أهمية الخطة التشغيلية

لم قد نلجأ لوضع خطة تشغيلية إذا كان لدينا خطة استراتيجية؟ حسنًا، ناحية التخطيط التشغيلي في الواقع لها مجموعة من الفوائد التي تجعلها أحد أهم أولويات الشركات ويمكن تلخيص أسباب الاهمية فيما يلي:

أولًا: دعم الخطة الاستراتيجية

عند وجود مجموعة من الخطط التشغيلية في المؤسسة، سيسهل تحقيق أهداف كل قسم على حدة. بذلك يمكن تحقيق الأهداف الكبرى للمؤسسة بشكل جزئي موزع على الأقسام، هكذا يسعى كل قسم لتحقيق المهام المترتبة عليه ومعرفة مدى الإنجاز الذي تم تحقيقه من كل قسم فيما يتعلق بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة.

ثانيًا: تقسيم عملية التخطيط

عوضًا عن وجود إدارة موحدة للتخطيط في الشركة المتمثلة بالإدارة العليا، فالتخطيط التشغيلي سيجعل من كل رئيس قسم أو حتى من كل موظف مشاركًا في عملية التخطيط، أي أن المسؤولية لن تعد محصورة بالقيادة العليا فقط، وإنما سيشعر كل فرد من المؤسسة أو المشروع أنه مسؤول عن جزء من نجاح هذه المؤسسة.

ثالثًا: معرفة التقصير على وجه الدقة

في كثير من الأحيان يمكن أن تعمل بعض الأقسام بشكل ممتاز مع وجود أخطاء في أقسام أخرى، وفي هذه الحالة لن يتم معرفة التقصير عند قياس نجاح الخطة الاستراتيجية. أما في حال وجود تخطيط تشغيلي سيعرف كل قسم مهامه، ومدى تقدم القسم بمعزل عن الأقسام الأخرى، مما يعمل على معرفة نواحي التقصير داخل المؤسسة وإمكانية تدارك الأخطاء.

الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية

تخطئ الكثير من المؤسسات بالاعتقاد بأن الخطة الاستراتيجية يمكن أن تغطي على الخطة التشغيلية باعتبار أنها أعم وتحتوي على خطوط عريضة فيما يتعلق بسير المؤسسة. تلجأ بعض المؤسسات لاختيار واحدة من هاتين الخطتين وهو ما لا تفعله الشركات الناجحة عادة، ويمكن المقارنة بين الخطتين من خلال خمس فوارق رئيسية:

1. المدة الزمنية

تحدد الخطة الاستراتيجية أهداف الشركة خلال الثلاث إلى الخمس سنوات القادمة بالنسبة للمؤسسة. أما الخطة التشغيلية فهي عادةً ما تكون محددة بنطاق سنة واحدة فقط. بشكل ما فالخطة التشغيلية تساعد على قياس التقدم المرجو في الخطة الاستراتيجية بشكل مجزء، ولا يمكن اعتماد الخطة الاستراتيجية كبديل عن التشغيلة في الفترات الزمنية القصيرة.

2. تركيز الخطة

الخطة الاستراتيجية توضع من خلالها رؤية الشركة وأهدافها وقدرة جميع أقسام المؤسسة على العمل سويًا لتحقيق هذه الأهداف، أي أن ناحية التركيز الأساسية في التخطيط الاستراتيجي هي المؤسسة كاملة.

أما الخطة التشغيلية، فلا تركز على المؤسسة بل تركز على إمكانية تحقيق الرؤية والأهداف قصيرة المدى لكل قسم. أي أن الفرق الرئيسي هو أن الشركة يجب أن تعمل وفق خطة استراتيجية موحدة بينما يجب أن يتم وضع مجموعة من الخطط التشغيلية لمجموعة الأقسام داخل المؤسسة الواحدة.

3. وضع الخطة

تكون مسؤولية وضع الخطة الاستراتيجية في المؤسسة على عاتق الإدارة العليا، وبعد وضع الخطة تبدأ أقسام المؤسسة كلها بالعمل وفقها وهذه الأقسام جميعها تكون مسؤولة عن نجاح الخطة الاستراتيجية أو فشلها، أما بالنسبة للخطة التشغيلية، فكل قيادة في كل قسم هي التي تكون مسؤولة عن وضع الخطة التشغيلية لقسمها فقط، ويكون العمل وفق هذه الخطة على عاتق القسم نفسه فقط.

ولكن تجب الإشارة هنا الى أن نجاح كل قسم في خطته التشغيلية سيساهم في النهاية بنجاح الخطة الاستراتيجية العامة للمؤسسة. على سبيل المثال، فنجاح قسم المبيعات بتحقيق أهداف خطته التنفيذية كتحقيق عمليات بيع أكبر أو أرباح أكثر، يعني زيادة الإيرادات بالنسبة للمؤسسة ككل وهو ما يكون عنصرًا هامًا في خطة الشركة الاستراتيجية، ولهذا السبب يجب العمل على الخطتين وعدم الاكتفاء بالخطة الاستراتيجية فقط.

4. الميزانية

ميزانية التخطيط الاستراتيجي تأتي من الموازنة الاستراتيجية للشركة، أي من غير تجزيء، أما بالنسبة للميزانية الخاصة بالخطط التشغيلية فغالبًا ما تكون من الميزانية الخاصة بكل قسم. وغالبًا ما تحدد القيادات العليا في المؤسسة الميزانيات المخصصة لكل قسم، وفي هذه الناحية تحديدًا تختلف المؤسسات فيما بينها تبعًا لنوع الإدارة المالية المتبعة في المؤسسة.

5. التقارير

بالنسبة للخطط الاستراتيجية يجب أن تقدم التقارير بشكل منظم (سنوي أو ربع سنوي) ويجب أن تكون مكتوبة بصيغة رسمية حتى تطلع عليها الإدارات العليا في المؤسسة. أما بالنسبة لتقارير الخطط التشغيلية فلا داعي لكتابة التطورات بطريقة رسمية بل يمكن الاكتفاء بالتعديل على التقرير بشكل دوري أسبوعي أو شهري لمعرفة حالة القسم من الخُطَّة.