كيفية تصميم استراتيجية ذكاء أعمال ناجحة في شركتك

عندما تتخذ قرارًا بإدخال نظام الـ Business Intelligence إلى شركتك، لا بد من وضع استراتيجية دقيقة تساهم في الانتقال السليم إلى نظام العمل الجديد، حرصًا على سلامة بيانات الشركة إضافةً لتحقيق الاستفادة القصوى من النظام الجديد المتبع في الشركة.

1. منح الصلاحيات من خلال ذكاء الأعمال

لا بدّ من إدراك أهمية الوصول السريع للبيانات لإتمام العمل بشكل أسرع، يمكن تخفيض الفترة الزمنية اللازمة للحصول على البيانات من خلال منح الصلاحيات بالوصول المباشر إلى البيانات المطلوبة من خلال ذكاء الأعمال، دون انتظار أشخاص آخرين لتزويد الموظف بالمعلومات اللازمة لإتمام العمل.

يجب ألا تنحصر تقنيات الـ Business Intelligence بقسم المعلوماتية ضمن الشركة، من الضروري منح الموظفين القدرة على منح الصلاحيات المناسبة لعمل الفريق الذي يشرفون عليه، دون الرجوع إلى المسؤولين عن تكنولوجيا المعلومات في الشركة، وهو ما يسرّع من الإنجاز وتوليد تقارير مهمة تفيد في عمل الشركة.

2. ركّز على صعوبات العمل ثم البيانات

تلجأ الشركات عادةً إلى بناء مستودعات برمجية للبيانات Data Warehouse وتطلب من المستخدمين التعامل مع هذه المستودعات ومشاركة البيانات، وهو أمر خاطئ. إذ لا بد من مراعاة صعوبات العمل التي يواجهها المستخدمون قبل الاهتمام بالبيانات.

من الأفضل التعامل مع تقنيات ذكاء الأعمال بشكل عكسي، بحيث يكون الاتجاه هابط، إذ تبدأ نظم الـ Business Intelligence بتحديد صعوبات العمل التي يواجهها الموظف، ثم التركيز على البيانات المرتبطة بأعماله ومسؤولياته.

يمكن ذكر مشكلة توقف العملاء عن شراء خدمات ومنتجات الشركة كأحد الأمثلة، إذ لا بد للشركة من ضبط ذكاء الأعمال لتحديد المقاييس المناسبة لتحليل المشكلة ثم البحث عن مصادر بيانات مناسبة لإجراء التحليل والحصول على نتائج دقيقة.

3. نمِّ إبداع الموظفين بعرض المعلومات

يسعى أغلب الموظفين استنادًا إلى المهام الوظيفية الموكلة إليهم لمساعدة الآخرين بفهم البيانات الصادرة عن مهامهم، عادةً ما يستخدم الموظفون تقارير وعروض مرئية تساعد في رفع دقة المعلومات الصادرة عن هذه التحليلات.

تظهر الإدارة الناجحة لنظم ذكاء الأعمال في استغلال رغبة الأشخاص بتقديم معلومات دقيقة، ودعمهم لأجل تقديم رؤى ومقترحات جديدة تساهم في زيادة مكتسبات الشركة وتحقيق قيمة مضافة من استخدام نظم الـ Business Intelligence.

4. راقب نظام ذكاء الأعمال

رغم ضرورة منح الصلاحيات للموظفين في الوصول إلى بياناتهم وإعطاء الصلاحيات المناسبة دون الرجوع لقسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة، لكن من الضروري مراقبة جميع نشاطات الوصول إلى البيانات التي يجريها المستخدمون حول طبيعة الأدوات وكيفية استخدامها، إضافةً إلى التأكد من منح المستوى المناسب من الصلاحيات دون أي إضافات لا مبرر لها.

5. درّب بعض الموظفين على علوم البيانات

تحتاج نظم ذكاء الأعمال إلى تحليلات مستمرة لإدراك مدى الاستفادة منها في تسيير مهام الشركة، وهذا لا يتم إلا بوجود محللي بيانات مدركين لقدرات أدوات الـ Business Intelligence في إنجاز تلك المهام، إذ يستطيع محلل البيانات طرح الأسئلة المناسبة استنادًا لمجال العمل.

يساعد تدريب عدد كافي من الموظفين على تحليل البيانات في تقدير كل العوامل المؤثرة على أعمال الشركة، وضبط إعدادات نظم ذكاء الأعمال لتقديم التقارير التي تفيد الشركة بأفضل شكل ممكن بعد ضبط العوامل المؤثرة على التقارير المطلوبة وفق رؤى المحللين.

6. تأكد من صحة البيانات المُدخلة

على الرغم من قدرة نظم ذكاء الأعمال على تقديم معلومات دقيقة خلال وقت قصير نسبيًا، إلا أن صحة المعلومات يعتمد على البيانات المُدخَلة للتحليل، إذ لا تضمن برامج الـ Business Intelligence صحة البيانات التي تُحلَّل، وعليه فقد تكون نتائج التحليل خاطئة بسبب خطأ في البيانات المُدخَلة.

لا بد من الاهتمام -بشكلٍ منفصل عن نظم تحليل البيانات- بعملية جمع البيانات، والتخلي عن البيانات التي لا تقود إلى نتائج دقيقة بعد التحليل، خصوصًا في ظل ثقة أغلب الموظفين في أداء النظم البرمجية بشكلٍ أكبر من النظم اليدوية.

7. حدد الأولويات وطوّر العمليات

لضمان وجود نظام ذكاء أعمال قادر على تطوير أداء الشركة بشكل مستمر، لا بد من إيلاء الاهتمام الكافي لعمليات التوسيع والتحسين، بهدف مواكبة التطورات على الصعيد التقني إضافةً إلى صعيد التخصص الذي تعمل به الشركة.

يعتمد تطوير العمليات على الرؤى التي ترغب الشركة بالوصول إليها في المستقبل، وما هي الرؤى الأكثر أهمية، بهدف تمكين قسم الإدارة التقنية في الشركة من تطوير العمليات ذات الأولويات الأهم ثم التوجه نحو الأولويات الأخرى.