إعداد الخطة التشغيلية

بعد معرفة أهمية الخطة التشغيلية ومدى تأثيرها على أقسام أي مؤسسة، يجب معرفة الطريقة الأمثل لإعداد خطة تشغيلية مناسبة لمؤسستك، والتأكد من أن الخطة يجب أن تحقق كل الأهداف المرجوة منها دون أي ناحية تقصير أو خطأ، يمكن إعداد خطة تشغل مناسبة بمجموعة من الخطوات:

أولًا: تأكد من الخطة الاستراتيجية

لتعد الخطة التشغيلية جزء أو أداة لتنفيذ الخطة الاستراتيجية، لذلك يجب التأكد من وجود خطة استراتيجية قوية وفعالة، وعليها يمكن البدء بتنفيذ الخطة التشغيلية. وإلا فبدون الخطة الاستراتيجية سيكون أي عناء مبذول من أجل وضع خطة تشغيلية بلا جدوى وبلا فائدة.

الأمر أشبه بالتخطيط لقضاء عطلة الصيف دون أن تعرف وجهتك، وتأكد من أن جميع الموظفين في قسمك الذي تخطط له يفهمون الخطة الاستراتيجية العامة للمؤسسة بشكل جيد.

ثانيًا: ركز على أهم أهدافك

لا تجهد نفسك بمحاولة التفكير بكل الأهداف التي تريد تحقيقها، ففي هذه الحالة ستكون الخطة التشغيلية معقدة وغير مفهومة في الغالب لدى فريق العمل. لذلك عليك العمل على أبرز الأهداف التي تريد من قسمك أن يحققها خلال السنة القادمة، وحدد المبادرات أو القرارات التي من شأنها أن تحقق الأهداف الموضوعة مثل الرقابة أو التدريبات المهنية أو تسريع معدل العمل والتسليم.

ثالثًا: استخدم مؤشرات الأداء التنبؤية

هناك نوعين من مؤشرات الأداء التي يمكن أن تتبعها في مؤسستك، ولكن عند وضع الخطة التشغيلية حاول اختيار مؤشرات الأداء التنبؤية والتي من خلالها يمكن أن تعرف النواحي القاصرة في الخطة وإمكانية تعديل النتائج قبل حدوثها. وحاول الابتعاد عن مؤشرات الأداء المتأخرة التي لن تسمح لك بتقييم الأداء إلا بعد انتهاء العمل المراد قياسه، لأنه في تلك الحالة لن تتمكن من تفادي الأضرار أو النتائج السلبية.

على سبيل المثال، في حال عمل المؤسسة لتحقيق نسبة مبيعات، فلا تستخدم طرق حساب المبيعات بعد انتهاء تنفيذ الخطة بل حاول أن تسعمل حلولًا أكثر فعالية مثل الاجتماعات الدورية مع فريق المبيعات ومناقشة جميع تفاصيل العمل ومعرفة نواحي القصور ومعالجتها بالطرق المناسبة.

رابعًا: طوّر مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs بعناية

عند العمل على مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs والتي لها أهمية بالغة في أي خطة تسويقية يجب عليك أن تعرف أن هذه المؤشرات هي التي تحدد عمل فريقك خلال السنة القادمة، واختيارها بتسرع يمكن أن يؤدي الى نتائج كارثية على الفريق. لذا حاول أن تستشير فريق عملك للنقاش حول مؤشرات الأداء الرئيسية قبل البدء بتنفيذ الخطة التشغيلية الخاصة بالقسم.

خامسًا: اهتم بالتواصل

مجرد وضع الخطة لا يعني أن جميع الموظفين سيفهمون المطلوب تمامًا، ولن يكون الموظفين قادرين على قياس أدائهم وتقدمهم بنفسهم، لذلك عليك تنظيم الاجتماعات الدورية مع الفريق لشرح مؤشرات الأداء وشرح سبب اختيار كل مؤشر وفائدته إضافة لشرح دور كل فرد من الفريق وجعل الفريق يدرك تمامًا دوره من الخطة التشغيلية وتحقيق الخطة الاستراتيجية للشركة.

ولا تكتف بمناقشة الأمور المتعلقة بالخطة فقط في هذه الاجتماعات بل اسع لمناقشة كل التفاصيل التي يمكن أن يحتاجها الفريق والعمل على حل المشاكل الناشئة مع الفريق. وبهذه الطريقة ستضمن أن الفريق سيصبح أكثر وعيًا ومعرفة بطرق قياس الأداء الذاتي، إضافة لتحقيق التماسك بين أعضاء الفريق ليصبح الجميع يعمل لمصلحة المؤسسة.

سادسًا: إعداد التقارير

رغم أن الخطة التشغيلية يمكن أن تسير بشكل ممتاز داخل القسم، ولكن هذا غير كافي، ففي كثير من الأحيان يجب عليك على الأقل أن تضع تقارير دورية أو بحسب المشروع ليطلع عليها رؤساء الأقسام الأخرى المرتبطة بقسمك، وبنفس الوقت فإعداد التقارير سيساعدك على معرفة التقدم في الخطة والإنجازات التي تم تحقيقها ومدى تناسب نتائج الخطة التشغيلية مع الخطة الاستراتيجية.

الخطط التشغيلية في الأعمال الناشئة

لا تقتصر الخطط التشغيلية على أصحاب المؤسسات فقط، بل أن كل مشروع بحاجة لخطة تشغيلية صحيحة ومتكاملة من أجل نجاحه، فإذا كنت مهتمًا بريادة الأعمال وتسعى لبدء مشروع خاص بك عليك أن تضع خطة تشغيلية مناسبة له لتضمن نجاحه.

بالنسبة لمشروع ناشئ، تختلف الأمور من ناحية التخطيط التشغيلي مقارنة بعمل الشركات، ولهذا يجب عليك اتباع خطوات أكثر تحديدًا عندما تبدأ المشروع بشكل فردي، وأبرز الخطوات التي عليك اتباعها هي:

1. تحديد الأولويات

لا يمكن أن تتحول فكرة المشروع الى مشروع حقيقي ما لم تفكر في الأولويات التي تريد العمل عليها في مشروعك وما هي الأهداف المحتملة وما هي المصاعب التي يمكن أن تواجهها؟ ابدأ بترتيب أفكارك بالطريقة التي تراها مناسبة لك وحاول أن تجيب على تساؤلاتك مثل: ما هو الربح المتوقع من المشروع؟ أو كم ستكون حصتي من هذا المشروع؟ وعلى هذا الأساس يمكنك معرفة أولوياتك.

2. ضع معالم لخطتك

قبل البدء بتنفيذ الأهداف الكبيرة لمشروعك عليك أن تبدأ بتحديد المهام الصغيرة التي يجب أن تحققها للوصول الى الأهداف الأكبر، ولكن العنصر الأهم هنا هو تحديد مدة زمنية لتنفيذ هذه المهام. على سبيل المثال إذا أردت أن تضع خطة تسويقية احترافية جديدة لمشروعك، عليك أن تعرف ما هي المدة المتوقعة لإنجاز هذه المهمة؟ حاول تحديدها بشكل مريح كمثال من 2 إلى 4 أشهر.

3. ضع خطة مالية لمشروعك

بالنسبة للتخطيط للمؤسسات، فلكل قسم ميزانية محددة من قبل الإدارة، ولكن ماذا عن إدارة المشاريع والتخطيط لها؟ هل تمويلك الشخصي يكفي لإدارة المشروع بشكل ممتاز؟ وما هي مصادر الإيرادات المتوقعة من المشروع؟ يمكن صياغة الخطة المالية المناسبة من خلال طرح التساؤلات ومعرفة الإمكانيات المالية لمشروعك، فعلى أساسها يمكن أن تطور مشروعك، ولا يمكن التخطيط من الناحية التشغيلية دون معرفة الناحية المالية.