سياسات إدارة المشتريات

تختلف سياساتها باختلاف أولويات الشركة، إضافة إلى طبيعة النشاط وحجم الشركة وشرائح العملاء المستهدفة. تكمن خبرة إدارة الشركة في تحديد السياسة الأنسب التي تلائم احتياجات الشركة لتحسين العمل المنجز. يمكن للشركة اعتماد سياسة واحدة أو مجموعة من السياسات حسب احتياجات ونظام عمل الشركة.

1. إدارة الجودة الشاملة

علاوةً على ضرورة تقديم المورّد خدمة عالية الجودة، تتضمن سياسات إدارة المشتريات المرتبطة بإدارة الجودة الشاملة Total Quality Management TQM التحسين المستمر للخدمة التي يقدمها المورّد، ومحاولة تجنب الأخطاء قدر الإمكان طوال فترة الإمداد، إذ يقع على عاتق المورد ضمان أفضل ممارسات الشراء لغاية توصيل المقتنيات للشركة.

تعد شركة Toyota للسيارات أحد الأمثلة الأكثر شهرة في استخدام نظم إدارة الجودة الشاملة في أقسامها، بما فيها إدارة المشتريات. إذ تدرب الشركة مديري التنفيذ الجدد على إدارة الجودة الشاملة بدءًا من عام 1994 حتى اليوم، بينت الشركة عام 2011 أن 40 مليون فكرة إبداعية ظهرت من خلال هذه التدريبات، بما فيها مجالات إدارة المشتريات.

2. تطوير أداء المورّد

تعمد بعض الشركات على التواصل مع المورد والعمل معه خلال عملية التوريد، يمكن لهذه الشركات المشاركة في تطوير خدمات التوريد Vendor Development التي يقوم بها الموردون. تظهر هذه السياسة من سياسات إدارة المشتريات بشكل واضح عند وجود مورد وحيد لأحد احتياجات العمل أو أكثر، يمكن للشركة التعاون مع المورد لتحسين الخدمات اللوجستية للتوريد بهدف ضمان الحصول على المواد بالجودة والوقت المناسبين.

من الأمثلة على تطوير التوريد خلال أداءه عند وجود مورد وحيد للشركات هي اللوحات الإلكترونية للحاسب الشخصي، والتي تعتمد على لوحات HP وDell. تلجأ الشركات في هذه السياسات إلى إجراء عقود قانونية مفصلة بدقة في جميع جوانبها لضمان حقوق جميع الأطراف.

3. التعامل الأمثل مع الموردين

يقوم الفريق المختص بتحديد مجموعة من أنسب الموردين القادرين على تأمين المواد بأكبر فائدة وأقل الأسعار. تشطب الشركات التي تستخدم هذه الطريقة جميع الموردين غير القادرين على تأمين الخدمة بالجودة المطلوبة بشكل مؤكد، وهي أكثر السياسات المعتمدة ضمن الشركات فيما يتعلق بشؤون إدارة المشتريات.

ترى الشركات الكبيرة التي تمتلك قدرًا كبيرًا من الأرباح في بيع المنتج الواحد كشركة أبل، الاعتماد على موردين أو ثلاثة لتصنيع منتجاتهم. حيث اعتمدت الشركة في البداية على استيراد الشاشات من شركة سامسونج، إلا أنها اختارت موردًا إضافيًا هو شركة LG بهدف امتلاك القدرة على المساومة مع هذه الشركات.

على الجانب الآخر، تعتمد الشركات التي تمتلك قدرًا ضئيلًا من الأرباح في بيع المنتج الواحد كشركة نايكي Nike على المئات من الموردين في مختلف أنحاء العالم لاكتساب قدرة أكبر في فرض شروطها عند التفاوض، حيث تمتلك الشركة أكثر من 100 مدير عقود لمنتجات الأحذية و400 للملابس، ما يسمح للشركة بنقل عملية الإنتاج بمرونة من بلد لآخر.

4. إدارة المخاطر

عادةً ما تلجأ فرق إدارة المشتريات إلى العروض الوفيرة التي تقدمها الشركات المتميزة بأسعار منافسة وجودة مقبولة، كالمنتجات الصينية أو الهندية، لكن احتمالات حدوث مخاطر في هذا النوع من سياسات الشراء قد تؤدي إلى إلغاء التوريد بسبب فشل في سلسلة الإمداد. إذ يمكن أن تنافس هذه المنتجات في سعرها المشجع، ولكن قد تتلازم مع مجموعة من المخاطر الأخرى التي تحمّل الشركة أعباءً إضافية هي في غنى عنها.

من المخاطر المحتملة في هذا النوع من سياسات إدارة المشتريات هو تغيّر عناصر رئيسية في سلسلة الإمداد، سواء على مستوى حكومي كالتغيرات الاقتصادية أو العلاقات السياسية بين بلدين، أو على مستويات أخرى كالكوارث الطبيعية والتقنيات المستخدمة في الإمداد.

يمكن تفادي هذا النوع من المخاطر من خلال تقييم الموردين لمعرفة الذين قد يشكلون خطرًا على سلسلة الإمداد، إضافةً إلى تنويع الموردين والحفاظ على موردين ثانويين مستعدين لتقديم الخدمة، في حال عجز المورد الأساسي عن تقديمها.

5. الإمداد عالمي النطاق

عادةً ما تلجأ الشركات العالمية إلى الاعتماد على إمداد عالمي النطاق Worldwide Sourcing في عملية إدارة المشتريات، كونها قادرة على الوصول إلى أصول وشبكات توريد دولية وموردين عالميين، وهذا ما يؤدي إلى تدني مستوى الاهتمام بالبلد الذي يجري منه الشراء.

يمكن أن تفيد الكيانات العالمية والتكتلات الاقتصادية في تسهيل هذه العملية بين الشركة والموردين في سياسات المشتريات الخاصة بالإمداد عالمي النطاق، كاتفاقيات التجارة الحرة في دول الاتحاد الأوروبي، التي تتيح نقل البضائع دون أي رسوم بين بلدان الاتحاد.

6. إدارة الشراء الأخضر

تلجأ معظم الشركات إلى سياسة الشراء الأخضر Green Purchasing Management بالاعتماد على إعادة تدوير العناصر دون شرائها، خاصةً للعناصر المضرة بالبيئة. تقوم الشركة في هذه السياسة من سياسات إدارة المشتريات باختيار الطرق المساعدة في تحسين الشراء من الموردين بالجودة المطلوبة، إضافةً إلى تخفيض التكاليف بالاعتماد على إعادة التدوير.