مفهوم تنظيم الوقت
إدارة الوقت وتنظيمه هو استراتيجية لتخطيط الوقت المتاح لدينا، والتحكم في الوقت الذي نقضيه لأداء مهام محددة من أجل العمل بفاعلية وكفاءة أكبر. وتنظيم الوقت مهارة يُتقنها بعض الناس بصورة كبيرة مقارنةً بالآخرين، ويمكن تعلمها بالممارسة، لأن عدم تنظيم الوقت قد يؤدي إلى أضرار عديدة، منها: زيادة مستويات التوتر والقلق، والتأثير سلبًا على جودة العمل، والتأخير عن المواعيد النهائية لتسليم الأعمال، بالتالي الإضرار بالسمعة المهنية للأشخاص، وتدمير التوازن بين الحياة الخاصة والعملية، علاوةً على قلة النوم والشعور بالتعاسة والإجهاد، ما يؤدي إلى مضاعفات صحية خطيرة ولا أحد منا يريد ذلك بالطبع!
باختصار، تشير إدارة الوقت إلى الطريقة التي تنظم بها وقتك وتخطط للمُدّة التي تقضيها في أنشطة معينة، كما يتيح لنا تنظيم الوقت العمل بذكاءٍ وليس بجهد، بحيث تُنجز المزيد من المهام في وقت أقل، وهو ما يفرض علينا ضرورة اكتساب مهارة تنظيم الوقت.
فوائد وأهمية تنظيم الوقت
1. تحسين الأداء والانضباط الذاتي
عندما نتعلم مهارة تنظيم الوقت فإننا نحدد المهام الأكثر أهمية، ويصبح لدينا فكرة حول الأشياء التي علينا إنجازها والمدة اللازمة لها، بالتالي ننخرط في أداء المهام الضرورية، ونتجنب الإلهاءات التي تستغرق منا وقتًا أطول.
والانضباط الذاتي مهارة هامة جدًا، لا سيما للمستقلين الذين اختاروا العمل الحر، فهي تساعدهم على الانتهاء من المهام المطلوبة في الوقت المحدد، لأنهم قد يواجهون مشكلة التسويف كونهم لا يعملون مع المدير المباشر في المكتب وإنما عن بعد، ما يجعل المسؤولية الشخصية والانضباط الذاتي عامل أساسي للنجاح.
2. تحسين الإنتاجية
حينما يكون الوقت كافيًا للانتهاء من المهام يمكننا تحسينها، وبذل المزيد من الجهد والتفكير لتكون في الشكل الأمثل، لذا نجد بعض الأشخاص يضعون مواعيد تسليم العمل قبل الموعد المقرر، للتعامل مع أي طوارئ قد تحدث، بالتالي فإنهم دائمًا يسلّمون أعمالهم في الموعد المحدد، وهذا ما يحققه لنا تنظيم الوقت.
3. تقليل الجهد والتوتر
عندما تتكدس المهام نشعر بالتوتر، ومع تزايد القلق والتوتر يصبح تنفيذ هذه المهام أكثر صعوبة، لذلك فإن وضع قائمة بالمهام اليومية وتنفيذها يزيل هذا التوتر، مما يعني إنجاز المهام في وقتها وزيادة الإنتاجية.
في الوقت ذاته، فإن تزايد المهام يجعلنا نشعر بالتوتر، لكن تنظيم هذه المهام وترتيب أولوياتنا، وتخصيص موعد لكل مهمة يمنحنا وقتًا كافيًا لإنجازها، ما يعين على تقليل مستويات التوتر والجهد المبذول أيضًا.
4. تحسين فرص العمل
عادةُ ما يبحث أصحاب الأعمال على الأشخاص المنضبطين القادرين على إدارة وقتهم بشكل جيد، فعندما تتعلم تنظيم وقتك يصبح لديك سمعة مهنية جيدة، وفرص عمل جديدة أيضًا. سواء كنت صاحب شركة أو صاحب عمل حر، فإن الوفاء بالمواعيد المحددة عنصر أساسي لتحقيق النجاح واستمرارية العمل، لا أحد يتحمل أن تتعطل أو تتوقف أعماله نتيجة تأخرك.
5. تعزيز الثقة بالنفس
عندما ندير أوقاتنا بشكل صحيح ونوفي بمواعيد العمل النهائية، سنشعر بالإنجاز والثقة، حيث يُمثل الانتهاء من قائمة المهام اليومية حافزًا لتحسين مهارة إدارة الوقت واغتنام المزيد من الفرص، هذه الطاقة الإيجابية ستكون دافعًا لتحقيق نجاحات أخرى.
6. عيش حياة اجتماعية جيدة
الحياة ليست عمل فقط، هناك أشياء أخرى أهمها العائلة والأصدقاء، والتنظيم الجيد للوقت ضروري لوجود علاقات قوية ومنتجة. كلما كان لديك وقت كاف لقضائه مع العائلة والأصدقاء، كانت علاقاتك أفضل، وكلما استطعت إنجاز المهام وإيجاد وقت لنفسك للترفيه وممارسة الهوايات والأنشطة المفضلة، أصبح لديك طاقة لاستكمال الحياة بفاعلية.
7. زيادة القدرة على تحقيق الأهداف
الأفراد القادرين على تنظيم وقتهم وإدارته بفعالية، هم الأشخاص الأكثر قدرة على تحقيق الأهداف في الوقت المحدد، الميزة الأساسية لتنظيم الوقت هي توفير المزيد لأداء مهام أخرى، أو ممارسة هوايات وأنشطة مختلفة. كما تفتح لك القدرة على إدارة الوقت فرصًا جديدة في العمل والحياة، إذ يبحث أصحاب الأعمال على الأشخاص الذين يملكون مهارة ترتيب الأولويات وجدولة العمل.
مهارات إدارة الوقت
أولًا: التخطيط
تُعدّ مهارة التخطيط هي الخطوة الأولى في تنظيم الوقت، فمن الصعب إدارة اليوم أو الأسبوع بفاعلية، إن لم يكن لدينا خطة جيدة للمهام التي يجب علينا إكمالها، بالتالي يمكننا تنفيذ هذه الخطة وقياسها، يقول دوايت أيزنهاور:
الخطط لا قيمة لها، لكن التخطيط هو كل شيء
مهارة التخطيط مهمة، لأنها تساعدنا في العديد من جوانب إدارة الوقت وإعداد قوائم المهام، وترتيب تسلسل العمل والزمن اللازم. والمطلوب منا لنخطط بنجاح، أن يكون لدينا قدرة على تخيل ما يجب، وتحديد أولويات المهام الأكثر أهمية، ثم تنفيذ هذه المهام وتقييم مدى جودة الخطة وملائمتها.
كيف يمكن تطوير مهارة التخطيط؟ يمكنك استخدام تقويم جوجل لمدة أسبوع ومراقبة يومك، وتحديد متى تستيقظ وبأي المهام ستبدأ أولًا، وأوقات الاجتماعات أوقات الراحة وأوقات الفراغ. يشمل التخطيط، وضع الخطط على المدى الطويل والمتوسط والقصير، وبجانب التخطيط اليومي، فالتخطيط الأسبوعي هام جدًا، لأنه يربط أهدافنا البعيدة بأعمالنا اليومية القصيرة، وهناك سبع قواعد فعالة تساعدك في التخطيط اليومي وهي:
- اكتب خطط اليوم ولا تكتفي بالتخطيط الذهني
دَون الأنشطة والمهام التي ستقوم بها على مدار اليوم ومواعيدها. افعل ذلك مع المهام الصغيرة والكبيرة، حتى تتمكن من التركيز على الأمور الجوهرية.
- خطط لليوم التالي مسبقًا
عندما نقوم بوضع خطة اليوم التالي قبل النوم مباشرةً، فإننا بذلك نستفيد من قدرات العقل الباطن لخدمة مخططنا، ونعطي أنفسنا فرصة للاستفادة من القدرات الإبداعية عبر ساعات الليل، علاوةً على توفير الأرق والتفكير في الأشياء التي نفعلها في اليوم التالي عند الخلود للنوم.
- تعامل مع الوقت مثلما تتعامل مع المال
حدد المهام وحدد الوقت اللازم لكل مهمة، وكن حازمًا مع نفسك في الالتزام به، إذا فعلت ذلك ستكتشف قدراتك الدفينة بشكلٍ مذهل.
- لا تجعل الخطة اليومية تشمل جميع ساعات يومك
ينبغي أن تشمل الخطة 60% من ساعات يومك فقط، اترك 20% للمهام التي قد تطرأ بشكل عاجل. 20% للنشاطات المدرجة بالخطة اليومية، و20% للعلاقات الاجتماعية.
- اجمع مهامك التنفيذية وضع بينها فواصل واضحة
- ابدأ يومك بالمهام الصعبة والأكثر أهمية وإلحاحًا
ثانيًا: اتخاذ القرارات وتحديد الأولويات
عندما نقوم بالتخطيط لأوقاتنا فأن الهدف الأساسي هو اتخاذ قرارات حول كيفية قضاء الوقت، وتنظيم الوقت الجيد يعني اتخاذ قرارات جيدة بشأن الوقت،لأن معظم الناس يكرهون اتخاذ القرار، فإنهم عادةً ما يتركون وقتهم للعشوائية، ويسمحون لمن حولهم بالتحكم فيه، وتحديد كيفية قضاء أوقاتهم، سواء كان رؤساء العمل أو الأصدقاء.
إذا كنت لا تجيد مهارة تحديد الأولويات، فيمكن لمصفوفة “دوايت أيزنهاور” مساعدتك في ذلك من خلال ترتيب مهامك اليومية والأسبوعية كالتالي:
رتب قوائم المهام الخاصة بك وفقًا لهذه المصفوفة، وفي كل أسبوع قم بتحديدها وفرزها، ابدأ بالمهام الأكثر أهمية وإلحاحًا ثم تدرج للأقل أهمية.
ثالثًا: تعلم قول لا
عامل وقتك على أنه أثمن مورد تمتلكه، لذا لا تسمح للآخرين بالعبث بك من خلال إشراكك في أنشطة ليست من أولوياتك، أو تفويض المهام إليك، تعلم كذلك وضع الحدود لنفسك.
رابعًا: الاستعانة بمصادر خارجية لتفويض المهام
الاستعانة بالمصادر الخارجية واحدة من أهم عوامل النجاح وإدارة الوقت، بحيث يمكنك تفويض بعض المهام للآخرين، مما يتيح لك فرصة التركيز على الأنشطة الأعلى قيمة. كما يمكنك تفويض بعض المهام لأشخاص أكثر منك خبرة، بالتالي إنهاء بعض المهام بأفضل شكل ممكن.
ولكي تنجح عملية التفويض عليك أولًا إعداد قائمة بالمهام التي تريد تفويضها، قد تكون هذه المهام (إدارة مواقع التواصل الاجتماعي، أو مهام قانونية، أو مهام إدارية وغيرها) ثم ابحث عن الأشخاص الجيدين والمناسبين لأداء المهمة، وتواصل معهم بشكل صحيح.
قيّم كل مهمة حسب سهولة أو صعوبة تفويضها، يمكنك اتباع بعض المعايير في ذلك مثل: توضيح المهمة، والمسؤولين المحتمل التواصل معهم لأدائها، والسعر، والوقت المطلوب لإنجازها. ثم ابدأ بالمهمة الأسهل لتفويضها، واستثمر طاقتك لاختيار الشخص المناسب لأدائها، فإذا كنت صاحب أعمال يمكنك الاستفادة من منصة مستقل أو خمسات، أكبر منصات للعمل الحر عربيًا، لتفويض بعض الأشخاص في إنجاز المهام الخاصة بك، مثل كتابة المحتوى، أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، أو تحسين محركات البحث، أو تقديم حلول برمجية لأعمالك… وغيرها الكثير.
خامسًا: الوضوح
كن أكثر وضوحًا وتحديدًا حول ما تريد وكيف تصل إليه، اكتب إجابة واضحة ومحددة حول الهدف الذي تريده، وليكن مثلًا انقاص الوزن 10 كيلو خلال شهر، والاستراتيجية التي ستتبعها لتحقيق ذلك.
سادسًا: مهارة التأقلم وإدارة الإجهاد
من أهم المهارات اللازمة لتنظيم الوقت هي التأقلم والقدرة على البقاء بكامل تركيزك أمام التحديات والانحرافات الخارجية.
سابعًا: خلق الروتين
أدمغتنا تحب الروتين، عندما نعتاد على روتين ما، فلا يتطلب الأمر أي جهد لمتابعته، بالتالي فإن خلق الروتين أمر مهم جدًا في إدارة الوقت.
ثامنًا: الانضباط
يجب أن تقوم بأداء مهمة ما سواء أعجبتك أم لا، يتطلب الأمر الانضباط لبدء المهمة وتنفيذها وإنهائها، وكذلك الانضباط للتغلب على التسويف وإنجاز الأشياء.
تاسعًا: المرونة
عليك التحلي بالمرونة اللازمة لتحقيق أهدافك.
عاشرًا: تجنب تعدد المهام
أكبر عدو لتنظيم الوقت وإدارته هو تعدد المهام، ركز قدراتك العقلية على شيء واحد وأنجزه.
الحادي عشر: حل المشكلات
الطريق لتحقيق الأهداف لا تكون ممهدة دائمًا، نحن معرضون دائمًا للمشكلات على الطريق، وواجبنا هنا هو إيجاد حلول لتلك المشكلات، لا التفكير فيها فقط لأن ذلك يضيع الوقت.