لمدير المشروع من الصفات ما يميزه عن غيره من أعضاء الفريق، فهو حلقة الوصل الأساسية بين الأهداف والقدرة على تحقيقها منذ بداية المشروع، ومن أجل هذا على مدير المشروع أن يمتلك مهارات وقدرات عديدة، منها:
متواصل جيد
ستجد أن الصفة المميزة لمدير المشروع هي جودة التواصل، فهي من الصفات الأساسية لمدير المشروع، فسيتواصل مع كم كبير من الشخصيات ذات الطبائع المختلفة، وسيعمل على تجميعهم تحت مظلة واحدة ولتحقيق هدف واحد. هذه المهمة ليست سهلة بأي حال من الأحوال، وتحتاج شخص محترف متسع الصدر إلى أبعد الحدود. ضع في ذهنك الخلافات الواردة بين الأقسام المختلفة. ليس دورك هو اتهام طرف على حساب طرف آخر، ولكن عذر المُقصر وتشجيعه، ونقل صورة جيدة عنه للآخرين، حتى يصبح ميزان الاتزان النفسي متعادل مع جميع أفراد فريق العمل.
يُنظم اجتماعات فعّالة
قد تكون ذلك الشخص الذي لا يحب الاجتماعات، ويرى أنها مضيعة للوقت، وقد تكون محقًا، إلا إذا كانت الاجتماعات تعود بالفائدة على أفراد الفريق. والاجتماعات نوعان:
- اجتماعات دورية: وهي مخصصة لمناقشة مسار المشاريع والتقدم (أين كنا، وأين أصبحنا) وغالبًا تكون أسبوعية. لتكون تلك المشاريع فعّالة يجب ألا يتجاوز وقتها 30 دقيقة، وأن يكون كل فرد مستعدًا لعرض ما لديه في عدد محدود من الدقائق (2 – 5 دقيقة) حتى لا يتمدد وقت الاجتماع بدون داع.
- اجتماعات استراتيجية: وهي التي تناقش استراتيجية الشركة على المدى الطويل، وتقيس مستوى الأداء والتقدم الخاص بالشركة بشكل عام، وبالمشاريع بشكل خاص. يُفضل أن تكون شهرية، حتى يمكن قياس مستوى الإنجاز. كذلك يُفضل أن تُرسل رسالة بريدية إلى أعضاء الاجتماع قبل الحضور لمعرفة النقاط المطروحة للنقاش والاستعداد لها.
في جميع الحالات، احرص على ألا يمتد وقت الاجتماع فيؤثر على وقت فريق العمل بالسلب. كذلك هناك نقطة في غاية الأهمية: لا داعي لعمل اجتماع لمجرد أنك اعتدت عمل اجتماع، أي أنه إن لم تكن هناك حاجة ملحة لهذا الاجتماع، فلا داعي لإجرائه من الأساس.
يدير الوقت جيدًا
من مهام مدير المشروع الوفاء بمواعيد التسليم والانتهاء من المهام الدورية في مواعيدها، وعليها فإن مهارة إدارة الوقت وتقسيم المهام لكل أعضاء الفريق في إطارات زمنية محددة وقصيرة تميز مدير المشروع الناجح عن غيره. ويوجد العديد من المشاريع الناشئة التي فشلت بسبب ضعف مهارة إدارة الوقت. من أجل هذا، احرص على التخطيط جيدًا للمشروع وتقسيم المهام بطرق منطقية وفعالة، وتمييز الأولويات عن غيرها من المهام، وتعلم كيفية تفويض المهام للأفراد. بالإضافة إلى زيادة التركيز في أداء المهام لأعضاء الفريق والتخلص من أي مشتتات قد تؤثر على الوفاء بالمواعيد المحددة.
متمكن من إدارة ميزانية المشروع
التحكم في سير المشروع وفق الميزانية المحددة هي واحدة من أهم مهارات مدير المشروع الجيد، وهذه المهارة قد تتكون مع تراكم الخبرات والتجارب للحكم على أي التكاليف يحتاج إليها المشروع، من التكاليف التي تتجاوز الميزانية ويمكن إيجاد حلول بديلة بتكلفة أقل. كذلك من صفات مدير المشروع الناجح تتبع المصاريف بشكل دوري ومقارنتها مع أداء المشروع لإدارة الأموال بشكل أفضل مستقبلًا.
يمتلك مهارات إدارة الفريق
مدير المشروع الناجح يمتلك مهارات تمكنه من قيادة فريق بإمكانيات ومهام مختلفة نحو طريق واحد وهو تحقيق أهداف المشروع الأساسية. وهذه المهارات تتضمن توزيع المهام بين أعضاء الفريق بفعالية وتقييم أدائهم وتدريبهم باستمرار، بالإضافة إلى التعامل مع الخلافات التي قد تنشأ بينهم. ومن المهارات المهمة في إدارة الفريق هي مهارة التفاوض، حيث أن المدير الناجح يعرف جيدًا كيف يتفاوض مع العديد من الأطراف المؤثرة في المشروع منها أفراد الفريق.
winadmin