كيف تعمل برامج إدارة الموارد البشرية

ما هي برامج إدارة الموارد البشرية؟

تمثل برامج إدارة الموارد البشرية مجموعة البرمجيات اللازمة للتحكم بسير عمل الموارد البشرية في الشركة بجميع أقسامها، وباقي الأعمال ذات الصلة طوال وجود الموظف ضمن الشركة. بدأت برامج إدارة الموارد البشرية بنظم تناولت مسؤوليات التوظيف وجذب الكفاءات، وتمكين موظفي الموارد البشرية من العمل بخطة استراتيجية.

ازداد دور برامج الموارد البشرية في إدارة قوى عاملة بطريقة حديثة، إضافةً إلى تحليل أصول الشركة بما يتناسب مع تحديد وتعيين الاحتياجات من الموارد البشرية في إدارة تلك الأصول وتطويرها، والمصممة بشكل يحسّن تجرِبة الموظفين، إضافةً إلى توظيف قدرات المساعدة الافتراضية والذكاء الاصطناعي في أداء هذه التطبيقات، وتمكين المستخدمين من التعاون ومشاركة المعلومات بين فرق العمل.

كيف تعمل برامج إدارة الموارد البشرية؟

تعمل برامج إدارة الموارد البشرية بشكل يسهّل من إدارة موارد الشركة، وتحقيق الفائدة القصوى من تلك الموارد، بالاستثمار الجيد لعملها في تطوير أعمال الشركة للوصول لأهدافها. يحدث ذلك من خلال:

1. ربط البرامج بنظم تحديد الهوية

يمكن أن تُربَط برامج إدارة الموارد البشرية بنظم تحديد الهُوية، كالبصمة الإلكترونية ونظام بطاقات الدخول، وهو ما يتيح تتبع أعمال الموظفين، وخصوصًا فيما يرتبط بالدوام الوظيفي وساعات الخروج والدخول لأداء المهام.

2. تخطيط أسلوب العمل

تساعد برامج إدارة الموارد البشرية -من خلال إعداداتها- على تخطيط أسلوب العمل الواجب اتباعه ضمن الشركة، وفق رؤى الإدارة العليا. غالبًا ما تكون الخيارات التي تتيحها برامج إدارة الموارد البشرية مرتبطة بطبيعة عمل كل قسم، فقد تكون نظام دوام موحّد كالأقسام الإدارية، أو نظام مناوبات كأقسام الإنتاج وخدمة الزبائن.

3. وضع سياسات العمل

تسعى معظم الشركات المنتجة لبرامج إدارة الموارد البشرية إلى تزويد برامجها بالقدرة الكافية على وضع سياسات عمل مرنة، قابلة للتكيف مع احتياجات العملاء، كسياسات التغيب الوظيفي وسياسات ساعات العمل الإضافي، ونهاية الخدمة وغيرها.

4. بطاقة تعريف وظيفية

من الضروري أن تمتلك برامج إدارة الموارد البشرية بطاقات تعريف وظيفية، تميز كل موظف من خلال إنشاء رقم وظيفي مميز للموظف بشكلٍ آلي، إضافةً إلى جميع البيانات الخاصة بالموظف، كالراتب والضرائب وتاريخ التعيين وغيرها.

5. تقييم الأداء

تقيم برامج إدارة الموارد البشرية أداء الموظفين، إذ تشكّل هذه البرامج النواة الأساسية لوضع سياسات التقييم وشروطها، وتحديد عوامل قياس الأداء، ونظام المكافآت والعقوبات المرتبط بتقييم الأداء.

ما أهمية برامج إدارة الموارد البشرية؟

تظهر أهمية برامج إدارة الموارد البشرية من قدرتها على تنظيم القوى البشرية العاملة في الشركة، بما يحقق أقصى استفادة تمكّن من زيادة الأرباح وتوفير في النفقات، من خلال تقليص هدر الموظفين لموارد الشركة إلى الحدود الدنيا.

1. إدارة الموظفين بفعالية

تخزّن برامج إدارة الموارد البشرية معلومات الموظفين كافة، بما فيها المعلومات الشخصية، وتاريخ التعيين والراتب، وسياسة التأمين المطبقة على الموظف، ومؤشرات الأداء KPIs، وهو ما يسهّل عملية إدارة شؤون الموظفين بفعالية، ومن مكان واحد.

2. أتمتة المهام المكرّرة

تساعد برامج إدارة الموارد البشرية في أتمتة المهام التي يؤديها موظفو قسم الموارد البشرية بشكلٍ روتيني ومستمر، كإعداد كشوف الرواتب والتعويضات الشهرية وتقارير النفقات، وهو ما يساعد في تخصيص وقت أكبر للتخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية في الشركة.

3. إعداد التقارير وإجراء التحليلات

تمكّن برامج إدارة الموارد البشرية من إعداد تقارير آلية، استنادًا إلى معلومات الموظفين المدخلة إلى قواعد بيانات تلك البرامج، كتقارير الأداء الشهري والسنوي وتقارير الإجازات. كما يمكن إجراء التحليلات اللازمة لعمل الشركة من خلال تلك البيانات، بشكلٍ يتيح قياس إنجاز القوى العاملة ووضع الخطط الاستراتيجية المناسبة، استنادًا لهذه التحليلات.

4. إدارة المراحل الوظيفية للعاملين

يمكن من خلال برامج إدارة الموارد البشرية التحكم بالمراحل الوظيفية لكل عامل ضمن الشركة، بدءًا من المقابلة ثم عمليات توقيع العقد والتوظيف، إلى لحظة إنهاء خدماته أو إحالته للتقاعد، وهذا ما يشكّل أحد العوامل لجذب المواهب والاحتفاظ بها لأطول مدّة ممكنة.

تساهم برامج إدارة الموارد البشرية في تطوير مواهب الموظفين، وتتبع مسار المتقدمين لوظيفة معينة، ومشاركة الموظفين في تطوير دورات حياتهم الوظيفية بشكل يحقق الرضا الذاتي لهم، ويفيد في تطوير أعمال الشركة.