عناصر لاختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة الأفضل لأعمالك

تتعدد نظم تخطيط موارد المؤسسة تبعًا لطبيعة الأعمال الممارسة في الأسواق، وحجم المؤسسة العاملة. كما تتعدد البرمجيات المصممة لغرض تخطيط موارد المؤسسة، وتختلف هذه البرامج فيما بينها من ناحية الخدمات المقدمة، والشركات المستهدفة، وحجم المنشأة التي سيعمل ضمنها البرنامج، لذا لا يمكن تحديد النوع الأفضل للبرامج، وإنما لكل شركة البرنامج الأنسب وفق خصائصها ومتطلباتها.

1. قاعدة بيانات مشتركة

يجب أن يمتلك نظام تخطيط موارد المنشأة قاعدة بيانات مشتركة بين جميع أقسامها، بحيث توفر مركز بيانات مشترك لجميع الأقسام يساهم في تخفيض التعارض بين التحليلات الصادرة عن أقسام المنشأة.

2. مرونة التكامل بين أقسام المؤسسة

تكمن الغاية الرئيسية من استخدام نظام ERP في مكاملة أعمال الشركة فيما بينها، فلا بد أن يكون النظام مرنًا بما فيه الكفاية لمكاملة وإلغاء التكامل بين هذه الأعمال، بالتزامن مع سهولة عملية التكامل وإلغائها ضمن النظام.

3. ضمان أمن المعلومات

يقع على عاتق قسم المعلوماتية في المؤسسة مسؤولية تأمين سياسة العمل المناسبة التي يخضع لها نظام تخطيط موارد المؤسسة، بحيث يضمن القسم الحفاظ على سرية المعلومات.

يضمن قسم المعلوماتية سلامة معلومات المؤسسة من خلال منح الصلاحيات المناسبة للموظفين في العمل على نظام تخطيط موارد المؤسسة بشكل ينجزون فيه مهامهم ومسؤولياتهم، دون الاطلاع على باقي معلومات المؤسسة، وتتبّع جميع العمليات على النظام، وإيقاف كافة صلاحيات الموظف على النظام عند مغادرته للمؤسسة.

4. سرعة في العمل

ليكون الاعتماد على نظام تخطيط موارد المنشأة مثمرًا، يجب أن يحقق النظام شرط السرعة في العمل، إذ يعيق الحجم الكبير للبرنامج أو حاجته لمواصفات تقنية عالية -لا تمتلكها المنشأة- من عمل الموظفين، ويصبح نظام ERP عبئًا عليها، ويجب التخلص منه لكي تستمر بممارسة أعمالها بالشكل المطلوب.

5. القدرة على التحليل

يتيح نظام تخطيط موارد المشروع الفعال مجموعة أدوات تحليلية تعتمد على تقنيات ذكاء الأعمال، وإعداد التقارير، إضافةً إلى الأدوات التي تمكّن من تقديم تنبؤات يمكن أن تحسن أي قطاع من قطاعات عمل الشركة.

6. أشكال متعددة للبيانات

من الفوائد الأساسية التي يجب أن يقدمها نظام تخطيط موارد المنشأة هي إظهار البيانات بأشكال متعددة تناسب جميع الاستخدامات، كالبيانات الرسومية، والمجدولة، والإنفوجرافيك Infographic، وغيرها. لا بد للبرنامج من إتاحة القدرة للمستخدمين على عرض البيانات على لوحات Dashboards، أو من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، وذلك بهدف تسريع عملية اتخاذ القرارات الصحيحة.

7. قابلية الأتمتة

تشكّل عملية أتمتة العمليات المتكررة أحد أهم المزايا التي يجب أن يمتلكها نظام تخطيط موارد المنشأة، إذ يساعد أتمتة العمليات المتكررة في كل نظام تخطيط موارد مشروع جزئي ضمن المنشأة إلى تسريع الأداء الكلي، بسبب تقليص فترة تنفيذ تلك العمليات عبر أتمتة أدائها.

تزداد إمكانيات نظام تخطيط موارد المؤسسة في تطوير العمل عندما يكون قادرًا على التعامل مع الذكاء الاصطناعي AI، واتباع تقنيات تعلّم الآلة Machine Learning لاتخاذ قرارات سريعة تفيد في تحسين الإنتاج الكلي في الشركة.

8. تناسق واجهة وتجربة المستخدم UI/UX

أصبحت واجهة وتجربة المستخدم UI/UX أساسًا لعمل أي نظام، إذ يجب أن يكون نظام تخطيط موارد المشروع أو المؤسسة قابلًا للعمل بأفضل المستويات مهما كان نوع الجهاز الرقمي المستخدم، ومهما كان حجم الشاشة.

كما يتيح نظام تخطيط موارد المنشأة الناجح الاستخدام السهل للبرنامج، مع إمكانية إجراء التعديلات الخاصة باستخدام البرنامج لكل مستخدم وفق رغبته، كترتيب الوصول السريع للأزرار، وضبط الإعدادات الافتراضية عند بدء البرنامج، وغيرها.

9. قابلية التوسع

تمتلك المنشآت الناجحة خططًا تطويرية لتوسيع أو رفع جودة العمل، لذلك يجب امتلاك نظام إدارة موارد المنشأة قادر على استيعاب التطور المستقبلي في الموارد والبيانات، وعادةً ما تُدرَس هذه القدرة لتغطي الخطة الاستراتيجية المقبلة للشركة على الأقل.

10. دعم الجنسيات المتعددة

من نقاط القوة التي تعزز من قرار اختيار برنامج ERP هو القدرة على استخدام لغات متعددة تناسب معظم المستخدمين مهما كانت جنسياتهم، إضافةً إلى وجود إعدادات محلية تناسب هؤلاء المستخدمين، كالعملة المُستخدَمة، والوقت، والممارسات التجارية في بلد العمل.