كتابة خطة عمل مناسبة تحقيق أهدافك

خطة العمل هي خارطة الطريق التي نرسمها لتحديد أهم الأهداف، وكيفية الوصول إليها وتفاصيل تنفيذها، الخطة الجيّدة هي مفتاح نجاح مشروعك، البعض يفضلون استخدام طريقتهم الخاصة، وآخرون يفضلون استخدام النماذج الجاهزة التي يقترحها الخبراء، نموذج العمل التجاري Business Model Canvas أحد هذه النماذج، وسنتحدّث عنه لاحقًا في هذا المقال، لكن عليك أن تفهم بعض الأمور الأساسية قبل أن تعدّ خطة عملك الخاصة.

لماذا نكتب خطة العمل؟

هناك سببان رئيسيان لكتابة خطة العمل:

• أولًا: أن تكتبها لأجل تنفيذ استراتيجيتك وتحقيق أهدافك، وفي هذه الحالة ستكون نسخة خاصة بك في المقام الأول.
• ثانيًا: أن تكتبها لتعرضها على المستثمرين والممولين أو للبحث عن شركاء، وفي هذه الحالة ستكون في حاجة إلى التركيز على بعض النقاط أكثر من غيرها. (سنتطرق لها في هذا المقال)

3 قواعد أساسية لكتابة خطة عمل

1. اجعلها قصيرة

خطّة العمل يجب أن تكون قصيرة ومختصرة، لسببين:

• أولًا: أنت تريد خطة عملك أن تُقْرأ، لن تجد شخصًا متفرغًا ليقرأ خطة عمل من 100 صفحة، ولا حتى 40 صفحة.
• ثانيًا: خطة عملك ستكون الوسيلة التي تُدير وتُطور بها عملك، ستعيد استعمالها وستُنقِّحُها في كل مرة، سيكون عبئًا كبيرًا التعامل مع خطة عمل طويلة، وفرصة وضعها في درج مكتبك وعدم النظر إليها مجددًا ستكون أكبر.

2. اعرف جمهورك الذي تستهدفه

اكتب خطة عملك بلغة يفهمها جمهورك، مثلًا إذا كانت شركتك تطور عمليات علمية معقدة، لكن مستثمريك المحتملين ليسوا علماء، ولا يفهمون الكلمات العلمية الدقيقة التي تريد استعمالها، فلا بد أن تتكيف مع الأمر. فبدلًا من أن تكتب:

«لدينا تكنولوجيا جديدة ما زالت قيد التسجيل، وهي إضافة جديدة لأنظمة تنفس الضغط الموجب المستمر، حيث يوفر تنفسًا ثنائي الضغط غير غازي».

اكتب: «منتجنا -قيد التسجيل- جهاز سهل الاستعمال من دون شاحن، يستبدل آلات التنفس الاصطناعي التقليدية في المستشفيات، بتكلفة 1/100 من السعر السابق».

3. لا تخف

أغلب رجال الأعمال ليسوا خبراء ولا يملكون شهادات في ريادة الأعمال، هم فقط مثلك يحاولون التعلم قدر المستطاع. قد تبدو كتابة خطة عمل عقبة صعبة، لكن يجب ألا تكون كذلك، إذا كنت محيطًا بعملك وشغوفًا به، فكتابة خطة عمل وتطبيقها لتطويره لن يكون تحديًا صعبًا كما تظنه، كما يجب أن تعرف أنّه ليس لزامًا عليك البدء بكتابة خطة متكاملة ودقيقة. في الحقيقة، يمكنك البدء بخطة عمل بسيطة من صفحة واحدة لتكون مرنة بما فيه الكفاية، حتى تستطيع التعديل عليها لاحقًا.

7 أشياء يجب أن تركز عليها

خطة العمل أداة لتحسين عملك، وليس فرضًا منزليًا، خطط العمل الجيدة هي ملفات تعود إليها باستمرار وتُحدِّثها حسب ما يناسب زبائنك، مبيعاتك وتكتيكات التسويق الناجحة (وغير الناجحة)، وما الذي أصبت أو أخطأت فيه حول ميزانيتك وتوقعاتك. خطتك تحدّد الأهداف التي تريد تحقيقها، كما تسمح لك بتتبع تطوّر وضبط مسارك خلال العمل.

• الملخص التنفيذي: هو رؤية عامة حول عملك وخططك، يكون في بداية خطة عملك رغم أن الأغلبية يضعونه في الأخير، يتكون عادةً من صفحة أو اثنين.
• الفرص: هذا الجزء يجيب عن أسئلة من نوعية: ما الذي تبيع؟ من هو جمهورك المستهدف؟ ما هو السوق الذي ينبغي أن تتواجد فيه؟ من هم المؤثرون في هذا السوق؟ من هم أهم منافسيك؟ كيف تحل مشاكل منتجاتك في السوق؟
• التنفيذ: كيف ستستغل فرصك وتحولها إلى عمل؟ هذا الجزء سيغطي خطة التسويق والمبيعات، كيف تنفذ العمليات الأساسية وكيف ستقيس نجاحك.
• فريق العمل: المستثمرون يبحثون عن فرق عمل قوية، إضافةً إلى أفكار رائعة. استعمل هذا الفصل لوصف فريقك الحالي ومن تريد تشغيلهم معك. ستضع أيضًا نظرة سريعة حول هيكلك القانوني، موقع وتاريخ شركتك إذا كانت تعمل مسبقًا.
• الخطة المالية: خطة عملك لن تكون مكتملة من دون التوقعات المالية. سنخبرك لاحقًا ما يجب أن تتضمنه خطتك المالية.
• التسويق: كثيرًا ما يكون عامل التسويق هو الفيصل في نجاح مشروعك، لذلك من المهم جدًا أن تحدّد طريقة جيّدة تمكّنك من اقتحام السوق بقوة، وأن تعطي أولوية كبيرة للتسويق ضمن خطة عملك.
• الملحق: إذا كنت تحتاج مساحة إضافية لصور منتجك أو أي معلومات إضافية، استعمل الملحق لإدراج هذه التفاصيل.

كيفية إعداد ملخص تنفيذي فعال

الملخص التنفيذي هو ما يُعرِّف بشركتك وما تقوم به، وينسّق ما الذي تريده من قراء هذه الخطة تنظيميًا. هو الفصل الأول من خطة عملك. وبما أنه أول جزء سيُقرَأ، أنصحك بكتابته كآخر شيء، لماذا؟ لأنك عندما تعرف تفاصيل عملك داخليًا وخارجيًا، ستكون مستعدًا أكثر لكتابة ملخص، بما أن هذا الجزء سيلخص كل شيء، ارجع إليه بعد كتابة باقي فصول خطة عملك.

بشكلٍ مثالي، سيكون الملخص التنفيذي هو الوثيقة الوحيدة التي ستسلط الضوء على باقي تفاصيل خطتك. عادةً ما يطلب الممولون الملخص التنفيذي فقط عند تقييم عملك، إذا أعجبهم ما وجدوه في الملخص، سيطلبون الخطة كاملة، العرض الإعلاني والمعلومات الإضافية الأخرى لعملك.

لأن الملخص التنفيذي مكون حسّاس في خطة عملك، سيكون من المهم جدّا أن يكون واضحًا ومختصرًا قدر المستطاع. ويجب أن يغطي العناوين الأساسية لخطتك، لكن تجنب الكثير من التفصيل والتدقيق. الملخص التنفيذي المثالي يتكون من صفحة واحدة إلى صفحتين، مصمّم لقراءة سريعة تثير اهتمام الممول وتجعله متلهفًا لمعرفة المزيد.

مكونات الملخص التنفيذي الناجح

جملة واحدة تلخص عملك

في أعلى الورقة مباشرةً تحت اسم شركتك، اذكر جملة واحدة تختصر أهم ما تقوم به في عملك. قد تكون شعارًا خاصًا،ولكن من الأحسن أن يصف ما تقوم به شركتك تحديدًا، هذه الجملة تُعرف بالقيمة المقترحة Value Proposition.

البنود الثمانية التالية هي المكونات الأساسية للملخص التنفيذي الناجح. قد تحتاج إلى زيادة بند، أو حذف آخر بناءً على طبيعة كل مشروع، ولكن بشكلٍ أساسي يمكنك اعتماد هذه البنود الثمانية كبداية. إذا أتقنتها كما يجب أن يكون، ستخلص إلى ورقة ناجحة، تثير إعجاب المستثمرين، ويدركون معها كم أنت عقلية منظمة في عملك، وناجحة في التخطيط.

1. المشكلة

لخص في جملة أو جملتين المشكلة التي يحلها عملك في السوق، كل عمل يحل أحد مشاكل العملاء.

2. الحل

هنا تضع منتجك أو خدمتك، كيف ستحل المشكلة الموجودة في السوق؟

3. السوق المستهدف

من هم عملاؤك المثاليون؟ كم عددهم؟ من المهم أن تكون دقيقًا هنا، إذا كنت تمتلك شركة للأحذية، فأنت لا تستهدف الجميع فقط لأن الجميع يملكون أرجلًا! على الأغلب ستستهدف جزءًا محدّدًا من السوق. مثلًا: الرياضيون أو الرجال المهتمون بالفخامة. هذا سيسهل عليك جذب الزبائن الذين قد يشترون منتجك.

4. المنافسة

هل توجد خيارات أخرى في السوق غير شركتك؟ كل عمل سيواجه نوعًا من المنافسة في السوق، ومن المهم أن تذكر ذلك في ملخصك التنفيذي.

5. فريق العمل

زوّد ملخصك بنبذة موجزة عن فريق عملك، واشرح باقتضاب لماذا أنت وفريقك هم الأفضل لتجسيد فكرتك في السوق. الممولون يولون أهمية كبيرة للفريق -حتى أكثر من الفكرة بحد ذاتها- الأفكار الرائعة تحتاج إلى قيادة مثلى لتتجسد على أرض الواقع.

6. الملخص المالي

اذكر أهم الجوانب لخطتك المالية ضمن جدول يظهر خطط المبيعات، المصاريف والأرباح.

7. متطلبات التمويل

إذا كنت تود أن تحصل على المال من المستثمرين لتبدأ أو تطور عملك، يجب أن تذكر تفاصيل ما تحتاجه في الملخص التنفيذي، لا تهتم كثيرًا بشروط التمويل المحتمل، لأنها قابلة للمناقشة لاحقًا. بدلًا من ذلك، اذكر بإيجاز كم تحتاج من المال لتضع عملك في السوق.

8. معالم العمل وعوامل الجذب

آخر شيء في ملخصك التنفيذي والذي يريد المستثمرون الاطلاع عليه هو التقدم الذي حققته حتى الآن، والأهداف التي تنوي الوصول إليها. إذا كان زبائنك المستهدفون مهتمون بمنتجاتك أو خدماتك أو حتى بدأوا في شرائها، فهذا شيء عظيم يجب أن تذكره.

كما نوهنا بأعلى، أنت لست مقيدًا بثمانية بنود، إذ يمكنك تقليص عددها، أو زيادته بناءً على احتياجات مشروعك. الهدف الرئيسي للملخص التنفيذي هو تقديم ورقة مختصرة للمستثمرين أو الممولين تعبر عن مشروعك، بحيث أنه بقراءة هذه الورقة يصبح على دراية معقولة بما تدعوه إليه.

كذلك يمكنك اجتياز الملخص التنفيذي أو تقليصه، إذا كنت تكتب خطة عمل داخلية استراتيجية لتوجيه شركتك. في تلك الحالة، يمكنك الاستغناء عن تفاصيل فريق العمل، متطلبات التمويل وعوامل الجذب. بدلًا من ذلك تعامل مع ملخصك كنظرة استراتيجية عامة لطريق شركتك لتعرضه على فريق عملك.

هل ما ذكرناه كاف لإعداد نموذج خطة عمل رائعة؟

مهما تحدثنا وقدمنا معلومات مهمّة، فستبقى التجربة أهم عامل يرشح شخصًا دون غيره للتفوق في سوق العمل. لذلك من الجيد أن تستعين بالخبراء وتطلب رأيهم، ستجد الكثير من الخبراء على منصة مستقل الذين يقدمون مشاريع مشابهة لمشروعك. قدّم لهم أفكارك الأساسية، وما تود الوصول إليه. ناقش معهم خطة العمل واستفد من أخطائهم وتجاربهم، وتأكد أنها ستكون إضافة رائعة لك.

اقرأ أيضًا: 4 خطوات تساعدك في نمو مشروعك الريادي

البداية

العديد من المؤسسين الناجحين اليوم انطلقوا من تطبيقات صغيرة أو مشاريع جانبية للتسلية بدت حينها تافهة، لكن هذه التجارب الأولية هي التي أصبحت الجزء التعريفي الأهم في إنجازاتهم العظيمة اللاحقة.

إذا كنت تجرب فقط، قم ببناء ما يجعلك سعيدًا أو تعتقد أنه سيحل لك مشكلة تواجهها. قد لا يكون مشروعًا بعد، لكنه قد يقود لشيء ما. لا يجب أن تملك مشروعًا كبيرًا من أول مرة لتستطيع التخطيط له وتضع أهدافًا بناءً عليه. بل على العكس، فإن الخبرات التي ستجنيها من مشاريعك الصغيرة هي التي ستبني نجاحك القادم الذي ستفخر به للأبد.

قد تقوم بتأسيس موقع أو تنشئ تطبيقًا فقط بدافع التجربة. هذا النوع من التجريب رائع، وهو أحيانًا الشيء الذي يؤدي في نهايته إلى أمر مميّز. مارك زوكربيرغ، مؤسس الفيسبوك، كانت بدايته تجربة منتج ظن فيه المتعة له ولإخوانه. زوكربيرغ آنذاك أنشأ تطبيقًا موسيقيًا، ثم Facemash، وأخيرًا فيسبوك.