يقصد بشروط منح الائتمان شروط الدفع التي تطبق على جميع العملاء ، وتتضمن شروط الائتمان ثلاثة أركان أساسية وهى: نسبة الخصم النقدي (خصم تعجيل الدفع) ، فترة الخصم، فترة الائتمان. ويقصد بالخصم النقدي ذلك الخصم الذي يمنح للعميل على قيمة
الفاتورة بغرض تعجيل سداد قيمتها. أما فترة الخصم فهى تلك الفترة التي يمكن للعميل خلالها سداد الفاتورة مقابل الحصول على الخصم. أما فترة الائتمان فهى تلك الفترة التي ينبغي أن تسددالفاتورة وهى تختلف عن فترة التحصيل التي تتمثل في الفترة التي تمضي قبل أن يتم التحصيل الفعلي.
فعلى سبيل المثال شروط الائتمان 10/2، صافي 30 تعني أن المنشأة لديها استعداد لمنح العميل خصم نقدي بنسبه 2% من قيمة المبيعات إذا ما قام بالسداد خلال العشرة ايام الأولى (مدة الخصم) من الفترة التي تحددها المنشأة لسداد الفاتورة. أما إذا لم يتم السداد خلال العشرة ايام الأولى فإن على العميل سداد قيمة الفاتورة بالكامل بعد انقضاء فترة الإئتمان و التي تبلغ 30 يوم.
وسوف يتم التطرق إلى شروط الإئتمان بالتفصيل و أثره على حجم الاستثمار في حسابات القبض :
1) فترة الإئتمان :
وتعني فترة الائتمان طول الفترة الزمنية المطلوبة لمنح الائتمان، وفي حالة إذا ما تم منح خصم نقدي فإن فترة الإئتمان تنطوي على عنصرين اساسيين هما فترة الإئتمان الصافي و فترة الخصم النقدي. فترة الإئتمان الصافي :هي تلك الفترة التي يحب على العميل السداد خلالها اما فترة الخصم النقدي فهي تلك الفترة الزمنية التي يعد الخصم متاح خلالها و تؤثر فترة الائتمان التي تمنحها المنشأة على حجم المبيعات وحجم التكاليف.
فكلما زادت فترة الائتمان، كلما ترتب عليها قبول عملاء جدد لم يكن من الممكن قبولهم سابقا. والجدير بالذكر ان قبول عملاء جدد يعني تحمل المنشأة بتكاليف إضافية ترتبط بزيادة حجم أوراق القبض ومن بينها تكاليف التحصيل أيضا. مد فترة الإئتمان يعني احتمالية زيادة الديون المعدومة . و تستطيع الشركة مد فترة الإئتمان حتى الوصول إلى الحد الذي عنده يتعادل صافي ربح المبيعات مع العائد المطلوب على الإستثمار.
2) نسبة و مدة الخصم النقدي :
يشجع الخصم النقدي العملاء على سداد ما عليهم من مستحقات يتضمن الخصم النقدي شقين اساسيين هما : نسبه الخصم، فترة الخصم وتؤثر نسبه الخصم النقدي على المتحصلات من المبيعات و على حجم الاستثمار في حسابات القبض و كذلك على نسبة الديون المعدومة.
كلما زادت نسبه الخصم كلما انخفحض متوسط حجم الاستثمار في حسابات القبض و انخفض حجم المتحصلات من المبيعات الآجلة وربما انخفض حجم الديون المعدومة ويتمثل العائد من قرار زيادة نسبة الخصم في الأرباح التي يمكن أن تحققها المنشأة من استثمار الوفورات في حجم الاستثمار في حسابات القبض.
أما تكلفة القرار فتتمثل في نقص المتحصلات من المبيعات الآجلة نتيجة الخصم مطروحا متها مقدار الانخفاض في الديون المعدومة. وينبغي على الشركة زيادة نسبة الخصم حتى النقطة التي تتساوى عندها العائد المتولد من قرار زيادة نسبة الخصم مع التكلفة المترتبة عليه
3) الخصم النقدي ومتوسط فترة التحصيل:
يعمل الخصم النقدي على تخفيض الاستثمار في حسابات القبض . بفرض أن المنشأة لديها شروط إئتمان متمثله في 10/2 صافي 30 يوم ، وإذا علمت ان 50 % من العملاء قد تدفع خلال 10 ايام و باقي العملاء سوف يستفيدون من مهلة السداد 30 يوم فما تأثير ذلك على الاستثمار في حسابات القبض ؟
متوسط فترة التحصيل الجديدة = %50 × 10ايام + 50% × 30 يوم = 20 يوم. وهو ما يعني انخفاض متوسط فترة التحصيل من 30 يوم إلى 20 يوم
متوسط المبيعات اليومية = 15 مليون ÷ 365 =41
قيمة حسابات القبض = 41 * 10 = 410
4) سياسه التحصيل :
يقصد بسياسه التحصيل مجموعة الاجراءات التي تمثل الأساس في تحصيل حسابات القبض ومنها ارسال خطابات للعملاء، ارسال محصلين تابعين للمنشأة والاستعانة بمكاتب متخصصة في التحصيل واتخاذ الاجراءات القانونية الازمة.
وما يجدر الاشارة به أن الحكم على مدى ملاءمة سياسة التحصيل ينبغي أن يتم على ضوء مقارنة العائد المتولد عن تلك السياسة بتكاليف بتنفيذها وتكون السياسة مقبولة إذا زاد العائد عن التكلفة. ويتمثل العائد في انخفاض نسبة الديون المعدومة، العائد الذي يمكن تحقيقه من استثمار الوفورات الناتجة عن انخفاض رأس المال المستثمر في حسابات القيض. أما بالنسبة للتكاليف فتتمثل في نفقات التحصيل الاضافية وضياع جزء من ارباح المنشأة نتيجة الانخفاض في الطلب على المنتجات إذا ما اتبعت المنشأة اجراءات تحصيل متشددة.
ويجب ملاحظة العلاقة بين كل من الديون المعدومة ومتوسط فترة التحصيلهى علاقة عكسية غيرخطية حيث يترتب على نفقات التحصيل المحدودة انخفاض محدود في الديون المعدومة ، ومع المزيد من مصروفات التحصيل تبدأ الديون المعدومة في الانخفاض بشكل ملحوظ وذلك حتى نقطة معينة يضعف بعدها أثر مصروفات التحصيل على تخفيض تلك الديون.