ما هي مهارات السكرتارية التنفيذية

الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير:

التخصص

-اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتاريه

الثقافة

أ- الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.

ب- الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.

اللغة

-القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.

-الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير

-التنظيم

الإلمام بالنظم الإدارية.

العلاقات

-القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.

-اللوائح والتعليمات

-الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها

– تكتسب مهارات التحصيل العلمي في مجال السكرتارية

– تجميع الثقافة

-التساهل بالمواضيع الإجتماعية والعامة.

-المعرفة باللوائح المعمول بها في البلد.

-مهارة استخدام اللغة

-المقدرة على الكتابة و التحدث بلغة البلد التي يعمل فيها.

-المعرفة بالقدرة على كتابة التقارير والمحاضرات

– القدرة على إعداد التقارير الفنية

المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية

– مهارة التحكم و تنظيم وقت المديرين

– القدرة على الإتصال اللفظي .

-القدرة على التعامل مع الرؤساء و الاستفادة من الأنماط السيكولوجية

للتعامل معهم

المهارات المكتبية للسكرتير

– فتح البريد

– كتابة المراسلات

– متابعة المراسلات الصادرة والواردة

-التخلص من الأوراق الزائدة

-استخدام آلة التصوير.

أولا: فتح البريد:

عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:

-تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،

-افتح البريد فور وصوله ،

-افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،

-تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،

-اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،

-وزع البريد على من يهمه الأمر.

ثانياً: كتابة المراسلات

-يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف: جهز أوراقا لإعداد المراسلات،

– يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،

– يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،

– احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،

– يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.

ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة

-لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.

-يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.

-يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.

رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة

-خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.

-حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.

-حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية.

-هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.

-أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .