تعريف إدارة الاجتماعات
تشير إدارة الاجتماعات إلى عملية تخطيط وحجز مكان الاجتماعات لمجموعة من الأشخاص، بالإضافة إلى القدرة على إدارتها بشكل فعال والحصول على النتائج المرجوة، ووفقًا لبعض الدراسات يقضي الموظف العادي حوالي 30٪ من وقت العمل في الاجتماعات.[١]
تعد إدارة الاجتماعات عملية مهمة لعقد اجتماعات أكثر إنتاجية، إذ تساعد في إدارة وقت الجميع بطريقة فعالة لتحقيق أهداف الفريق، وعندما تفتقر الاجتماعات إلى الإدارة يمكن أن يؤثر هذا على النتيجة النهائية، بالإضافة إلى خسارة الوقت والمال.[٢]
خطوات إدارة الاجتماعات بفعالية
يمكن اتبّاع بعض الخطوات البسيطة التي من شأنها زيادة فاعلية إدارة الاجتماعات، ومن هذه الخطوات ما يأتي:
تحديد هدف واضح
يجب تحديد ما إذا كان الهدف من عقد الاجتماع هو توليد أفكار جديدة، أو جمع المعلومات، أو اتخاذ القرارات، أو ربما يمتلك الاجتماع أكثر من هدف، إلا أنّ العامل الأول لنجاح الاجتماع هو وجود هدف واضح وجدول أعمال ملموس، وعدا ذلك فلن يحقق الاجتماع النتيجة المرجوّة.[٣]
يجب أن يبدأ كل اجتماع بذكر الهدف النهائي لذلك الاجتماع، فالاجتماعات هي أحداث تجارية موجهة نحو الهدف، وإذا بدأت بالهدف ستنتهي بالنجاح.[٣]
عقد الاجتماع خارج المكتب
تعتبر الاجتماعات خارج المكتب مثالية لتجنب الخمول وقت الاجتماع، فعند ملاحظة وجوه الموظفين المتعبة، والطاقة المنخفضة، ونقص ظهور الأفكار في الاجتماعات، يُعد هذا دليل على أن الوقت قد حان لعقد الاجتماع إلى الخارج.[٣]
يمكن للمدير اصطحاب موظفيه إلى مقهى قريب أو إلى حديقة، ففي بعض الأحيان يكون تغيير المشهد هو كل ما يلزمه الأمر لإعادة الطاقة والأفكار الجيدة إلى طاولة الاجتماع، ويعد من المهم المتابعة مع الفريق بعد الاجتماع لمعرفة ما إذا استمتع أعضاء الفريق بتغيير الوتيرة ووجدوها بناءة، وإذا لم يكن الأمر كذلك فيمكن تجربة شيء آخر.[٣]
الاستعداد مسبقًا
يعد مفتاح إدارة الاجتماعات الناجحة هو الاستعداد قبل بدء الاجتماع، لذا يجب التقديم لجميع المشاركين في الاجتماع جدول أعمال، ويجب أن يتضمن جدول الأعمال على ما يأتي:[٣]
- قائمة الموضوعات التي سيتم تغطيتها.
- وصف موجز لأهداف الاجتماع.
- قائمة بالأشخاص الذين حضروا الاجتماع.
- أسماء الأشخاص الذي سيتناول كل موضوع.
- وقت ومكان عقد الاجتماع.
- المعلومات الأساسية الإضافية التي يحتاج المشاركون إلى معرفتها حول موضوع الاجتماع.
تصغير حلقة الاجتماع
يجب أن يقتصر الاجتماع على الأشخاص الذي سيحدث وجودهم تأثيرًا عليه، وبالنسبة لباقي الأشخاص سيفي ملخص الاجتماع بالغرض، حيث يكون الغرض من الاجتماعات هو اتخاذ القرارات وليس مجرد مشاركة المعلومات، ولذلك عندما لا يشعر الحاضرون أن الموضوع الذي تمت مناقشته مناسب لهم سيشعرون بأنّ الاجتماع مضيعة للوقت.[٣]
الالتزام بوقت الاجتماع
يمكن أن يتسبب الوصول المتأخر لبعض الأعضاء بمعدل 5 أو 10 دقائق بجعل الاجتماع أطول بمقدار 10 دقائق، ويعد انتظار الأشخاص الذين يتأخرون عادة أمر غير عادل لأولئك الذين يحضرون في الوقت المحدد، لذلك لا يجب الانتظار بل يجب بدء الاجتماع في اللحظة التي كان من المقرر أن يبدأ فيها الاجتماع.[٣]