تشمل عملية إدارة المشاريع على الكثير من الأمور المتعلّقة بالتمويل الماليّ للمشروع ودراسة التكاليف والنفقات، وفي هذا المقال سنتناول الحديث عن كيفية ترشيد النفقات.
كيفية ترشيد النفقات
تتمثّل كيفية عمل ترشيد نفقات في الأمور الآتية:
وضع هدف ماليّ مباشر
تعمل طريقة التركيز على هدف ماليّ مباشر على ترشيد النفقات وتوجيهها نحو الأمور المهمّة فقط، لذا من المنطقي حذف أو تقليل بعض النفقات التي تؤثر على الوضع الماليّ للمؤسسة والتي لا تتعلّق بالأهداف الرئيسية الخاصّة بها، ومن الضروري أيضاً دفع الرسوم الماليّة والتراخيص المتعلّقة بالمؤسسة وعدم تراكمها فالدفع الشهريّ أو السنويّ هو الخيار الأفضل لدى كثير من المؤسسات والشركات.[١]
معالجة جميع أنواع التكاليف
يوجد نوعين من التكاليف المتعلّقة بالشركات وهي تكاليف تقديريّة وتكون غير أساسيّة، وتكاليف غير تقديريّة وهي التكاليف الماليّة المحدّدة والتي يجب الوفاء بها من خلال عقد أو إلتزام، لذا يُنصح في ترشيد النفقات خفض بعض النفقات الغير تقديرية مثل بعض البنى التحتيّة للمشاريع من خلال تقليل مستويات الاستخدام، بالإضافة إلى تسليط الضوء على الاستثمار في التحوّل الرقميّ (ROI).[١]
التقييم الإجمالي للتكاليف التشغيلية والرأسماليّة
يُقصد بالتكاليف التشغيلية بالنفقات التي تتكبّدها المؤسسات جرّاء عملها اليوميّ أو الشهريّ، أمّا التكاليف الرأسماليّة هي النفقات التي تتكبّدها المؤسسات في بداية المشروع والتي تكون أصول ماليّة مثل المباني والمعدّات والآلآت وغيرها، لذا ينصح في عملية ترشيد النفقات من التقييم الإجمالي لتلك التكاليف حيث يُساعد هذا الأمر على العمل على تخفيضها قدر الإمكان.[١]
ابتكار طرق جديدة في ترشيد النفقات وتعلّمها
إنّ عملية ترشيد النفقات من الأمور الصعبة التي تحتاج دراستها من قِبل المؤسسات والشركات لأوقات طويلة، حيث يتوّصل بها إلى الخروج بأليّات واقتراحات فعّالة في هذا الموضوع دون التأثير على أداء الشركة وإنتاجها، وتتمثّل طريقة تعلّم ترشيد النفقات في الآتي:[١]
- جمع قدر كافي من البيانات والمعلومات.
- تحليل البيانات الماليّة.
- تحديد الفرص.
- دراسة الافتراضيات بشكل كامل.
- الاستعانة بالتكنولوجيا وشبكة الإنترنت.
مبادئ ترشيد النفقات
تشمل عملية ترشيد النفقات على مبادئ أساسيّة وهي كالآتي:
- الاستبدال
يُقصد به إيجاد بدائل أرخص قريبة من المتطلّبات التي ترغبها الشركة، حيث تساعد البدائل المجانيّة أو الأقل تكلفة على خفض النفقات التشغيليّة وتحسين السيّولة النقديّة.[٢]
- الدمج
يُمكن تطبيق عملية الدمج في كثير من الأمور الماليّة خلال عملية ترشيد النفقات، مثل دمج وظيفتين أو أكثر من وظائف العمل، بالإضافة إلى دمج تكاليف التأمين مثل التأمين على المركبات والتأمين على المعدّات حيث ستتمكن الشركة من التفاوض على أسعار أقل.[٢]
- التكيّف
يُمكن التكيّف مع التكاليف الماليّة التي لا تستطيع الشركة التحكّم بها مثل التضخم الذي يرفع تكاليف الإنتاج، وبالتالي يُمكن للشركة خفض التكاليف من خلال تقليل حجم منتجاتها لفترة معيّنة.[٢]
- التعديل
تستطيع الشركة ترشيد نفقاتها من خلال التعديل على التكاليف وتغيير هياكل العمل قدر الإمكان، بما يُحافظ على أداء الشركة من خلال إجراء تعديل مناسب ومدروس.[٢]
- إعادة التخصيص
إنّ إعادة تخصيص الموارد يؤدي إلى خفض تكاليف الأعمال، بالإضافة إلى إعادة توجيه المعدّات القديمة وترقيتها لاستخدامات أخرى.[٢]
أهمية ترشيد النفقات
تظهر أهمية ترشيد النفقات في الأمور الآتية:[٣]
- رفع كفاءة الشركة.
- زيادة الإنتاجيّة.
- السماح بتنفيذ التقنيات والأنظمة الحديثة.
- إعطاء الموظفين أجور أعلى في بيئات عمل أفضل.
- رفع المستوى المعيشي للموظفين وبالتالي تحقيق رفاهية المجتمع.
- الحماية من تقلّبات السوق.
- خفض التكاليف.
- تعظيم الأرباح.
- حفظ موارد المؤسسة.
- التخلّص من المنتجات الغير ضروريّة.
winadmin