هناك العديد من معايير الأداء KPIs التي تقيس الإنجاز في مهام إدارة المشتريات، يهدف هذا القياس إلى اكتشاف الأخطاء في حال وجودها وتصحيحها بالوسائل المناسبة. تتنوع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهذه العملية، فمنها مؤشرات مرتبطة بأرباح وخسائر الشركة، وأخرى بتحسين الاستلام إضافة إلى مؤشرات الجودة.
أولًا: معايير الأداء المالي
تسعى معايير الأداء المالي Cost-Saving KPIs إلى قياس الأرباح والخسائر المترتبة عن القيام بعمليات إدارة المشتريات، وتساهم في تحديد الإجراء المناسب لمعالجة الخلل بعد إجراء التحليل المالي المطلوب.
1. الإنفاق الخاضع للإدارة
يمثل هذا المعيار النسبة المئوية التي تنفقها الفرق المسؤولة بطريقة مخططة. تكون الشركة قادرة على تحكم أكبر بنفقات المشتريات في حال كان ذلك الإنفاق مخطط مسبقًا.
2. عائد استثمار المشتريات
يحدد الفريق ربحية وفعالية الشراء بالمقارنة مع التكاليف الاستثمارية والنفقات التي تُخصَص للمشتريات، وهو ما يحدده عائد استثمار المشتريات، وهو المعيار الأنسب لإدخال المشتريات عند إجراء التحليل المالي لمعرفة أرباح الشركة.
3. التنافس السعري
يؤدي الاحتكار الناتج عن غياب مستويات المنافسة المطلوبة بين الموردين إلى انخفاض الجودة خلال فترة طويلة الأمد. لذا يجب أن يركز الفريق المسؤول على الموردين القادرين على تحقيق ميزة تنافسية للشركة. يمكن قياس التنافس السعري، ذلك من خلال مقارنة السعر الذي قام المورد بتقديمه مع أسعار السوق الرائجة.
4. التكلفة لكل فاتورة أو أمر شراء
تختلف تكلفة الفاتورة باختلاف الشركات، واستنادًا للوائح الداخلية لكل شركة التي تنظم طرق إدارة المشتريات فيها. كما أن الشركات التي لا تعتمد على أتمتة نظم إدارة المشتريات بالجزء الأكبر من عملياتها، ستضطر إلى تحمل تكاليف الفاتورة بما لا يقل عن 10$ للفاتورة الواحدة، وهو ما يزيد من ضرورة التحول إلى أتمتة إدارة المشتريات والعمليات المرتبطة بها.
ثانيًا: معايير التسليم
تشير معايير التسليم Delivery KPIs إلى تكاليف وأزمنة إتمام الشراء ووصول المواد للشركة. يمكن أن تساعد معايير التسليم على وضع خطة إدارة المشتريات، بما يتوافق مع الزمن والتكلفة الموضوعة من قبل إدارة الشركة.
1. المهلة الممنوحة للمورد
تمثل المهلة الممنوحة للمورد الفترة الزمنية بين الوقت الذي يتلقى فيه طلبًا من الفريق المختص، والوقت اللازم لتوصيل الطلب للشركة، وعادةً ما تقاس هذه الفترة بالأيام.
2. توافر المزود
يقيس فريق المسؤول من خلال هذا المعيار قدرة المزود على الاستجابة للطلبات الطارئة، بهدف تحديد مستوى الموثوقية الذي يمكن إدراج البائع ضمنه.
3. معدل مشتريات الطوارئ
تشكل مشتريات الطوارئ جميع المشتريات التي يقوم بها الفريق غير الموضوعة ضمن خطة مسبقة، وذلك لتفادي أي نقص طارئ في المنتجات أو الخدمات.
4. زمن دورة أمر الشراء
يدل زمن دورة أمر الشراء الفترة بين تقديم طلب الشراء من قبل الأقسام الداخلية للشركة ولغاية إرساله للمورد، عادةً ما تُقاس هذه الفترة بالأيام، ويختلف هذا الزمن حسب حجم الشركة ونشاطاتها.
ثالثًا: معايير الجودة
تهدف معايير الجودة Quality KPIs إلى التأكد من جودة الأداء في عمليات إدارة المشتريات، إذ تشير إلى أماكن الخلل في الأداء من خلال مجموعة قياسات. من هذه المؤشرات:
1. دقة أوامر الشراء
يقيس هذا المعيار التزام المورد بتقديم المواد وفق ما طلبته الشركة، ممثلة بفريق إدارة المشتريات بالمواصفات المذكورة بأمر الشراء، وإن تم تقديم المواد بالوقت المناسب، تؤدي الدقة المنخفضة إلى زيادة في نفقات التشغيل.
2. النسبة المئوية للتوافق مع أنظمة الشركة
يمكن لهذا المعيار -الذي يسمى معدل الامتثال- دراسة الانحراف الحاصل في تنفيذ عمليات إدارة المشتريات عن نهج الشركة المتبع، إذ يمثل معدل الامتثال النسبة المئوية للحالات التي تتوافق مع السياسات والعمليات، والإجرائيات والقوانين واللوائح المفروضة من قبل الشركة، فإن انخفضت هذه المعدلات، زادت النفقات وانخفضت الأرباح.
3. معدل انحراف أداء المورّد
يشير هذا المعيار إلى تقييم جودة عمل الموردين، إذ يوفر هذا القياس رؤى وإحصائيات لفريق إدارة المشتريات حول مصداقية المورد. ويقاس هذا الانحراف لكل مليون أداء.
يحتاج فريق إدارة المشتريات إلى خبرة عمل طويلة، نظرًا لدقة أعماله في أداء مهامهم. يتعين على الشركات إعداد خطة إدارة مشتريات بشكل دقيق لتكون دليلًا للفريق المختص، يمكن توظيف استشاري أعمال محترف عبر موقع مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر، لتكوين الخطط المناسبة لشركتك.
winadmin