المقصود بعملية التحقق في الاجتماع

يُدرك معظم المديرين الأكثر خبرةً مدى أهمية تعزيز الثقة والتواصل والتعاون لإدارة فريق عالي الأداء. وتمثّل الاجتماعات بالنسبة للعديد من فرق الموظفين العاملة عن بُعد فرصةً لتعزيز تلك الروابط الإنسانية المهمة. ولسوء الحظ، فإن جداول أعمالنا تزداد اكتظاظًا، بحيث تدفعنا نحو الانغماس أكثر فأكثر في العمل التجاري، وهو ما يقلل إمكانية الخوض في نقاشات عادية كنا نُجريها وجهًا لوجه في الماضي.

هل تحب الالتقاء بزملائك لكنك تشعر بضغطٍ سببه الخوف من فقدان وقت ثمين على ذلك؟ هل تفتقد للحظات التواصل الحقيقية التي كنت تعيشها أيام العمل في المكتب؟ إذا كنت كذلك، فانخرِط في عملية التحقق التي تُجرى أثناء اجتماع الفريق Meeting Check-in، فعملية التحقق تلك هي ممارسةُ “متابعةٍ” مقصودة تُمارَس قبل بدء الاجتماع بدلًا من الانتقال فورًا إلى الحديث في النقاط المحددة في جدول ذلك الاجتماع.

لقد باتت عمليات التحقق، أو اجتماعات التحقق، قبل البدء الفعلي للاجتماع جزءًا بارزًا من عالمنا الافتراضي الحالي. سنحاول في هذا المقال مساعدتك على جعلها فعالة وذات معنى، وذلك بغرض تحقيق التوازن بين أولويات الفريق الإنسانية والمهنية.
ما المقصود بعملية التحقق في الاجتماع؟

هي فرصة للتواصل على نحو عَرَضيّ في بداية كل اجتماع، والتعرّف إلى حالة المنضمين إليه، وآخر الأخبار التي لديهم، والأعمال التي أنجزوها. يمكنك فعل ذلك بطرق مختلفة تتضمَّن:

دقائق تركيز الذهن (أي التوقّف لأخذ نفس عميق عدة مرات قبل البدء بالاجتماع).
طرح أسئلة فكاهية لكسر الجليد بين الزملاء المشاركين في الاجتماع.
تقديم تحديثاتِ حالةٍ حول ما يشعر به أولئك الأشخاص.

يمثّل التحقق قبل اجتماع الفريق، أو قبل الاجتماعات الفردية بكل عضو فيه، دعوةً للأشخاص إلى المحادثة، إذ يمنحهم الفرصة لتركيز انتباههم على اللحظة الحالية، وتتجلى أهمية ذلك في أنّ الكثير مِنّا ينتقلون من اجتماع لآخر طوال اليوم دون أن يجدوا وقتًا لالتقاط أنفاسهم.

يمكن لأي عضو في الفريق إجراء عملية التحقق تلك. وإذا كنت تتولى إدارة الفريق، فيمكنك قيادةُ أعضائه في تلك العملية، أو انتدابُ عضو جديد منه كل أسبوع لأداء تلك المهمة.
لماذا عليك إجراء اجتماعات التحقق؟

يساعد بدء الاجتماع بإفراد بدايته للتحقق السريع من آخر أخبار المجتمعين وما أنجزوه مؤخرًا على تهيئة الجو المناسب، وإعطاء كل منهم فرصةً للتواصل. ففي بيئة العمل عن بُعد، قد تمثّل عمليات التحقق خلال الاجتماعات طريقةً فعالةً لموازنة حاجتنا إلى الخوص في تواصل وعلاقات اجتماعية. وفي الحين الذي تكون فيه متحمسًا للحديث مباشرةً حول العمل، فإنّ تكريس بعض الوقت لعملية التحقق تلك يوصل رسالة أمان إليهم ويتيح لهم المجال للمشاركة، كما يمنحهم الإذن للتحدث بحرية من البداية؛ فالفِرَق ذات الأمان النفسي تحصد مزايا الإنتاجية والابتكار والثقة.

إنّ بدء الاجتماع دون المرور بذلك التحقق قد يجعلك توصِل -من دون قصد- انطباعًا إلى موظفيك مفادُه أنه ليس هناك متّسع من الوقت أو المجال للتواصل الشخصي خلال العمل. فتخصيص وقت للتواصل على المستوى الإنساني يمثّل فرصةً لتعزيز ذلك الأمان النفسي الذي قد يكون أعضاء فريقك بحاجة إليه طالما أنه ليس بوسعهم في تلك الأثناء الانخراط في اجتماعات وجهًا لوجه.
6 نصائح للتحقق الفعال أثناء الاجتماع بأعضاء فريقك

يمكن للتحقق أثناء الاجتماعات –إذا خُطِّط له جيدًا- أن يُضفيَ قيمةً لديناميكيات الفريق ويحقق التواصل، وذلك دون الشعور بأن الوقت يُهدَر على ذلك بلا فائدة تُرتَجى. تساعدك النصائح الست التالية في إجراء تحقُّق أفضل مع فريقك.
1. اجعله شخصيا

إذا كنت تريد الوصول إلى أفضل النتائج فيما يتعلق بإضفاء الطابع الشخصي على عمليات التحقق. فأسئلةٌ مثل: “كيف حالك اليوم؟” قد تصبح مملةً وتبدو زائفة. وعندما تُجرى عملياتُ تحققٍ سطحية عدة مرات في اليوم، فقد يتولد شعور مفاده أنها تستنزف من التعاون الثمين ووقت العمل، مما يعيق الإنتاجية في نهاية المطاف.

صوّب على طرح أسئلة عميقة ومفتوحة الإجابة، وعلى التلقين الواعي:

اذكر لنا أمرًا واحدًا تشعر نحوه بالامتنان، ولماذا؟
سمِّ لنا شيئًا مهمًا فعلته اليوم.
ما الأمر الجيد الذي تفعله لنفسك هذا الأسبوع؟
شارِكنا شيئًا واحدًا يساعدك على الشعور بالاتزان النفسي خلال اليوم.

2. استمتع قليلا

يمكن للتحقق الذي تتخلله أسئلةٌ واضحة وجذابة أن يكون ممتعًا وفعّالًا في آن معًا. فإذا أردت المضيَّ بأسئلتك الشخصية أبعد من ذلك، فاطرح أسئلةً ذات نمط أكثر تلطيفًا للأجواء تُعطي موظفيك مساحةً للاستمتاع والتفكير في مواضيع لا علاقة لها بالعمل.

جرِّب بعض الأسئلة الفريدة أو التلقين بهدف التحقق، مثل:

اذكر ثلاثة أشياء تبقيها دائمًا قريبةً من مكتبك، وأخبرنا عن السبب.
هل تفضِّل أن تكون قادرًا على قراءة الأفكار أو رؤية المستقبل؟

3. اجعل الأمر محددا بوقت

قد ينتج عن السؤال الممتاز نقاشٌ ممتاز. وفي الحين الذي لا ترغب فيه بمقاطعة حديث ممتع، فمن المهم أيضًا أن تُبقيَ الاجتماع على المسار المحدد له. من المتعارف عليه أنّ بوسعك محاولة تحديد عملية التحقق بخمس دقائق. وبحسب عدد الأشخاص الذين لديك في الفريق، يمكنك إعلامهم مسبقًا بالوقت الذي ينبغي لكل منهم أن يستغرقه في الإجابة على أسئلة التحقق التي تطرحها عليهم بوصفك مديرًا للاجتماع.

ملاحظات بارعة للتقيد بالإطار الزمني:

“دعونا ندور عليكم واحدًا واحدًا ونطرح عليكم الأسئلة التالية؛ أمام كل منكم 30 ثانية لمشاركتنا إجابته”.
“شكرًا جزيلًا على مشاركتك! وبحكم الحاجة إلى المضيّ قُدُمًا في أجندة هذا الاجتماع، دعنا ننتقل إلى الشخص التالي”.

4. حدد إيقاعك

إذا كنتَ تلتقي بفريقك ثلاث مرات في اليوم، فإنّ بدءَ كل اجتماعٍ بسؤال فكاهي قد يبدو مبالغًا فيه. حدِّد إيقاعًا للوقت الذي تريد فيه أن تجريَ عمليات تحققٍ قبل بدء الاجتماعات يكون معقولًا بالنسبة لسياق عمل فريقك، واحرص على مشاركة ذلك مع فريق، بحيث يواكبه جميعُ أعضائه.

لحظات مناسِبة للتحقق أثناء الاجتماعات:

أول اجتماع للفريق في الأسبوع.
الاجتماعات الاستعادية/ الاسترجاعية Retrospective Meetings (التي تُعقد لمراجعة وتقييم دورة عمل سابق أنجزه الفريق).
الاجتماعات الفردية بكل موظف على حدة.
الاجتماعات مع فِرَق الموظفين، أو الموظفين الذين لا تعمل معهم غالبًا.

5. جربها على نحو غير متزامن

إذا كان أعضاء فريقك منتشرين في مناطق زمنية مختلفة ويكاد يكون مستحيلًا عقدُ اجتماع مباشر يضم جميع أولئك الأشخاص، فيمكن إجراء التحقق على نحو غير متزامن. اتّبِع عادةَ نشرِ “سؤال اليوم” على برنامج سلاك Slack أو أي برنامج آخر، واطلب من كل شخص في فريقك الإجابة عليه عندما يسجّلون الدخول ويبدأون يومهم؛ إذ من شأن ذلك إتاحة فرصة لهم ليتواصلوا شخصيًا أينما كانوا.

التحقق غير المتزامن لفِرَق الموظفين المنتشرين في مناطق زمنية مختلفة:

متى تنجر عملَك الأفضل، وأين تفعل ذلك؟
ما هو أكثر مكان تفضّل السفر إليه؟
كيف يبدو المجتمع المثالي في نظرك؟

6. ركز على الأمان النفسي

احرص على توفير مساحة آمنة لموظفيك في مسألة التحقق هذه، واجعل كل عملية تحققٍ خلال الاجتماع اختياريةً بالكامل. فسواءً كان أو لم يكن لدى أحد أعضاء الفريق إجابات على أسئلتك، أو لا يريدون أن تُسلّط عليهم الأضواء، أو ببساطة لا يستمتعون بالمشاركة؛ فينبغي أن تُتاح لهم حرية النأي بنفسهم عن الإجابة أو المشاركة في عملية التحقق من دون أن يُضطروا إلى توضيح الأسباب. ذكِّر أعضاء فريقك بأنّ الإجابة على تلك الاسئلة ليست إلزاميةً بأي صورة كانت في حال اختاروا الامتناعَ عن المشاركة.

تبدو المساحة الآمنة للتحقق خلال الاجتماعات كما يلي:

عدم إطلاق أحكام ولا توجيه انتقاد لإجابة أيٍّ من أعضاء الفريق.
عدم إجبار أي منهم على الإجابة.
عدم شخصنة الأمر كثيرًا أو تجاوز الحدود الشخصية.

أسئلة وتلقينات التحقق خلال الاجتماعات

جمّعنا لك بعض أفضل أسئلة وتلقينات التحقق خلال الاجتماعات لدينا، والتي يمكنك حفظها للاستخدام المستقبلي، وهي:

ما الأشياء الجميلة والقبيحة التي حصلت معك خلال الأسبوع الفائت؟
أين سنجدك في محل لبيع الكتب؟
إذا كان بوسعك الاستماع إلى نوع واحد فقط من الموسيقى لبقية حياتك، فأي منها سيكون؟
إذا أمكنك الانتقال إلى فترة واحدة في التاريخ، فأي فترة ستختار؟
ما الطعام الذي تفضل أن تطبخه؟
ما الوقت الذي تكون فيه في قمة إنتاجيتك خلال النهار؟ وما الوقت الذي تكون إنتاجيتك في الحضيض خلاله؟
صِف لنا كيف ستكون ذاتُك البديلة في كونٍ بديل.

اجعل كل عملية تحقق أثناء الاجتماع ذات معنى

يمثّل التحقق مع موظفيك جزءًا أساسيًا من بناء الثقة والتواصل وإضفاء جو من الوئام والأُلفة ضمن الفريق. ورغم أنه قد يغريك تجاوزُ هذه الخطوة والانتقال فورًا إلى الحديث في صميم العمل، فإجراء التحقق بوصفه ممارسةً معتادة، سيساعد على المساهمة في ثقافة فريقٍ يسودها الأمان النفسي، والتفاعل الإنساني، والمرَح! إذًا ما هي عمليات التحقق التي ستجرّبها في اجتماعك المقبل؟