مهارات الإدارة المكتبية

وظائف الإدارة المكتبية

يمكن تقسيم وظائف الإدارة المكتبية إلى مهام عدة، منها:[١]
التخطيط

حيث يسعى مدير المكتب إلى تنظيم سير العمل، والتخطيط الدقيق من أجل تحقيق أهداف المؤسسة الكبرى التي يعمل لديها.
التنظيم

كما أنّه يعمل مدير المكتب على ترتيب الأولويات، وتنظيم المواعيد وإدارة الوقت بكفاءة عالية، بما يحقق أداء الواجبات والمهام بمرونة وفاعلية أكبر.
التوظيف

يعد مدير المكتب نقطة وصلٍ هامة بين المدراء والعاملين في المؤسسة، وبناءًا عليه فإنّه يعمل على اختيار الموظفين الأكفاء وتعيين فريق العمل الأفضل للمؤسسة.
الاتصالات

يعتبر مدير المكتب المتحدث الرسمي في المؤسسة، وهو الذي يتلقّى جميع الاتصالات، سواءً كان ذلك داخل المؤسسة مع الفريق والعملاء أو خارجها عن بعد مع أصحاب المصالح المشتركة.

وظائف تكنولوجية

يجب أن يملك مدير المكتب مهاراتً تكنولوجية رقمية، وعليه الإلمام بأنظمة وبرامج الحاسوب، وطرق استرجاع والبحث عن المعلومات لأداء المهام التي تتطلب مهاراتٍ عاليةٍ في التكنولوجيا.

الرقابة

يعمل مدير المكتب في المساعدة على إعداد الخطط والمشاريع، وعلى مراقبة سير أداء العمل بما يحقق الأهداف العامة للمؤسسة.
إدارة الموارد البشرية

كما أنّه يعمل على تحفيز أعضاء الفريق وإلهامهم، والسعي لتطوير قدراتهم، وبناء الثقة فيما بينهم وطرق التواصل الفعالة، وتدريبهم إن لزم الأمر وتطوير مهاراتهم وكفاءتهم بما يحقق أهداف المؤسسة.
مهارات الإدارة المكتبية

لا بد من توافر مهاراتٍ محددة لدى مدراء المكتب حتى تمكنهم من العمل بكفاءة، ومنها:[٢]

المهارات التنظيمية: ويقصد بها مهارات تنظيم العمل المكتبي، وإدارة المواعيد والاجتماعات والخطط في المؤسسة، وتنسيق المذكرات والرسائل.
مهارات التعامل مع الآخرين: وهي مهارات التواصل الفعال، ومهارات القيادة والقدرة على بناء العلاقات الطيبة مع الآخرين باحترامٍ وثقة.
مهارات القدرة على استخدام الحاسوب والبرمجيات الحاسوبية: ومن ضمنها القدرة على البحث والاسترجاع بما يحقق أفضل النتائج بأقصر الطرق.
مهارات الاتصال والمحادثة بأكثر من لغة: والإلمام بقواعد كتابة المراسلات والخطابات المختلفة.
المهارات الأخلاقية: مثل الصدق والالتزام، والإتقان، والاحترام من أجل ترك الانطباعات الجيدة عن المؤسسة.
التخصص العلمي والحصول على شهادة جامعية في مجال السكرتارية.
الثقافة والإلمام بالمعارف العامة والاجتماعية.
اللغة والقدرة على التحدث بلغة عالمية تتطلبها الشركة، سواءً كانت كتابةً أو محادثة.
المعرفة بالنظم واللوائح الإدارية والتشريعية في البلد التي يعمل فيها.