اهمية خلق بيئة عمل رائعة

◄إن كنت تريد إنشاء أو تطوير مشروعك بشكل ناجح، فأنت تحتاج إلى موظفين منتجين وسعداء في نفس الوقت. لكن يا ترى ما هو  السرّ في جعل موظفيك راضين؟ السرّ هو المحافظة على بيئة عمل رائعة لهم.

كلّ منّا يتمّنى أن يتحوّل مكان العمل من مكان نقضي به وقتاً معيّناً ونأخذ في المقابل راتب، إلى مكان نريد قضاء أوقاتنا فيه ونحبّه حيث نجد فيه الراحة والانسجامية. فكلّ التغييرات سواءً كانت مادّية (كتغيير الإضاءة مثلاً) أو في إعادة هيكلة الشركة وتغيير ما يُسمّى بالثقافة الخاصّة بها سوف تساعد في تحويل مكان العمل من مكان ممل إلى مكان ممتع، لن يساعد فقط في إبقاء الموظفين سعداء، وإنّما سيجذب لك موظفين جُدد أيضاً.

السؤال الآن، كيف نجعل بيئة العمل أفضل؟ صحيفة «ذا بيست ديلي سألت» أصحاب الشركات والخبراء لإعطائهم  أفضل النصائح، وهذه مجموعة من النصائح التي ذكروها:

1- قم بتوظيف الأشخاص الملائمين

نوع الأشخاص الذين يتم توظيفهم هو الذي سيحدّد بيئة العمل لأنّهم سيساهمون فيها. احرص على توظيف أُناس يعملون بجدية واحتراف، ويستطيعون العمل ضمن فريق وبوسعهم المساهمة في جعل بيئة العمل إيجابية، لأنّ تفاحة فاسدة واحدة ستُفسد الصندوق بأكمله.

2- تخلّص من السموم

من المذهل أن نرى كيف أن تصرّفاً سيِّئاً واحداً يؤثّر على أداء الجميع بشكل سيء. لا أستطيع أن أصف لك كمية الشُّكر التي تأتيني بعد تخلصي من موظف أو موظفة سيِّئين. صحيح أنّها صعبة في التنفيذ، لكن في النهاية سترى كيف كانوا مؤثّرين في بيئة العمل، ليس ذلك فحسب، بل أنّها ملحوظة أيضاً لدى زبائننا.

3- حافظ على مقر العمل نظيفاً ومُريحاً ومزيّناً بشكل جميل

العمل في مكتب نظيف وجذّاب له تأثير عظيم على تحسين التواصل بين الموظفين ومديريهم. حتى إن كانت الشمس لا تصل إلى المكاتب، حاول توفير أجواء تدعو للاسترخاء مع أثاث مُريح، وفّر للجميع ما يحتاجونه وأكثر. قد ترى أنّ هذه الطريقة مكلفة في البداية، لكنّك بذلك ستُري الموظفين بأنّك تهتم بهم بالفعل لأنّك استثمرت في راحتهم.

4- تأكد أنّ الإضاءة ممتازة

أفضل نصيحة أستطيع إعطاءك هي أن توفّر للموظفين مكاناً بإضاءة طبيعية. الإضاءة الضعيفة أو القوية جدّاً قد تتعب أعيُنهم وتتسبّب لهم في الصداع، وهذه المشاكل ليست في بيئة العمل الجيِّدة والطموحة. في المقابل، الإضاءة الجيِّدة ستجعلهم نشيطين طوال اليوم. إذا لم تتوفّر الإضاءة الطبيعية، حاول تمثيلها عن طريق وضع إضاءة بتدرجات مختلفة.

5- ضع مكاناً للاستجمام

وفّر مكاناً منفصلاً للموظفين لكي يسترخوا به، دائماً ما نحتاج إلى ترك العمل لفترة بسيطة للاسترخاء وللتحدّث إلى زملائنا وتجديد نشاطنا العقلي. بتوفير هذا المكان المنفصل سنجعل الوقت المستقطع أفضل بعيداً عن إزعاج البقيّة.

6- ضع سبورة في أحد الجدران

وضع سبورة كبيرة في أحد الجدران يساعد على تعزيز الروح الجماعية في العصف الذهني، وهي فكرة جيِّدة لأنّها تتيح للجميع النظر إليها وإضافة أفكارهم لها. سيقوم المظفون بتصويرها بهواتفهم لتذكّرها لاحقاً في الاجتماعات وبذلك سيبقى العمل الأهم أمام أعيُن الجميع، وستبقى الحماسة دائمة.

7- اجعل موظفيك مرتاحين

نحن نترك الموظفين يختارون مكاتبهم بأنفُسهم، البعض سيختار كرسياً مُريحاً والآخر سيختار كرة كبيرة يجلس عليها للتمرين والعمل معاً، وكذلك النباتات وغيرها. ونثق أيضاً في موظفينا بأخذ وقت للاستراحة متى ما شاؤوا للعب أو لتجديد النشاط.

8- شجّعهم لجعل مكانهم خاصّاً بهم

إعطاء الفرصة والحرّية للموظف بترتيب وتزيين مكتبه كما يشاء هي أفضل طريقة تجعله مرتاحا أكثر في مكتبه. فبدلا من توحيد المكاتب للجميع، حدد لهم ميزانية ينسقون بها مكاتبهم كما يرغبون.

9- تعزيز التعاون

سواء كانت المكاتب متصلة بجانب بعضها أو على شكل مربعات، تأكد من ترك مكان واسع لهم لكي يعملوا معاً. هذه الطريقة ستشعل شرارة الإبداع للفريق وبطريقة غير مباشرة ستجعلهم يهتمون بعملهم وبزملائهم.

10- الأكل سوية

هناك طريقة بسيطة وفعّالة في تحسين علاقة الموظفين ببعضهم، ألا وهي أن يأكلوا سوية. لن تحتاج إلى إنفاق الكثير من المال، تستطيع مثلاً طلب بيتزا أو من مطاعم الوجبات السريعة. تحدث قليلاً في البداية ثمّ أتركهم للتحدّث إلى بعضهم البعض.

11- تقديم الأنشطة الترفيهية خلال أسبوع العمل

في كلّ شهر، نقوم بعمل نشاط ترفيهي من اقتراح الموظفين لزيادة الروابط بين الجميع. فمثلاً في بعض الأحيان نقوم بحفل عيد ميلاد أحدنا أو نلعب كرة القاعدة وبعضنا يقوم بالشواء، كلّ ذلك يحصل خلال ساعات العمل كشُكر للموظفين على جهودهم المبذولة وللإيحاء بقصر أسبوع العمل وتحسين ثقافة الشركة.

12- اجعل الموظفين يتحرّكون

لا تدع الموظف يشعر بأنّه مقيّد بكرسيه أبداً. الجلوس في الكرسي لا يعني دائماً أداءً أفضل، حاول التحرّك قليلاً أو اعمل واقفاً أو اذهب لجلب قهوة قريبة من عملك مشياً على الأقدام. حرّية الحركة تؤدّي إلى حرّية الفكر.

13- ركّز على الصحّة والرياضة

ابتداع بيئة عمل تركّز على جوانب صحّة الموظفين هو مفتاح للنجاح. حيث يستطيع الموظفون المشاركة في نشاطات اليوغا مثلاً أو إحضار حيواناتهم الأليفة لأنّها تساعدهم على تخفيف الإجهاد. هذه التعديلات البسيطة تجعل منهم سعداء وفعّالين.

14- استخدم مكالمات الفيديو مع الموظفين

في عصر التقدّم التكنولوجي أصبحنا لا نرى بعضنا البعض وننسى أنّ المقابلة وجهاً لوجه هي شيء مهمّ، البريد الإلكتروني لا يُشعر المتحادثين بأنّه شخصي أو قد يُفهم بشكل خاطئ. جرّب مكالمات الفيديو وستُتفاجأ بردة الفعل والإعجاب.

15- اعد صياغة التعليمات

استبدل «يجب عليك» بكلمة «دعنا» عندما تتحدّث إلى موظفيك، تغيير بسيط لكنّه فعّال في إيصال الأوامر للموظف وكأنّها مهمّة مشتركة بين الجميع. تستطيع بالطبع استخدامها في جميع المهام الصغيرة منها أو الكبيرة، وبمجرّد التعوّد على هذه العقلية، ستلاحظ الفروق في معرفة كلّ شخص لمهامه وماذا عليه فعله، والنتيجة ستكون بيئة تعاونية أفضل.

16- لا تحمّلهم ما لا طاقة لهم به

من أكثر أسباب ترك الموظف لعمله هي أنّ مديريه يوكلونه بأعمال شخصين أو أكثر. من المهمّ جدّاً أن لا تعطيه أكثر ممّا يستطيع إنهاءه. فإذا واجهتك أعمال كثيرة بشكل مفاجئ، استعن بموظفين من الخارج لعملها.

17- كن مرناً

أشجع موظفي دائماً على التعامل مع حياتهم الشخصية وكأنّهم هم المدير التنفيذي، إلّا إن تعارضت مع اجتماع. أنا كمديرة، لن أتردد في الذهاب إلى موعد الطبيب في ساعات العمل، أو الذهاب لقص شعري، وأشجعهم على نفس الشيء. الموظف الجاد يستطيع جدولة حياته الخاصّة وحياته العملية بشكل موزون وفعّال كأي رئيس تنفيذي. لم نجعلهم يعملون طوال اليوم ونجعل أعمالهم الخاصّة مكتظة قبل وبعد العمل؟.

18- اجعل الشفافية شعارك

دائماً ما تظهر الشائعات في الشركة بسبب الغموض وعدم الإفصاح عن بعض الأُمور التي تخصّ التغييرات في العمل أو نظام التعويضات على سبيل المثال، لابدّ من أن تجعل التواصل بين جميع مَن في الشركة صريحاً وواضحاً لا تشوبه شائبة.

19- درّب موظفيك جيِّداً

أغلب الموظفين لديهم الرغبة في العمل بشكل ممتاز، لذلك اعطهم الأدوات اللازمة عن طريق تدريبهم وتعليمهم بالتحديد ما يجب عليهم فعله وكيفية عمله وما هم مسؤولون عنه، بالإضافة إلى التواصل الدائم لتفادي الأخطاء. هذه الطريقة تفيد العمل والموظف لكي يتطوّر.

20- ضع قاعدة واضحة لاسخدام الهاتف أثناء الاجتماعات

هل سبق وأن حضرت اجتماعاً مع شخص لا يترك هاتفه؟ حدّد ما هو مقبول في قاعة الاجتماعات. قاعدتي هي أن تعيش في اللحظة؛ إن لم يكن لديك شيئاً تضيفه إلى الاجتماع، فلا تحضره أساساً.

21- اعطِ ردة فعل دائماً

ردود الفعل الإيجابية تحفّز الموظفين وتُشعرهم بأنّ مُقدّر لما فعلوا وكيف أنّ عملهم يساهم في إنجاح العمل بأكمله. هذا يعني أن لا تكتفي بقول «أحسنت صُنعاً»، وإنّما تستقطع من وقتك قليلاً وتتحدّث معهم وتبيّن لهم مدى إعجابك بعملهم وكيف أنّه سيؤدِّي إلى نمو الشركة.

22- كن متقبلاً لردود الفعل أيضاً

عندما تُشرك طاقم عملك في مهمّة اتّخاذ القرارات، ستساعد في ترك بصمة جيِّدة على بيئة العمل، وبالتالي شعور الموظفين بأنّهم مهمّين في الشركة. لا تتردد في سؤال موظفيك عن رأيهم في أي مهمّة كانت، أو حتى سؤالك لقطاع كامل عن ماذا يشعرون تجاه قائد فريقهم. ذلك سيجعل من الجميع سعداء وسيتطوّر العمل بشكل رائع.

23- قل «شكراً لك»

اخلق ثقافة التقدير بين أفراد الفريق. فالتقدير يزرع الحيوية فينا ويحوّل المؤسّسة إلى مكان جميل، ويُشعل فينا الحماسة ويزيد الإبداع ويبني الثقة. بيّن أهميّة الفريق واشكر أفراده على مساهماتهم. فبعد أن يعمل الموظف بجد واجتهاد، حتى كلمة «شكراً لك» قد تعني له الكثير.►