أهمية السجلات الإدارية
تعرف السجلات الإدارية بالسجلات التي تحتوي على العديد من الوثائق الخاصة بالمؤسسات والشركات المختلفة وتحتوي هذه السجلات على وظائف المؤسسة وسياساتها وقرارتها المختلفة والعديد من الإجراءات والمعاملات الأساسية والخاصة بأنشطة المؤسسة أو الشركة والأشخاص المتعاملين بشكل مباشر وغير مباشر معها.[١]
وفيما يلي أبرز النقاط التي توضح أهمية السجلات الإدارية:
أهمية تنظيمية
للسجلات الإدارية أهمية تنظيمية بالغة حيث تستخدم لتدعيم وتوثيق إدارة العديد من البرامج الحكومية العامة كبرامج الضمان الاجتماعي والتعليم وخدمات الصحة العامة والجمارك والضرائب وغيرها من المهام الحكومية والعديد من البرامج الخاصة لشركات ومؤسسات القطاع الخاص.[٢]
كما تستخدم السجلات الإدارية في أعمال تحديث البيانات المختلفة حيث تعتبر مصدرا من مصادر الحصول على المعلومات المماثلة والمشابهة للبيانات المراد تحديثها والصادرة عن الشركات والمؤسسات المختلفة.[٢]
أهمية إدارية
تنقسم السجلات الإدارية إلى قسمين رئيسيين هما سجلات السياسية وسجلات التشغيل وفيما يلي توضيح لأهمية كل نوع منهما:
سجلات السياسة
تبرز سجلات السياسة السجلات المتعلقة بالخطط والقواعد والأساليب والسياسات التي اتبعتها الشركة أو المنظمة في تنفيذ أعمالها ووظائفها الرئيسية ومن هنا تظهر أهمية هذا النوع من السجلات نظرا لاحتوائه على العديد من الوثائق المنظمة للعمل وفيما يلي ذكر لعدد من هذه الوثائق الإدارية الهامة:[٣]
- الوثائق التنظيمية
وتشمل الميزانيات والسجلات المالية والمخططات التنظيمية والمخططات الوظيفية بالإضافة إلى الخطط المالية.
- المستندات الحاكمة
وتشمل جميع الأوامر والتوجيهات والتعميمات الصادرة عن الجهات العليا بالإضافة إلى اللوائح والتعليمات والمذكرات والتقارير وغيرها من الوثائق التي تنظم العمل وترسم خارطة الطريق.
- وثائق الإبلاغ
وتشمل هذه الوثائق جميع التقارير السنوية والتقارير الخاصة بالإنجازات والتقارير الموجزة ومحاضر اجتماعات الشركة أو المنظمة والتوصيات الصادرة عن المؤتمرات وغيرها من الوثائق الهامة.
السجلات التشغيلية
تبرز أهمية هذه السجلات كونها تحتوي على جميع السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية والتفويضات والسجلات الإجرائية وغيرها من السجلات التي لها قيمة تشغيلية هامة في أعمال تشغيل الشركات والمنظمات المختلفة.[٣]
أهمية تاريخية
للسجلات الإدارية أهمية تاريخية كبرى حيث تعتبر مصدر من مصادر دراسة التاريخ حيث استخدمت السجلات الإدارية في توثيق العديد من الخطط والسياسات والاتفاقات والتحقيقات المختلفة على مر التاريخ، ولقد استخدم المؤرخون السجلات الإدارية في كتابة التاريخ وفهم الأحداث التاريخية الهامة ومدى تأثيرها على المجتمعات.[٤]
أهمية في مجال الإحصاءات
تتواجد الملايين من البيانات التي يتم التعامل معها بشكل يومي في مختلف الأنشطة المالية والإدارية وتعد هذه البيانات المصدر الأساسي لاتخاذ القرارات والإجراءات التي تساهم في تحقيق الأهداف المختلفة في المجالات الاجتماعية والاقتصادية والبيئية المتعددة، وتحتاج هذه البينات عدد هائل من السجلات لتخزينها والحفاظ عليها.[٥]
وأصبحت السجلات الإدارية مصدراً مهماً لاستكمال عمليات التعداد والمسوحات الإحصائية حيث يتم الاستفادة من هذه السجلات في استخلاص العديد من المعلومات كعدد المواليد والوفيات وغيرها من المعلومات.[٥]
وتتمتع السجلات الإدارية بالعديد من السمات التي تجعل من استخدامها في مجال الإحصاءات أمرا سهلا ومنها سهولة الوصول والاتساق.[٥]
winadmin