستمعون للطرف الآخر في محاولة منهم لتحديد نقاط ضعفه واستخدامها ضده.

5. مهارة إدارة الفريق

مهارة إدارة الفريق هي إحدى المهارات الجوهرية لتنجح في تسيير مشروعك بفعالية وكفاءة. إذ تتمثل في قدرتك على جمع أعضاء فريقك وتوجيههم نحو طريق واحد لخدمة الأهداف العامة للمشروع، كذلك ينبغي لمدير المشروع الناجح امتلاك القدرة على تفويض المهام والمسؤوليات بشكل فعال وفض النزاعات، وتحسين مهارات أعضاء الفريق وتقييم أدائهم باستمرار.

6. مهارة إدارة الوقت

كل مهمة في المشروع لها مدة زمنية معينة يجب الالتزام بها لضمان سير المشروع وفق الخطة المحددة، ورغم أن معظم الناس لا يمتلكون مهارة إدارة الوقت إلا أنها من مهارات مدير المشروع الناجح. يجب أن تكون قادرًا على تحديد المهام وفق إطار زمني محدد والتأكد من الوفاء بهذه المواعيد النهائية طوال فترة حياة المشروع.

توجد العديد من الطرق والأساليب التي يمكن استخدامها في إدارة الوقت بكفاءة أكثر، فمثلًا يمكنك الاعتماد على تقنية البرومودورو Promodoro أو ما يسمى بـ “تقنية الطماطم” والقائمة على مبدأ العمل لمدة 25 دقيقة والاستراحة لمدة 5 دقائق.

تقنية أخرى تعرف بـ “أسلوب إتمام الأشياء” وتقوم على إعداد، وكتابة المهام الضرورية وترتيبها حسب أولويتها والمدة اللازمة لإنجازها، ويقترح هذا الأسلوب أهمية البدء بالمهام الصغيرة لزيادة لحافز لإنجاز المهام الكبيرة. هناك أساليب أخرى كثيرة يمكن الاختيار من بينها حسب احتياجاتك وما يناسب أعمالك.

7. مهارة إدارة المخاطر

كل مشروع مهما كان سواء صغيرًا أو كبيرًا، بسيطًا أو معقدًا، له مخاطر. لذا من الضروري أن تكون لديك القدرة على توقع هذه المخاطر ومواجهتها، والخبرة في إدارتها بكفاءة لتجنبها قدر الإمكان أو تقليص أثرها على مشروعك. كذلك عليك معرفة كيفية استخدام أدوات إدارة المخاطر وتحليلها لتطوير استراتيجيات التخفيف منها.

تتنوع هذه الأدوات وتتعدد ونذكر منها تحليل سوات SWOT قياس نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات للمشروع، إلى استخدام العصف الذهني بين مدير المشروع وفريق العمل لاكتشاف كافة المخاطر والتحديات التي يمكن أن تؤثر على أداء المشروع أو تؤدي إلى فشله.

8. مهارة حل المشكلات

سيواجه مدير المشروع الكثير من التحديات والمشاكل في جميع مراحل المشروع، وتتزايد حدة هذه المشاكل مع تقدم المشروع، ما يحتم على مدير المشروع الناجح العمل على التنبؤ بالمشكلات المحتملة قبل وقوعها، وتقديم الحلول استعدادًا لمواجهتها في حال ظهورها. في حال مواجهة مشاكل غير متوقعة، على مدير المشروع التعامل معها بذكاء والتخفيف منها قدر الإمكان حتى لا تصبح مشاكل كارثية.

9. مهارة إدارة التكاليف

يتم تخصيص ميزانية محددة لكل مشروع لدى إعداد الخطة، ويقع على عاتق مدير المشروع التحكم في هذه الميزانية وإنفاقها بذكاء لتلبي احتياجات المشروع حتى نهايته وتفادي إهدارها قبل ذلك، وهذه المهارة تتطلب خبرة كبيرة لإتقانها وتزداد صعوبة كلما زاد حجم المشروع.

لكي تتم إدارة تكاليف المشروع بكفاءة على مدير المشروع إعداد خطة تفصيلية في بداية المشروع يوضح فيها مهام، ومتطلبات المشروع ومن ثم تحديد الميزانية اللازمة لكل مهمة، وإخطار فريق العمل بكافة التفاصيل حتى يتم الاستناد على هذه الخطة لدى تنفيذ المشروع والحرص على عدم تجاوز الميزانية التي تم تخصيصها لكل مهمة.

10. مهارة إدارة المهام والتخطيط الاستراتيجي

المشروع عبارة عن مجموعة من المهام المترابطة التي تكمل بعضها. على مدير المشروع إدارة المهام والاهتمام بها مهما كانت صغيرة أو بسيطة لأنها حجر الأساس لبناء المشروع. فعليه إنشاء قائمة بمهام المشروع وتوزيعها على فريق العمل، ومن ثم إدارتها وضمان تطبيقها وفق الخطة. يمكنك الإستعانة بأدوات إدارة المهام المختلفة كأداة أنا التي تسهل إنجاز المهام وتعزز التعاون مع فريقك.

يعد التخطيط الاستراتيجي نسخة متقدمة من التخطيط وهي أكثر عمقًا من التخطيط الأساسي للأهداف، يركز التخطيط الاستراتيجي على البرنامج الذي يجب اتباعه من طرف مدير المشروع وفريق العمل لكي يؤتي العمل ثماره، ويحتاج إتقان مهارة التخطيط الاستراتيجي الكثير من الوقت والخبرة.