شكل أو رسم بياني يوضح الهيكل التنظيمي الذي يقوم عليه بنيان المنظمة الكلي، وقد عرفها الجوهري بأنها وسيلة للتعبير عن الإطار العام لشكل المنشأة وتصوير هيكل التنظيم وما يتضمنه البناء التنظيمي للمنشأة من قطاعات ووحدات وخطوط السلطة والاتصالات الإدارية، ويسمي كتاب التنظيم الإداري الخرائط التنظيمية بلوحات التنظيم.

حيث أن الخريطة التنظيمية توضح الآتي:

  • الأنشطة الرئيسية والفرعية.
  • التقسيمات الإدارية الرئيسية والفرعية.
  • عدد المستويات الإدارية.
  • نطاق الإشراف.
  • خطوط السلطة.
  • مواقع الإدارات.
  • مراكز اتخاذ القرار.
  • المجالس واللجان الدائمة.

ويتم تقسيم الخريطة التنظيمية إلى ثلاثة أقسام :

  • خرائط التنظيم العام : وهي الخريطة التي تعطي الصورة الإجمالية لمكونات المنشأة أو المنظمة.
  • خرائط الاختصاص : وهي تعمل على إبراز الاختصاصات الأساسية التقسيمات الرئيسية عل صورة عبارات قصيرة مختصرة.
  • خرائط الأفراد : وهي تعمل على بيان عدد الأفراد في كل وحدة إدارية.

7. إعداد دليل التنظيم الإداري

وإعداد الدليل التنظيمي هو الخطوة الأخيرة في بناء الهيكل التنظيمي، حيث أن الخريطة التنظيمية لا توضح التفاصيل المطلوبة عن ماهية المنظمة وأنظمتها وأنشطتها وفلسفتها، وعليه يقوم الدليل التنظيمي بتفصيل هذه التفاصيل، فالدليل التنظيمي هو مكمل للخريطة التنظيمية.

والدليل التنظيمي هو عبارة عن كتيب يتضمن اسم المنظمة والعنوان وأهدافها، ويعرض موجز السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة ويشمل الدليل أيضا الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية وشرح لمهام الإدارات والمسؤوليات والسلطات، وكذلك أسماء الرؤساء والمدراء، وعادة ما يشرح الدليل بإيجاز عن النشاط العام للمنظمة وخدماتها وحجم القوى العاملة فيها وأيضا وصف للوظائف المختلفة، ويمكن أن نجمل الدليل التنظيمي ونعرفه بأنه البطاقة الشخصية للمنظمة.

الخريطة التنظيمية

لقد وضحنا بالأعلى ما هو تعريف الخريطة التنظيمية، والأن سنوضح ما الذي تظهره والذي لا تظهره خريطة التنظيم؟.

ماذا يمكن أن تظهره الخريطة التنظيمية؟

يتضح من الخريطة التالية  ما يلي :

1. من يرأس من؟، يتضح أن نائب الرئيس للإنتاج يرأس مدير عام التصنيع.
2. نطاق إشراف كل مستوى إداري.

المستوى الإداري
نطاق الإشراف
الرئيس
نائب الرئيس
مدير عام البحوث
 2
 3
 2

3. السلطة التنفيذية التي يعبر عنها بالخطوط المتصلة، والسلطة التنفيذية تستمد من علاقة الرئيس – المرؤوس.
4. السلطة الوظيفية التي يعبر عنها بالخطوط الغير متصلة، والسلطة الوظيفية تستمد من الوظيفة وتتم ممارستها من قبل الرئيس ( المدير ) على وحدات لا تتبع له مباشرة.
5. أساس تجميع أوجه النشاط.

المستوى الإداري
أساس التجميع
الرئيس
البيع
البحوث
الوظائف
المنتجات
المستهلك

6. تعبر تسمية المربعات التي تظهر على الخريطة التنظيمية عن طبيعة ونوع العمل الذي يتم تأديته.
7. هيكل اتخاذ القرارات، أين تتخذ القرارات الخاصة بمجال معين؟، مع مجالات عمل المنظمة.

 

ما الذي لا تظهره الخريطة التنظيمية؟

ولكن يلاحظ أن الخريطة التنظيمية لا تستطيع أن تبين ما يلي:-

1. درجة السلطة degree of authority التي تتوافر لدى كل مستوى إداري.
2. من الذي لديه القوة Power داخل المنظمة، فمثلاً الخريطة التنظيمية أن الرئيس هو أعلى مستوى إداري وهذا يدل على أن لديه السلطة الكاملة في السيطرة واتخاذ القرارات ولكن قد يكون الوضع الحقيقي غير ذلك.

فمثلاً بسبب قوة شخصية نائب الرئيس للإنتاج ولما يتمتع به من خبرة ومعرفة قد يكون له قوة تأثير أكبر من الرئيس، فبالرغم من أن الرئيس يوقع القرارات إلا أن مصدرها هو نائب الرئيس للإنتاج وهذا مالا تستطيع أن تظهره الخريطة التنظيمية.

3. التنظيم غير الرسمي داخل المنظمة لا يظهر في الخريطة التنظيمية، فتكوين المجموعات غير الرسمية لا يتم على أساس العمل والسلطة الوظيفية، وإنما على أسس مختلفة، شخصية واجتماعية، مثلاُ على أساس السن، الجنس، الديانة، المؤهل، وحدة المصالح… الخ، وقد تكون هذه الجماعات رأسية أو أفقية أو مختلطة، حيث تتكون من أعضاء من مستويات إدارية مختلفة وكذلك أعضاء من نفس المستوى الإداري في نفس الوقت.

4. أيضاً لا تظهر خريطة التنظيم مسارات خطوط الاتصال الإدارية الفعلية، ومن الشكل السابق يتضح أن مدير الأجهزة لايستطيع الاتصال مباشرة بمدير التشطيب مثلاً وذلك لأنه لا يوجد أي خطوط اتصال بينهما، ولكن في الواقع الفعلي عندما يحتاج مدير الأجهزة إلي معلومات من مدير التشطيب فإنه يتصل مباشرة به وهذا ما لا يظهر في الخريطة التنظيمية.

اترك تعليقاً