فوائد لاستخدام أدوات إدارة المشاريع لتطوير أعمالك

أدوات إدارة المشاريع مهمة معقدة، وتتطلب الكثير من الجهد والوقت، خصوصًا إن كان هناك العديد من الأشخاص يعملون عليها بشكل متوازي.

أصبح من الطبيعي أن تعمل الشركات اليوم، بما فيها الشركات الصغيرة، على العديد من المشاريع والخطط والمهام في الوقت نفسه. وهذا قد يجعل المهام الإدارية الأساسية، مثل التخطيط وجدولة المهام، والتعاون والتواصل بين أعضاء الفريق تحديًا كبيرًا، ويرفع خطر فشل المشاريع.

الرسم البياني التالي يوضح أهم أسباب فشل المشاريع:

من الرسم البياني أعلاه يتضح أنّ أهم أسباب فشل المشاريع بالترتيب هي:

1. ضعف التواصل
2. عدم كفاية موارد التخطيط
3. جدول زمني غير واقعي
4. ضعف متطلبات المشروع
5. ضعف التزام حملة الأسهم
6. عدم وضوح معايير وأهداف المشروع
7. ميزانية غير كافية
8. ضعف التخطيط وتجنب المخاطرة
9. غياب ضوابط عمليات التغيير

لقد ولى الزمن الذي كان بإمكانك إدارة مشروع بدفتر وقائمة مهام ومُلصقات على الجدار.

اليوم أصبح لزامًا على مدراء المشاريع تسخير التكنولوجيا الحديثة في إدارة المشاريع، إن أرادوا أن يكونوا قادرين على المنافسة.

سنعرّف في هذا المقال أدوات إدارة المشاريع، مع ذكر أهم أسباب وفوائد استخدامها.

ما هي أدوات إدارة المشاريع

يُقصد بإِدارة المشاريع، عمليات التخطيط للمشاريع وتنظيمها وجدولتها وتقدير ميزانيتها.

عند العمل على مشروع معيّن، فهناك العديد من العناصر التي ينبغي إدارتها، منها على سبيل المثال لا الحصر:

1. الخطة العامة للمشروع. وتشير إلى خطة المشروع وأهدافه ومتطلباته. فهي الرابط أو خارطة الطريق التي تربط بين الأهداف المراد تحقيقها والميزانية والموارد المُخصصة لتحقيق تلك الأهداف.
2. الموارد. وتشمل ثلاثة جوانب: الموارد البشرية والمالية والمعدات. إذ ينبغي الحرص على أن تكون الموارد المُخصصة للمشروع كافية لإنجازه قبل وقت التسليم وبالجودة المطلوبة.
3. الوقت. يجب أن يتم تحديد الجدولة الزمنية لكل المهام (بعضها يمكن أن يتداخل، وبعضها الآخر ينبغي أن يُنجز وفق ترتيب زمني معيّن)، مع تحديد أوقات البدء والتسليم ومتابعة تقدم المشروع.

إدارة هذه العناصر هي عملية معقدة، ويمكن أن تستنزف الكثير من وقت مدير العمل، خصوصًا إن كان المشروع كبيرًا، ويعمل عليه الكثير من الموظفين. ولكل منهم اختصاصاته ومسؤولياته ومهامه التي ينبغي أن تُنفّذ بالتوازي، لتحقيق الهدف النهائي للمشروع.

ظهرت أدوات خاصة بإدارة المشاريع لمساعدة المدراء على إدارة عناصر المشروع. الغرض الرئيسي منها هو مساعدة فريق العمل على التخطيط للمشروع، وضمان سلاسة سير العمل، وتعقب التقدم في إنجاز المهام. مع الأخذ في الحسبان الموارد المخصصة للمشروع وبالإضافة إلى ذلك، فهي تيسّر وتسهل إدارة العديد من المشاريع في الوقت نفسه، ومن داخل النظام نفسه.

لماذا عليك استخدام أدوات إدارة المشاريع

هذه 7 أسباب لاستخدام أدوات إدارة المشاريع.

1. المساعدة على التخطيط للمشروع

التخطيط للمشروع هو المرحلة الأولى من إدارة المشروع، ولعلها المرحلة الأهم، لأنّ أيّ ضعف أو ثغرة في الخطة يمكن أن يجهض المشروع بأكمله.

يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تسهيل عملية التخطيط للمشاريع، وتقليص الوقت اللازم لها. مثلًا يمكن أن تساعدك على توزيع المهام وجدولتها، وتقدير الميزانية، وتحديد الأهداف ومواعيد التسليم، وغيرها من أركان التخطيط.

2. تسهيل التعاون والتنسيق

على الأرجح أنّ فريق عملك يعمل على عدة أهداف ومهام في الوقت نفسه. فالبعض ربما يعمل على تحسين المبيعات، وآخرون يعملون على تطوير منتجات جديدة، وآخرون مكلفون بالتسويق، وآخرون يؤلفون محتوى لمدوّنة الموقع، وغير ذلك من المهام. يمكن تشبيه فريق العمل بفريق لكرة القدم، لكل لاعب مهامه في الملعب، وخطأ واحد من أحد اللاعبين قد يفسد مجهود الآخرين.

من فوائد أدوات إدارة المشاريع، أنها تساعد على التنسيق بين العاملين على المشروع، حتى لو كانوا يعملون من مواقع وفي أوقات زمنية مختلفة.

هذه بعض الميزات التي توفرها أدوات إدارة المشاريع والتي يمكن أن تسهل التعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق:

• التكامل: تمنع أدوات إدارة المشاريع التضارب بين الموظفين الذين يعملون على المهمة نفسها، وتجعل العمل متكاملا، كما لو كان يقوم به شخص واحد.. مثلًا يمكن أن تساعد أدوات إدارة المشاريع على التعامل مع منصة Git وإرسال المهام من وإلى Slack وغير ذلك.
• التواصل: القدرة على التواصل مع فريق عملك وزملائك من الإضافات التي تساعدك على جعل كل ما يخص العمل في مكان واحد، حيث تجعلك أداة أنا قادرًا على فتح محادثة مع زميل العمل والنقاش في كل ما يخص المهام التي تعملون بدون الحاجة للتنقل بين التطبيقات وضياع الوقت.
• تحديد الأولويات: ليست كل المهام متكافئة، بعضها أهم وأكثر خطورة، كما أنّ بعض المهام تتعلق بمهام أخرى، ولا يمكن البدء فيها إلا بعد إتمام تلك المهام، تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تحديد الأولويات، وتوضيحها لأعضاء فريق العمل.

ستمكّنك أدوات إدارة المشاريع من تفويض المهام إلى الموظفين، كما أنها تسهل على الموظفين الحصول على أجوبة على تساؤلاتهم. فلن يكون عليهم أن يذهبوا في كل مرة يواجهون فيها مشكلة إلى مدير الفريق. بل يمكنهم أن يطرحوا تساؤلاتهم في بطاقة خاصة، وهذا سيوفر الكثير من الوقت لمدير الفريق والموظفين على السواء. كما سيكون بمقدور كل موظف الوصول إلى المعلومات التي يحتاجها بخصوص مسؤولياته في الفريق، والمهام التي عليه إنجازها، ووقت البدء والتسليم، كما يمكنه أن يقدم اقتراحاته بخصوص العمل ويتشاركهَا مع زملائه. وهذا سيقرّب أعضاء الفريق من بعضهم البعض، ويقوّي التعاون والتنسيق بينهم.

3. تقوية التواصل بين أعضاء الفريق

أحد أهم فوائد أدوات إدارة المشاريع، هي تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق عبر المراسلات والإشعارات. إذ يمكن أن يعلّق أي موظف على أيّ مهمة من مهام المشروع مباشرة، وسيَراها المشرفون والعاملون على تلك المهمة فورًا، بحيث يمكنهم الرد والتعقيب عليها.

كما يمكن لأعضاء الفريق إرفاق ملفات أو صور مع الرسائل والتعاليق بسهولة ويسر. والأفضل من كل هذا أنه يمكنك العودة وحذف أو تعديل أي تعليق سابق إن احتجت إلى إضافة معلومة أو ملف ما. وهذا غير ممكن في وسائل التواصل الأخرى، مثل الرسائل الصوتية، ورسائل البريد الإلكتروني، إذ أنه بمجرد إرسال الرسالة فلا يمكن التراجع عنها.

4. مركز واحد للملفات والوثائق

من المميزات المفيدة لأدوات إدارة المشاريع مثل أنا أنها تدعم تخزين وتنظيم الملفات والوثائق. وهذا أمر مهم للغاية، لأنّ غالبية المشاريع اليوم تستخدم عددًا كبيرًا من الملفات والوثائق، والتي ينبغي تشاركها والتعديل عليها باستمرار وبشكل متزامن.

ستمكّنك أدوات إدارة المشاريع أنت ومُوظفوك من تشارك الملفات بسهولة، كما أنّ الكثير منها توفّر إمكانية إدارة صلاحيات الدخول، بحيث يمكن أن تحدد الأشخاص الذين يحق لهم رؤية تلك الملفات.

تجعل أدوات إدارة المشاريع تبادل الملفات وتشاركها أمرًا سهلا للغاية، دون الحاجة إلى إرسال عشرات رسائل البريد الإلكتروني المرفُوقة بالملفات المراد تشاركها.

5. تعقب المشاريع

يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشاريع على تتبع التقدم المُحرَز في كل مهمة من مهام المشروع. إذ يمكن للموظفين تقديم تحديثات فورية عما أنجزوه من العمل، وهذا سيساعدك على إدارة الوقت بفعالية، كما سيساعدك على تقدير الوقت اللازم لإنهاء المشروع الحالي، وكذلك المشاريع المستقبلية، وهذا سيقلل من تضييع الوقت، وتجاوز مواعيد التسليم، التي عادة ما تكون ذات أولوية للعملاء.

6. ترسيخ الشفافية والوضوح

إحدى أهم فوائد أدوات إدارة المشاريع، أنها تجعل كل جوانب العمل واضحة وشفافة، ومفتوحة أمام الجميع. إذ يمكن لأيّ أحد أن يطلع على الخطط والأفكار، والتعاليق والاقتراحات مباشرة.

إن تغيّب أحد أفراد الفريق عن أحد الاجتماعات؛ فإنّ معظم المعلومات الأساسية ستبقى موجودة لكي يطلع عليها، ويعرف مدى تقدم المشروع حتى يلحق بالفريق.

من توابع الشفافية والوضوح اللذين ترسّخهما أدوات إدارة المشاريع، أنها ترسخ مبدأ المساءلة. إذ أنّ كل عضو في الفريق سيعلم المهام الموكلة إليه، وإلى غيره، ومواعيد التسليم. حيث يمكن للجميع أن يعلموا مدى تقدم كل مهمة، والمسؤولين عنها. لذلك فإنّ أيّ تأخر أو تقاعس سيراه الجميع.

7. توفير المال

توفر أدوات إدارة المشاريع منصة واحدة لتنظيم المهام، والتواصل وتشارك الملفات، والتعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق. وكذلك تتبع تقدم كل مرحلة من مراحل المشروع، وهذا لن يوفر عليك الوقت فحسب، بل سيوفر المال أيضًا. فالوقت الذي كنت تهدره أنت وأعضاء فريقك، يُمكن أن يُستخدم لتسليم مشاريع أخرى.. وبالتالي تحسين إنتاجية الفريق وأدائه. وهذا سيُترجَم إلى مداخيل مالية إضافية.

كانت هذه بعض أهم أسباب وفوائد الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع. نحن نعيش في عصر السرعة والتكنولوجيا، وأيّ شركة تفشل في الاستفادة من التقنيات المتاحة حاليًا وإدماجها في سير العمل؛ ستعجز عن المنافسة على المدى البعيد.