إدارة الاجتماعات الناجحة

كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة

يُمضي الموظفون ما يقارب من ربع وقت عملهم اليومي في الاجتماعات، فهي تُعتبر وسيلة هامة للتواصل بين الأقسام المختلفة للشركة، وبما أن الوقت من أهم عوامل الإنتاج، فمن الضروري أن يتم التخطيط بحذر لأي اجتماع لضمان الحصول على أفضل النتائج وتطبيقها لتحقيق أعلى مستوى من الأداء،^[١] كما ينقسم الاجتماع الناجح إلى 3 مراحل أساسية، وفيما يأتي شرحاً مبسطاً لهذه المراحل:

ما قبل الاجتماع (Pre-meeting)

يتم في هذه المرحلة تحديد عناصر الاجتماع من قِبل المُنَظِّمين، وتتضمّن ما يأتي:

• تحديد نوع الاجتماع

يُوجد العديد من أنواع الاجتماعات التي تختلف من ناحية الهدف الأساسي من الاجتماع ومن الأمثلة على هذه الأهداف تحديث الحالة، وصنع القرار، وحل المشاكل، وبناء الفريق، ومشاركة المعلومات.^[٢]

• تحديد الحضور

يجب أن تكون دقيقاً في اختيار من سيحضر الاجتماع، فإذا كنت ترغب في تحقيق النتائج المرجوة من الاجتماع، يجب أن يكون الحضور مرتبطين مباشرة بالمهام المحددة على جدول الأعمال، دون زيادة أو نقصان.^[٣]

• تحديد جدول الأعمال

لا يستغرق إعداد جدول أعمال فعال وقتاً طويلاً، ولكن سيكون له تأثير كبير على الإنتاجية، أثناء وبعد الاجتماع، مما سينعكس بالإيجاب على تحقيق النتائج والأهداف المرجوة.^[٤]

خلال الاجتماع (Meeting)

يُوجد بعض القواعد التي يُفضل تطبيقها خلال الاجتماعات بشكلٍ عام، ومن أهم هذه القواعد ما يأتي:^[٥]

• توضيح جدول الأعمال

تبدأ الكثير من الاجتماعات بدون تحديد أهداف واضحة وهذا غير صحيح، حيث يجب أن يعرف الجميع سبب اجتماعهم وما النتائج المتوقعة من هذا الاجتماع، كما يُمثل جدول الأعمال بوصلة للمحادثة، بحيث يُمكن العودة لمسار الاجتماع الصحيح في حال انحرف النقاش عن المسار.

• البدء والانتهاء في المواعيد المحدد

يُعتبر انتظار ظهور الشخص المسؤول وبداية الاجتماع من أكثر الأمور التي تستنزف طاقة الحاضرين، كما لا يقل الانتهاء في الموعد أهمية عن البدء بالموعد، حيث أن الالتزام بموعد الانتهاء يضمن إنجاز المهام المدرجة في جدول الأعمال والبدء فوراً بتوزيع المهام.

• الختم بخطة العمل

يُعتبر ترك الدقائق الأخيرة من كل اجتماع لمناقشة الخطوات التي تلي الاجتماع من أهم الأمور، حيث يجب أن تشمل هذه المناقشة تحديد المسؤول عن كل مهمة وما هي المواعيد النهائية.

ما بعد الاجتماع (Post-meeting)

تتضمن هذه المرحلة عَدة أمور وهي ما يأتي:^[٦]

• توثيق مجريات الاجتماع

يُعتبر من الضروري توثيق مجريات الاجتماع لمراجعة جدول الأعمال، وترتيب الملاحظات، ومتابعة الأداء، وتحديث التقارير، والتحضير للاجتماعات القادمة.

• التواجد بعد الاجتماع

يُعد التواصل الفعّال المفتاح لنجاح الفريق، وبالتالي نجاح المشروع، لذا من الضروري البقاء على تواصل بعد الاجتماعات والتعاون في أداء المهام.

• متابعة الأداء

يُغادر الحاضرون بوجهات نظر مختلفة لما حدث في الاجتماع، ولتجنب الأخطاء أرسل مذكرة تسلط الضوء على ما سينجزه جميع الحضور في غضون الـ 24 ساعة القادمة، وتوثق المسؤوليات الممنوحة والمهام المفوضة، وتُذَكِّر بأي مواعيد نهائية محددة حيث أنه بهذه الطريقة سيكون الجميع متفقين ويعملون بانتظام.