عدد مراحل ذكاء الأعمال

تختلف عدد خطوات العمل في حلول ذكاء الأعمال تبعًا لطبيعة الشركة، ومجال وغرض الاستخدام، إلا أن جميع تطبيقاته تمتلك خمسة مراحل أساسية للعمل:

1. جمع البيانات: تعد عملية جمع البيانات أولى مراحل عمل أدوات ذكاء الأعمال، إذ تُجمَع البيانات من مصادر مختلفة ضمن مستودع بيانات إلكتروني Warehouse يشكل مصدرًا للبيانات المعتمدة في الشركة.
2. إعداد البيانات: تركز هذه المرحلة على تنظيم البيانات التي ستخضع لمعالجة تطبيقات Business Intelligence، ضمن مجموعات مهيأة بشكلٍ مناسب وفق معايير الشركة، لتقديمها للتحليل المطلوب.
3. تحليل البيانات: تُعَّد عملية تحليل البيانات نواة العمل الرئيسية لنظم ذكاء الأعمال، إذ تختلف النظم فيما بينها بطريقة وسرعة المعالجة، ودقة المعلومات الناتجة عن عملية التحليل. تكمن براعة المعنيين بنظم Business Intelligence في الشركة باختيار النظم التي تحقق الجودة المناسبة بالزمن الأفضل والتكاليف الأقل.
4. عرض البيانات: تظهر نظم الـ Business Intelligence نتيجة التحليل وفق رغبة المستخدم المسؤول عنه، وتختلف قدرة أنظمة ذكاء الأعمال على عرض البيانات، فما هو متاح في نظام قد لا يكون متاحًا في نظامٍ آخر. كما يعتمد شكل عرض البيانات على الإعدادات التي قام المستخدم بإدخالها للنظام، إذ عادةً ما توفر أنظمة ذكاء الأعمال خياراتٍ متعددة لإظهار التقارير المرغوبة.
5. اتخاذ القرار: تتيح نظم ذكاء الأعمال لأصحاب القرار اتخاذ قرارات بموثوقية أكبر، نظرًا لدقة المعلومات الناتجة عن التحليل، إذ توزع هذه النظم المعلومات الناتجة عن التحليل إلى جميع المعنيين باتخاذ القرار بشأن قضية محددة لأعمال الشركة، وتسهل مشاركة المعلومات بين الأقسام لتسريع عملية اتخاذ القرار.

6 عناصر تُظهِر حاجة شركتك لحلول ذكاء الأعمال

بالرغم من أهمية إدخال مبادئ هذا النوع من الذكاء في أداء مهام الشركة، إلا أن اتخاذ القرار في التحول إلى هذه الطريقة لا يكون دائمًا أمرًا سهلًا، إذ لا بد من إدراك الإدارة إلى الصعوبات التي تواجهها الشركة في أداء أعمالها، وإقناعها بأن تقنيات ذكاء الأعمال هي الحل المناسب لتجاوز هذه الصعوبات.

1. وجود بيانات قديمة

تؤدي البيانات القديمة التي لا تُجدَّد باستمرار إلى طرح مزيد من الأسئلة عن التقرير نفسه، كون البيانات غير مكتملة وبحاجة لإعادة تصميمها لأكثر من مرة في غالب الأحيان لتلائم تصوّر الأشخاص المعنيين بالتقرير، وهو ما يؤخر من عملية الاستجابة، ويُظهِر الحاجة إلى تجميع المعلومات بشكل آخر، لمعالجة البطئ في اتخاذ القرارات ضمن الشركة بسبب قدم البيانات.

2. الرغبة برؤية نتائج بصرية Infographics

تساعد رؤية البيانات بشكل بصري على هيئة إنفواجراف، أصحاب القرار على تصفح البيانات اللازمة بشكل أفضل من البحث في الأعمدة والصفوف ضمن جداول البيانات. وتتزايد رغبة الحصول على نتائج بصرية عند رؤية البيانات وفق نماذج بأشكال متعددة تحتاج إلى وقت طويل لإنشائها يدويًا، وهو ما يخفض من عمليات التواصل بين الموظفين لتفسير المعلومات المعروضة.

3. تزايد طلبات تحليل البيانات

تزداد الحاجة إلى حلول الـ Business Intelligence عندما تكثر طلبات الإدارات -خصوصًا الإدارات العليا- على تحليل البيانات الناتجة عن عملية معينة، كتحليل المبيعات أو السوق. تساعد تقنيات ذكاء الأعمال في الحصول على مؤشرات قياس أداء KPIs تزيد من دقة نتائج التحليلات المرتبطة بمعلومات معينة، وتساعد في رفع مستوى التأكد من القرارات المتخذة استنادًا لهذه التحليلات.

4. وجود سلسلة طويلة لإنجاز تقرير معين

رغم الجهود المبذولة من قبل الموظفين في جمع البيانات كاملةً قبل إعداد التقرير المطلوب، ستُطرَح العديد من الأسئلة حول التقرير من قبل الجهة المستلمة، حتى لو كان التقرير مثيرًا للاهتمام وأُعِد بعناية. تساهم نظم الـ Business Intelligence في تخفيض الأسئلة المطروحة، خاصةً في حال وجود أكثر من موظف معني بإعداد التقرير، إذ يسمح نظام ذكاء الأعمال بتحديث جميع البيانات المطلوبة قبل إعداد التقرير.

5. قائمة طويلة من التقارير المُنتظَرة

عندما تطول قائمة التقارير، يبذل جميع المعنيين قصارى جهدهم لإعداد تقاريرهم المطلوبة، لكن لن يستطيعوا بقدراتهم البسيطة إلا أن يضعوا أولويات في إعداد التقارير الأهم، وتناول التقارير ذات الأهمية القصوى بالتزامن مع تزايد طول قائمة التقارير المطلوبة لإتمام أعمال الشركة.

يتيح الـ Business Intelligence خيار توليد التقارير الآلية وفق حاجات المستخدم، دون الحاجة إلى أي انتظار، إذ يستغرق إنشاء التقرير بضع دقائق بالحد الأعلى، وهو ما يوفر من الوقت والجهد المبذولين على مستوى الشركة لإعداد التقارير المطلوبة.

6. الحاجة إلى المرونة في التعامل مع البيانات

قد تزداد التحليلات المطلوبة مع تزايد نشاط الشركة وتحقيق نتائج أفضل، وهو ما يؤثر على طريقة تشكيل البيانات مع بعضها للحصول على تقارير معينة. من الصعب القيام بإجراء كل التعديلات المطلوبة على البيانات يدويًا، إذ تحتاج الشركات في هذه الحالة إلى نظام ذكاء أعمال مرن، يساعد في تشكيل البيانات بطريقة تناسب المستخدم لإجراء التحليلات المناسبة.