فوائد لمشاركة الموظفين في العمل

يسود مصطلح القوى العاملة الموزعة في عالم العمل الحديث، حيث أصبحت الفرق الموزعة حركةً رئيسيةً في مكان العمل، وفي عالم الأعمال التجارية الكبيرة والصغيرة. ولكن ما معنى مفهوم القوة العاملة الموزعة؟ ولماذا أصبح هذا النموذج من العمل شائعًا؟ وفي حال كنت تعمل ضمن قوة عاملة موزعة، فما هي أفضل الطرق لإدارة فريقك بفعالية؟ يكمن التحدي في الحفاظ على أفضل أداء، بغض النظر عن مكان حدوث ذلك العمل.

ما هي القوى العاملة الموزعة؟

تعمل فرق العمل التقليدية من خلال نموذجين من العمل، حيث يكون الأول ضمن مقر الشركة، والثاني من خلال فرق عمل تعمل عن بعد؛ أما فرق العمل الموزعة، فهي التي تجمع ما بين نموذجي العمل السابقين، بحيث يعمل الموظفون في الفرق الموزعة من مجموعة متنوعة من المواقع المختلفة، كأن يعملوا من مكاتب مختلفة (مثل مقر الشركة والمكتب الفرعي) أو من المنزل أو من أماكن العمل المشترك؛ وتتبنى بعض الفرق الموزعة نموذجًا هجينًا، حيث يمكن للموظفين العمل من مواقع مختلفة في أوقات مختلفة، وقد يعمل الأشخاص عن بُعد بضعة أيام في الأسبوع ويعملون من مقر الشركة بقية الوقت.

هل سيستمر نظام العمل مع الفرق الموزعة؟

أجبرت جائحة كوفيد_19 العديد من الشركات إلى التحول إلى نظام العمل عن بعد، ورغم عودة الحياة الطبيعية تدريجيًا، تخطط العديد من الشركات إلى اتباع نظام عمل يمتاز بالمرونة، وهو نظام العمل مع الفرق الموزعة؛ أما بالنسبة للموظفين، فقد باتوا مستعدين لهذه المرونة، بعد قضائهم فترةً جيدة من العمل عن بعد، حيث أظهر استبيان يعود لموقع CBRE، أن 85% من الموظفين يرغبون في مواصلة العمل عن بُعد على الأقل يومين إلى ثلاثة أيام في الأسبوع.

كذلك، أظهرت دراسة بعنوان Reimagining Human Experience تعود لـ JLL، أن 70% من الموظفين يفضلون نموذجًا هجينًا يسمح لهم بالعمل عن بُعد وفي المكتب كذلك الأمر.

تتيح لك الفرق الموزعة بتوظيف أفضل المواهب ليكون عملك شاملا

يتمتع الموظفون الذين يعملون في نظام الفرق الموزعة بالمرونة في العمل، حيث لا تحكمهم جغرافية محددة، إذ لن يواجه الأفراد أية مشاكل حتى ولو كانوا في أبعد نقطة من هذا العالم. بالإضافة إلى ذلك، يزيل نظام العمل هذا حواجز العمل المكتبي الذي قد يكون صعبًا للبعض، الأمر الذي يزيد من تكافؤ الفرص في فريق عملك.

يساعد نظام العمل مع الفرق الموزعة على خفض تكاليف العمل

يسبب نظام الفرق الموزعة انخفاض التكاليف العامة في العمل. فمثلًا، لن تشتري الشركة مستلزمات مكتبية لكل الموظفين، حيث يعمل عدد منهم من منزله في مكان ما، وبذلك يمكن للمنظمات استخدام هذه الميزانية الإضافية للاستثمار في المبادرات التي ستدفع الشركة إلى الأمام؛ الأمر الذي يعني المزيد من الفرص لتطوير منتج جديد أو تعيين مواهب جديدة في فريق العمل.

6 نصائح أساسية لإدارة فرق العمل الموزعة

تحدثنا في الفقرات السابقة عن توجه العديد من الشركات إلى أسلوب الفرق الموزعة، وهو الأمر الذي يُعَد تجربةً جديدةً للمديرين، الذين سيجدون أنفسهم مشرفين على عدة فرق في مناطق جغرافية مختلفة. لذلك إليك مجموعةً من النصائح الأساسية لإدارة فرق العمل الموزعة.

1. اخلق فرصا للتقريب بين الموظفين

قد يكون من الصعب بناء الثقة بين أفراد فريق العمل عندما يكون كل شخص منهم في مكان مختلف، وهذه مشكلة تؤثر على إنتاجية فريق العمل، كما تؤثر على الأداء العام للموظفين؛ لذلك من المهم خلق فرص دورية لجمع فريقك الموزع معًا، والمساعدة في تطوير تلك الثقة، حيث يمكنك تنظيم أحداث في أوقات زمنية محددة لبناء الفريق، ومساعدة الموظفين عن بعد على التواصل مع بعضهم البعض وبناء العلاقات القوية ضمن فريق العمل.

أمثلة على تمارين لبناء الثقة في فريق عملك الموزع

• خصص يومًا في الأسبوع يجمع بين الموظفين عبر اجتماع، وذلك من خلال تطبيقات الأجهزة الذكية، حيث يتناوب أعضاء الفريق على تقديم موضوع جديد كل أسبوع، وأنشئ بثًا مباشرًا وسجّله، حتى يتمكن الموظفون من مشاهدته من وقت لآخر.
• نظّم حدثًا شهريًا يجمع بين الموظفين في المكتب والموظفين الذين يعملون عن بعد، وجرّب الألعاب الممتعة التي يسهل لعبها مع أشخاص في مواقع مختلفة.

2. توقع التحديات المستقبلية وجهز حلولا مرنة لها

يتوقع المدير الجيد التحديات التي قد تواجه فريق عمله في المستقبل، الأمر الذي يسهل مهمة إيجاد الحلول المناسبة لتلك التحديات، وبالتالي الحفاظ على وتيرة العمل الجيدة وأداء فريق العمل الموزع.

أمثلة على إيجاد الحلول المناسبة

• بفرض أنك تشرف على مجموعة من الموظفين الموزعين في أماكن مختلفة أين تختلف الأوقات الزمنية في تلك المناطق، فمن المتوقع أن تواجه مشكلةً متعلقةً بفرق التوقيت، لذلك خصص جدولًا زمنيًا يوضّح المهام المترتبة على كل موظف، وحدد مواعيد الاجتماعات بطريقة تناسب كل أفراد فريق عملك. سيؤدي ذلك إلى تسهيل جدولة الاجتماعات في الوقت الفعلي على الجميع.
• يحاول الكثير من الموظفين الذين يعملون عن بعد، التنسيق بين عملهم وحياتهم الخاصة. فعلى سبيل المثال، كافح الناس خلال جائحة كوفيد-19، للعناية بأفراد أسرهم وأطفالهم. وهو الأمر الذي كان من شأنه خلق توتر يؤثر على الإنتاجية والأداء؛ لذلك فإن دورك كمدير جيد، هو أن تنسق ساعات العمل المناسبة لكل فرد في فريقك الموزع.

3. استثمر أدوات عملك بطريقة صحيح

يحتاج الفريق الموزع إلى الأدوات المناسبة حتى يتمكن من أداء عمله بالطريقة الصحيحة. ويُعَد استثمار أدوات العمل أمرًا مهمًا لفريقك الموزع، حيث يساعدهم على أداء أفضل لأعمالهم، وهذا بغض النظر عن المكان الذي يعملون منه. تشمل أدوات العمل الضرورية أدوات الاتصال والتدريب الجماعي والبرامج التعاونية والتقييم المشترك، وبذلك تعتمد الأدوات الدقيقة التي ستحتاج إليها للاستثمار على فريقك وأهدافك.

أدوات يجب توفيرها لفريقك الموزع

• برامج الاجتماعات عبر الفيديو
• برامج التعاون افتراضي مثل Miro Whiteboards
• نظام مشاركة الملفات المستند إلى السحابة، مثل Sharepoint أو مستندات Google
• نظام أساسي للتواصل والدردشة في الوقت الفعلي، مثل Slack أو Microsoft Teams
• تطبيق التقويم والجدولة الذي يحدّث تلقائيًا المناطق الزمنية
• منصة لتوزيع المهام وتبادل المعلومات والملفات وتنظيم العمل (مثل منصة أنا)

من ناحية أخرى، حدد وقتًا للتدريب الجماعي أو الفردي لفريقك، حتى يتمكنوا من تعلم استخدام هذه الأدوات بطريقة فعّالة لتلبية احتياجات العمل.

4. ركز على الاتصالات الواضحة

من المهم دائمًا أن تكون واضحًا في اتصالاتك، ولكنه مهم خصوصًا عند العمل مع فرق موزعة. حيث يمكن أن يكون الاتصال أكثر صعوبةً بسبب مشكلات المنطقة الزمنية ومشاكل الإنترنت ونقص المؤشرات غير اللفظية، لذلك ضع أسسًا ومقومات جيدة للتواصل الواضح بين أعضاء الفريق الموزعين، وذلك من خلال تطوير مبادئ اتصال الفريق.

ومن الأسئلة التي يمكن طرحها لتحقيق أفضل أسسٍ للتواصل:

• ما هي أفضل قنوات الاتصال؟ على سبيل المثال، إذا احتاج موظف عن بُعد إلى الاتصال بشخص يعمل في المكتب، فهل من الأفضل إرسال بريد إلكتروني أو إرسال رسالة Slack؟
• ما هي توقعاتك بشأن أوقات الاستجابة؟ على سبيل المثال، إذا كان الموظف يعمل في توقيت الهند وقدم طلبًا في نهاية اليوم إلى موظف يعمل في توقيت غرينيتش، فمتى يتوقع استجابة؟
• كيف ستدير الاتصالات العاجلة مع أعضاء الفريق الذين يعملون في مكان مختلف؟ على سبيل المثال، إذا كان لديك سؤال يحتاج إلى إجابة فورية، كيف يمكنك تقديم هذا الطلب إلى شخص يعمل عن بُعد؟

5. حاول خلق فرص متكافئة لكل الموظفين

يعامل المدير الجيد جميع الموظفين بطريقة عادلة، لكن الأمر قد يزداد تعقيدًا في حالة الفرق الموزعة، لذلك تحتاج إلى التأكد من أن كل موظف لديه نفس الوصول إلى الخبرات والفرص، بغض النظر عن المكان الذي يعمل منه. وإليك أمثلة ًعلى تكافؤ الفرص:

• يوجد اجتماع عرض تقديمي كبير قادم، حيث سيقدم فريقك اقتراحًا لمشروعهم التالي إلى أصحاب العمل. هل يمكنك جدولة الاجتماع أثناء تداخل ساعات العمل حتى يتمكن الموظفون عن بُعد من الحضور مباشرةً؟ هل يمكنك حجز غرفة اجتماعات مع أفضل تقنيات مؤتمرات الفيديو لتمكين الموظف عن بُعد من تقديم خبرته؟ أم لا؟
• تطرح الشركة مبادرةً صحيةً لفريق العمل، وتتلخص في تقديم وجبات خفيفة صحية في مطبخ المكتب ودرس يوجا أسبوعيًا في المكتب. فكيف يستفيد الموظف الذي يعمل عن بعد من هذه المبادرة؟ هل يمكنك أن ترسل لهم صندوقًا للوجبات الخفيفة مع نفس الوجبات الخفيفة الصحية؟ هل من الممكن إجراء البث المباشر أو تسجيل جلسة اليوجا الأسبوعية حتى يتمكن أعضاء الفريق عن بُعد من الانضمام إليها في الوقت المناسب لهم؟

6. اطلب من فريقك تقديم ملاحظاتهم وتعليقاتهم

إن أفضل مصدر للحصول على إحصاءات حول كيفية إدارة فريقك الموزع بطريقة أفضل، هم الموظفون أنفسهم. فكلما زادت التعليقات التي تحصل عليها من الموظفين، كان من الأسهل اكتشاف أي مشكلات قبل أن تتحول إلى تحديات حقيقة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لها؛ لذلك تأكد من أنك تتواصل بانتظام مع جميع الموظفين.

يمكن أن يتحقق هذا التواصل من خلال الاجتماعات الفردية واجتماعات الفريق، كما يمكنك مواكبة شعور الموظفين بصورة مستمرة من خلال استطلاعات الرأي الأسبوعية للموظفين، التي توفرها بعض التطبيقات والمنصات على الويب، حيث يمكن للموظفين مشاركة ملاحظاتهم مع رؤساء علمهم في أي وقت مع خيار إخفاء الهوية.

مجموعة فوائد لمشاركة الموظفين في العمل وأهميتها

يرغب كل مدير بإدارة موظفين ملتزمين ومخلصين لعملهم. بعبارة أخرى، يريد المدير الناجح فريقًا من الموظفين المشاركين، لكن ما هي أهمية المشاركة؟ وما هي فوائد مشاركة الموظف؟ تلعب الكثير من العوامل دورًا في مشاركة الموظفين، مثل مدى شعورهم بالسعادة في العمل، ومدى ارتباطهم بزملائهم ورؤساء العمل، وعدد المرات التي يشعرون فيها بالتقدير والامتنان لعملهم، وهي مجرد عوامل قليلة للمشاركة.

وتعمل المشاركة على نقل العمل من مرحلة إلى أخرى أفضل بكثير، فتتحول التحديات إلى فرص، وتتحول النتائج إلى إنجازات يمنحها الموظفون كل ما في وسعهم. وعلى الرغم من أهمية مشاركة الموظفين في العمل، إلا أنه يصعب تطبيق مفهوم المشاركة؛ لذلك إليك 7 فوائد لمشاركة الموظفين في العمل.

1. تحقيق أفضل أداء لفريق العمل

إن تفاعل الموظفين لا يفيد الموظفين الأفراد فقط، بل يعود بالفائدة على الفريق ككل. ويعود السبب في ذلك إلى ارتباط الموظفين العالي عندما يعملون بتعاون أكبر، الأمر الذي يرفع من أداء الموظفين إلى أعلى مستوى، كما تكون معنويات الموظفين مرتفعة، عندما يكون أعضاء الفريق محاطين بزملائهم الدافعين والمتحمسين الذين يهتمون بما يفعلونه.

وبذلك يشعر كل موظف بأهمية دوره في فريق العمل، حيث تؤدي المشاركة الفردية إلى مشاركة الفريق، وبالتالي يحسن الأداء الفردي أداء الفريق.

2. زيادة إنتاجية الموظفين

ترتبط الكفاءة والإنتاجية في العمل ارتباطًا وثيقًا مع المشاركة والتعاون في العمل، حيث تحقق الأفراد المترابطة في العمل نتائج كبيرةً لأن كل فرد من فريق العمل يولي أداءه أهميةً كبرى، إذ يستثمر في وظيفته. ومن ناحية أخرى، ستجد الأفراد المتعاونين متوافقين مع أهداف الفريق والعمل، ومسؤولين عن مساهماتهم الفردية، الأمر الذي يعني زيادة إنتاجية الفريق في طبيعة الحال. لذلك يُعَد انخفاض الإنتاجية في العمل مؤشرًا كبيرًا لانخفاض المشاركة ضمن الفريق.

3. ارتفاع معدل الاحتفاظ بالموظفين وانخفاض معدلات الدوران

إذا كنت ترغب في بناء فريق عالي الأداء، فأنت بحاجة إلى الحفاظ على أفراد فريق عملك، إذ من الصعب على الفرق أن تبذل قصارى جهدها إذا تكرر دوران الموظفين داخل منظومة العمل، كما أن خسارة الفريق لأحد الأفراد يُفقد الفريق جزءًا من الخبرة والمعرفة. ويُعَد تدريب الموظفين الجدد ضياعًا كبيرًا للوقت والطاقة والموارد، خاصةً في حالة الأعمال الصغيرة والمتوسطة. وبذلك نجد أن وجود موظفين أكثر تفاعلًا، يجعل فريقك أقوى وأكثر خبرةً وأفضل تجهيزًا لتحقيق أهداف العمل.

4. تحقيق أهداف الفريق

تلعب مشاركة الموظفين دورًا كبيرًا في نجاح فريقك وإنجازاته، خاصةً عندما يتعلق الأمر بتحقيق الأهداف. وبصفتك مديرًا، فمن الطبيعي أن تركّز انتباهك على أهداف فريقك، ولكن عندما تحوّل تركيزك نحو مشاركة الموظف، فستتأثر أهداف العمل مباشرةً وبطريقة إيجابية. تُظهر نتائج استبيان يعود لموقع officevibe، أن 92% من الموظفين يعتقدون أن مؤسساتهم يمكن أن تحقق أهدافها من خلال المشاركة، فكلما آمن فريق العمل بأهداف المؤسسة، فسيبذل كل فرد قصارى جهده للارتقاء بالعمل إلى أعلى المراتب.

5. تقليل نسبة التغيب عن العمل

يعمل الموظف المندمج في عمله بحماسٍ أكبر، حيث لا تشكل وظيفته جهدًا عليه. وتوضّح الدراسات أنه يزداد عدد الإجازات في العمل في الفرق غير المتعاونة. وعلى العكس، تعمل المشاركة ضمن فريق العمل على زيادة الابتكار والإبداع، وبالتالي تحقيق الأهداف بإنتاجية عالية وأداء منقطع النظير.

تذكّر أن تتواصل مع فريق عملك في حال لاحظت وجود تغير في سلوكهم تجاه العمل، كأن تزداد نسب أخذ المزيد من الأيام المرضية، أو المشاركة المنخفضة في اجتماعات الفريق، وحاول اكتشاف الثغرات ونقاط الضعف، ليبقى مستوى العمل عالٍ ومميز.

6. التقليل من الضغوط في العمل

تعمل المشاركة في العمل على تقليل الضغوط والإجهاد، ويمكن أن تختلف نتيجة هذا الضغط بناءً على مستويات المشاركة، كما يلعب المدير الجيد دورًا كبيرًا في تخفيف هذه الضغوط، حيث يعمل الموظفون بكفاءة أكبر عندما يجدون مديرًا داعمًا لكل خطواتهم، ومن المحتمل أن يكون من الأسهل إدارة بعض الضغوط في العمل، وتحويلها إلى حوافز للتقدم إلى الأمام.

لذلك، فإن المفتاح الأهم في عملية المشاركة هو الدعم الذي يعطي الموظفين انطباعًا بالقوة وأنهم يواجهون التحديات مع قائدهم جنبًا إلى جنب، وبذلك نجد أنه من الطبيعي أن يزداد التوتر في العمل كلما قلت المشاركة ضمن الفريق، إذ لا يمكن للناس الظهور في أفضل حالاتهم عندما يشعرون بالتوتر من العمل.

7. انخفاض مؤشرات الإرهاق في العمل

تعرّف منظمة الصحة العالمية الإرهاق بأنه ظاهرة مهنية ناتجة عن ضغوط مزمنة في مكان العمل بسبب عدم إدارتها بنجاح، وهي واحدة من أكبر المشكلات التي تواجه القوى العاملة اليوم، فعندما يصل الموظفون إلى نقطة الإرهاق، ستكون لذلك عواقب وخيمة عليهم وعلى الأفراد الآخرين وبالتالي مؤسسة العمل.

من ناحية أخرى، تكون مستويات الإرهاق أقل عند الحفاظ على مستويات عالية من المشاركة الفعالة ضمن فريق العمل، لذلك كن متيقظًا وتفقد مستوى الإرهاق في فريق عملك. تتلخص أبرز أعراض الإرهاق الناتجة عن ضغط العمل فيما يلي:

• الإرهاق العقلي والجسدي.
• انخفاض الإنتاجية.
• قلة الشعور بالإنجاز.
• انخفاض الرضا الوظيفي.
• عدم الانخراط في العمل.

طرق تحسين مشاركة الموظفين في العمل

تُعَد إستراتيجية مشاركة الموظف جزءًا من طريقة إدارتك لفريقك. وحتى لا تكون سببًا في زيادة أعباء عملك بصفتك مديرًا، فإليك بعض أفكار المشاركة التي يمكنك تجربتها.

اجعل التوازن بين العمل والحياة أمرا غير قابل للتفاوض

يبتعد الموظف عن عمله كلما زاد شعوره بالإرهاق، وذلك بغض النظر عن مدى حبه وشغفه بهذا العمل؛ لذلك تشجع ثقافة الشركة القوية على التوازن الصحي بين العمل والحياة، مما يؤدي إلى زيادة مشاركة القوى العاملة.

يزداد الأمر أهميةً في فرق العمل البعيدة أو الموزعة، حيث يزداد أمر تنظيم الوقت بين العمل والحياة صعوبةً، لذلك اجعل التوازن قاعدةً ذهبيةً لفريق عملك.

من ناحية أخرى، ضع توقعات وحدودًا واضحةً وحازمةً حول اتصالات العمل، وشجّع أفراد الفريق على أخذ فترات راحة وحجز عطلات نهاية الأسبوع الطويلة ومتابعة شغفهم خارج العمل.

اعمل على قياس تفاعل الموظفين وتحدث عنه

يُعَد استطلاع مشاركة الموظف طريقةً رائعةً لجمع المعلومات حول ما يشعر به أفراد فريق العمل، حيث يساعد قياس تفاعل الموظفين في تحديد المواقف الصغيرة قبل أن تتحول إلى مشاكل أكبر. ومثال على ذلك، أنه يجب على المدير إرسال استطلاعات أسبوعية إلى كل عضو في فريق العمل، حتى يتمكن من متابعة مستويات المشاركة وجمع ملاحظات الموظفين باستمرار.

ساعد فريقك على تحديد أهدافه وتحقيقها

يزداد تفاعل فريق العمل كلما شعر أفراده أنهم يقدّمون مساهمات قيّمة لتحقيق أهداف العمل، لذلك من المهم أن تساعد الموظفين على فهم تلك الأهداف، ثم العمل معهم لتحديد أهداف الفريق المتوافقة. ويمكنك تعيين وتتبع الأهداف الفردية مع كل موظف باستخدام منصة “أنا”، بالإضافة إلى ربط تلك الأهداف بأهداف الفريق، وهذا ما يعزز شعور الدعم لدى الموظفين.

فريق عالي الأداء يعني موظفون أكثر تفاعلا

تُعَد مشاركة الموظفين جزءًا مهمًا من الفرق عالية الأداء، لذلك لا تتردد في وضع الاقتراحات أعلاه موضع التنفيذ، ومراقبة فريقك نمو وتطور فريق عملك.

خاتمة

استخدم هذه الاستراتيجيات لإدارة فريقك بشكل أفضل بغض النظر عن مكان عملهم، حيث تُعَد إدارة فريق موزع تجربةً مختلفةً عن إدارة فرق العمل التقليدية. ولكن اتباع النصائح السابقة، سيسهل عليك إدارة وإشراك فريق عملك بطريقة أفضل، وذلك بغض النظر عن مكان تواجدهم.