يعد نظام العمل المرن من الخيارات المناسبة للإدارة في الوقت الحالي، من أجل منح الموظفين الامتيازات التي يفضلونها وتسهيل إجراءات العمل عليهم، وبالتالي زيادة الإنتاجية بالقدر المطلوب في الشركة.
لكن من الصعب تطبيقه بشكلٍ كلي في الشركة كنظام عمل أساسي، لذا فالحل الأمثل هو تطبيقه في الوظائف التي تسمح بذلك، جنبًا إلى جنب مع أنظمة العمل الأخرى، مثل التوظيف عن بعد أو تعيين المستقلين. ولتنفيذ نظام العمل المرن، فهناك مجموعة من الخطوات الواجب تنفيذها لتطبيقه كالتالي:
تحليل الشركة وأقسامها المختلفة
من المهم إجراء تحليل للشركة والأقسام المختلفة الموجودة بها لمعرفة هل من الممكن تطبيق نظام العمل المرن من الأساس أو لا. وما هي الأشياء الواجب وضعها في الحسبان عند تطبيقه لضمان فاعليته. يبدأ التحليل من خلال تقييم الوظائف الموجودة في الشركة والمواعيد الخاصة بها لمعرفة إن كانت تسمح بالمرونة أم لا، وكذلك تحديد إمكانية تقسيم العاملين بها على فترات.
يمكن كذلك عمل التحليل من خلال سؤال المشرفين على هذه الأقسام حول تصوراتهم عن فاعلية هذا النظام. فبدلًا من مفاجآتهم به وتأثرهم سلبًا لعدم استعدادهم له بالشكل المطلوب، سيكون بإمكانهم المشاركة في صناعة القرار والوصول إلى التصور المناسب لتطبيقه والاتفاق على طرق التنسيق بين العاملين في القسم الواحد، وكذلك مع الأقسام المختلفة.
بعد الانتهاء من التحليل سيكون لديك التصور المناسب لتطبيق نظام العمل المرن في الشركة، وما هي المبادئ العامة للنظام الواجب اتّباعها لتنفيذه بالفاعلية المطلوبة، بحيث يمكنك عرض هذه التفاصيل على العاملين في الشركة من أجل الاتفاق على جداول الساعات الخاصة بالجميع طبقًا للمبادئ الموضحة لهم.
توضيح الهدف من النظام للعاملين
قبل البدء في التطبيق الفعلي لنظام العمل المرن على العاملين الموجودين معك في الشركة حاليًا، لا توجّه الأولوية لشرح تفاصيل النظام، بل يجب البدء بشرح الهدف من هذا النظام. فكثيرًا ما يتصور البعض أنّ اختيارات الإدارة تركّز على صالح الشركة فقط، لكن الهدف هو تحقيق الفائدة للطرفين.
وبالتالي من المهم شرح النظام للجميع والتأكد من فهمهم للفائدة منه على مستوى حياتهم الشخصية، سواءً تمكنهم من تحقيق دخل أعلى والاستفادة من نظام العمل بالساعة أو حتى تمكينهم من العمل في وظائف أخرى خارجية في حالة الموظفين الذين لا يلتزمون بالعمل لساعات طويلة في الشركة.
قيامك بهذا الأمر يحفّز العاملين لمحاولة تحقيق أعلى فائدة من نظام العمل المرن في الشركة، وفي الوقت ذاته يزداد من داخلهم الشعور بالولاء للشركة التي تهتم بمساعدتهم في توفير بيئة عمل تناسب احتياجاتهم، وتساعدهم على الوصول إلى أعلى درجات الإنتاجية في العمل.
الاتفاق على مبادئ نظام العمل المرن
بعد الانتهاء من توضيح الهدف من نظام العمل المرن للجميع، يمكنك الاتفاق على المبادئ الخاصة به داخل الشركة. و تشمل توضيح طريقة وضع جدول الساعات الخاص بكل شخص، وكذلك طريقة تنظيم العمل التي ستبقي فاعلية التواصل بين الجميع حتى في حالة عدم اللقاء. من أهم المبادئ الواجب الاتفاق عليها لتنظيم العمل هي المبادئ التالية:
- مواعيد محددة للاجتماعات: بعد الانتهاء من وضع جدول الساعات الخاص بكل فرد، قد تحدث مشكلة في غياب التواصل بين الأشخاص الذين يعملون معًا. لذا من المهم الاتفاق على مواعيد محددة وثابتة للاجتماعات خلال الأسبوع يلتزم الجميع بحضورها سواءً من مقر الشركة أو من خلال منصات أونلاين مثل: تطبيق Zoom.
- طريقة التواصل: نظرًا لعدم تواجد الأفراد معًا وحاجة المديرين تحديدًا لمتابعة سير العمل يوميًا، فمن الضروري تحديد أدوات مخصصة للتواصل لجعل الأمور أكثر سلاسة. مثل: أداة أنا أو Google Drive، بحيث يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات دون الاضطرار إلى الاتّصال بأحد وهو خارج العمل.
من المهم الاتفاق على هذه المبادئ مع الجميع، والتأكد من قدرتهم على استخدام الأدوات المرشحة بسهولة، حتى لا يؤثر هذا الأمر على سير العمل ويؤدي إلى تعطيله في بعض الأوقات. مع اختيار جدول العمل الخاص بكل فرد طبقًا لما يسمح له وضع الشركة، لتضمن الفاعلية المطلوبة وعدم حدوث أي خلل في سير العمل.
إجراء فترة تجريبية للنظام
إجراء أي تحول في العمل من نظام لآخر يتطلب قدرًا من المجهود من جميع الأطراف. وعادةً ما تكون هناك بعض الأخطاء نتيجة الاعتياد على الوضع السابق. فمن المتوقع احتياجك لفترة من الوقت حتى يمكنك الوصول إلى النتائج التي تبحث عنها.
لذا راقب طريقة سير العمل في الفترات الأولى من تطبيق النظام، واهتم بجمع التعليقات من المديرين والموظفين الذين يعملون معك حول فاعلية النظام بالنسبة لهم، وإجراء أي تعديلات ضرورية بناءً على ذلك، حتى تتأكد في النهاية من أنّ الحل يعمل معك ومع موظفيك بالشكل الأمثل.
winadmin