مراحل إعداد الهيكل التنظيمي

فيما يلي نستخدم المعلومات التي تم استعراضها لتحديد الخطوات اللازمة لإعداد الهيكل التنظيمي:-

1. تحديد الأهداف الرئيسية Objectives

طبيعي أن التنظيم يتم إعداده لتحقيق أهداف معينة، إذن لابد من تحديد هذه الأهداف كأول خطوة في إعداد التنظيم. فمثلاً وزارة العمل تهدف إلى تحقيق هدفين أساسيين، الهدف الأول هو التأكد من تطبيق قانون العمل بواسطة المؤسسات المختلفة، الهدف الثاني القيام بالتدريب المهني من خلال مجموعة من المعاهد والكليات التدريبية.

2. تحديد الأنشطة الرئيسية Activities

بعد تحديد الأهداف يتم تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، حيث تحقيق الهدف يتطلب ممارسة أنشطة معينة، فمثلاً لتحقيق هدف تطبيق قانون العمل تحتاج الوزارة إلى ممارسة ما يلي:

 البت في طلبات الترخيص للعمل للأجانب.
 مراقبة أعمال الصحة والسلامة في المؤسسات.
 مراقبة تطبيق قانون العمل.
 وهكذا.

وتعد هذه الأنشطة، أنشطة رئيسية ترتبط ارتباطاً مباشراً بتحقيق أهداف وزارة العمل، بجانب هذه الأنشطة هناك الأنشطة المالية والإدارية والعلاقات العامة التي تساهم في تحقيق الأهداف ولكن بشكل غير مباشر.

3. تجميع الأنشطة في أقسام 

بعد تفصيل الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف سواء كانت المباشرة أو غير المباشرة، يتم تجميع هذه الأنشطة في أقسام طبقاً لمجموعة من الاعتبارات:

 أساس التجميع (العملاء – المناطق – …. الخ)
 درجة الترابط والتلازم في أداء الأنشطة.
 درجة التجانس بين هذه الأنشطة.
 نطاق الإشراف.
 الخ …….

4. تجميع الأقسام في إدارات

هنا تظهر المستويات الإدارية، يتم تجميع الأقسام في إدارات يشرف على كل إدارة مدير الإدارة وهنا يظهر في هذا المثال المستوى الأول للإدارة، ويتبع في تجميع الأقسام المبدأ التنظيمي الخاص بدرجة الترابط والتشابه والتماثل والتلازم بين الأقسام التي تضمها إدارة واحدة بالإضافة إلى نطاق الإشراف الخاص بهذا المدير ، الذي لا يكون نطاق إشرافه واسعاً جداً بحيث لا يمكنه من الذي الإشراف الفعال ولا نطاق إشراف محدود جداً بحيث يعوق تدخله الزائد في أعمال الأقسام تحقيق أهدافها.

5. تجميع الإدارات في قطاعات

بذلك يظهر المستوى الإداري الثاني بتجميع الإدارات المترابطة والمتشابهة والمتماثلة والمتلازمة في قطاع يشرف
عليه رئيس قطاع يراعي هنا أيضاً نطاق الإشراف لرئيس القطاع .

6. رسم الخريطة التنظيمية 

والخريطة التنظيمية هي احد مراحل وعناصر بناء الهيكل التنظيمي حيث توضح بطريقة الرسم طبيعة ونوع الهيكل التنظيمي للمنظمة.